Отчеты в Microsoft Access используются для предетнилвнни данных в виде печатного документа. Отчет позволяет дополнить извлеченную из базы данных информацию результатами анализа и вычислений, использовать различные средства визуального оформления.

С помощью команды контекстно-зависимого меню, вызываемого правой кнопкой мыши, спроектированную форму (таблицу или запрос) можно сохранить как отчет для дальнейшего использования. Кроме того, отчет можно спроектировать с помощью мастера или «вручную» с помощью конструктора отчетов, используя предлагаемый им набор инструментов, определив вычисляемые поля и внеся указания о порядке сортировки и группировки данных. Приемы проектирования отчета в режиме конструктора идентичны приемам, используемым при создании формы.

С помощью соответствующих команд меню Вид (или кнопки на панели инструментов) происходит переключение между режимами представления отчета (Конструктор - для создания или редактирования отчета, Образец - для просмотра макета, Предварительный просмотр - для просмотра отчета с данными).

Разработка отчетов

Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвести подготовительную работу, в результате которой определяется требуемый макет отчета .

В процессе конструирования формируется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц базы данных. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, размещаются вычисляемые реквизиты.

Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут производиться вычисления итогов, определяться заголовки и примечания по каждой группировке. При формировании отчета могут производиться разнообразные вычисления.

При необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Достаточно часто сначала используется мастер отчетов, который позволяет быстро создать заготовку отчета, а затем заготовка дорабатывается в режиме конструктора.

При создании отчета в режиме конструктора в окне отображаются пустые разделы отчета, показанные на рисунке.

Наличие этих разделов, а также их добавление или удаление определяется командами меню Вид/Колонтитулы и Вид/3аголовок/Примечание отчета . Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов конструктора отчетов.

При разработке отчета разделы окна нужно заполнить элементами в соответствии с необходимым пользователю макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.

Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически такая же, как и в конструкторе форм.

Разработка отчета на основе запроса

Запрос является мощным и удобным средством выборки взаимосвязанных данных. Поэтому с помощью запроса можно подготовить данные для сложного отчета.

Рассмотрим технологию создания сложного отчета с использованием запроса на примере формирования бланка "Экзаменационная ведомость" группы по заданному предмету. Макет отчета показан на рисунке.

Организуем запрос, окно конструктора которого показано на рисунке.

При создании запроса связи между таблицами установятся автоматически. Связи таблиц ИЗУЧЕНИЕ, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ определяются в соответствии со схемой БД.

Между таблицами СТУДЕНТ и ИЗУЧЕНИЕ автоматически установится связь по одноименному полю НГ. Эта связь является связью-объединением, которой нет в схеме данных базы. Заметим, что эти таблицы находятся в отношениях многие-ко-многим, т. к. один студент изучает много предметов и один предмет изучается многими студентами. Связь, установленная между таблицами СТУДЕНТ и ИЗУЧЕНИЕ, определяет операцию симметричного объединения . При этом записи из этих таблиц объединяются и добавляются в результат только в том случае, если связанные поля содержат одинаковые значения.

В запрос введено поле ВИДЗ для отбора только тех записей, которые связаны с видом занятия "Лекция", поскольку преподавателем, принимающим экзамен, обычно является лектор. Кроме того, в строку "Условие отбора" полей НГ и НП соответственно введены записи [Номер группы] и [Название предмета]. Это приведет к открытию окон для ввода параметров при открытии отчета, например:

• Запустим создание отчета в режиме мастера. В качестве источника данных выберем созданный запрос.
• На первом шаге мастера переведем из доступных в выбранные все поля запроса, кроме ВИДЗ.
• На втором шаге определяется группировка данных в отчете. В данном случае, способ группировки не очень важен, поскольку эта часть "доработки" заготовки макета будет выполнена вручную в режиме конструктора. Оставим группировку, как показано на рисунке.

• На третьем шаге выберем способ сортировки записей — по возрастанию номеров студентов НС.
• На четвертом шаге выберем вид макета отчета — "структура 1".
• На пятом шаге выберем стиль отчета — "строгий".
• На шестом шаге зададим имя отчета — "Экзаменационная ведомость" и нажмем "Готово".
• Для редактирования откроем заготовку отчета в режиме конструктора. Рабочая область окна показана на рисунке.

• Преобразуем заготовку к следующему виду:

На рисунке специально убрана сетка, чтобы состав элементов был заметнее. Большая часть надписей и полей заготовки перемещена на требуемые позиции, изменен размер этих элементов и размер шрифта. Недостающие элементы (линии и надписи) установлены при помощи панели элементов.

Пример экзаменационной ведомости для группы M102 и предмета "Информатика" показан на рисунке.

Контрольные вопросы

1. Каково основное назначение отчетов?
2. Сравните назначение отчетов и назначение форм.
3. Какова оптимальная технология разработки отчетов с точки зрения трудоемкости?
4. Как организовать открытие окна для ввода данных в запросе или в отчете, создаваемом на базе запроса?
5. Как при работе с Мастером отчетов изменить группировку данных в отчете?
6. Какие разделы имеются в окне конструктора отчетов? Для чего они предназначены? Как добавить отсутствующие и удалить ненужные разделы?

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой "Training_students" - Скачать

СУБД и экспертные системы

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.6. Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

2.4.6.1. Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
2. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
3. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
5. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

2.4.6.2. Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

1. Конструктор.
2. Мастер отчетов.
3. Автоотчет: в столбец.
4. Автоотчет: ленточный.
5. Мастер диаграмм.
6. Почтовые наклейки.

Рис. 1.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
2. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
3. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
4. Щелкнуть на кнопке ОК.
5. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
6. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем - лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

1. В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
2. В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
3. Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".
4. Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0.

Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

• изменить значение ширины отчета;
• уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

2.4.6.3. Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде

Рис. 2.

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

Рис. 3.

Редактирование отчета

Для редактирование отчета необходимо выполнить следующие действия:

1. удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных.
2. переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
3. Измените надпись в заголовке страницы:
   • в разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты;
   • поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции;
   • введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
4. Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.
5. На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет

Форматирование отчета

Алгоритм форматирование отчета:

1. Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ».
2. Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.
3. На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Рис. 4.

Изменение стиля

Для изменения стиля выполните следующее:

1. На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.
2. В списке Стили объекта "отчет - автоформат" щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.
3. Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.
4. Сохранить и закрыть отчет.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Саратовский государственный технический университет

Балаковский институт техники, технологии и управления

Создание отчетов

Методические указания к выполнению лабораторной работы

по курсу «Информационное обеспечение систем управления»

для студентов специальности 210100

очной и заочной форм обучения

Одобрено

редакционно-издательским советом

Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2010

Отчет выполняет в программе Microsoft Access особую "презентационную" миссию, обеспечивая вывод на экран или бумажный носитель информации из базы данных в наи­более удобном для восприятия и работы виде. Если такие объекты, как, например, таб­лицы и формы, используются для ввода данных, а запросы позволяют редактировать данные и выполнять поиск необходимых записей, то благодаря отчетам все важные све­дения, хранимые в таблицах, могут быть переданы другим людям для дальнейшего ис­пользования, причем как в электронном виде, так и в виде печатных документов.

Отчеты могут содержать данные из одной или нескольких таблиц либо запросов и быть как одностраничными (например, счет с реквизитами покупателя и списком заказанных товаров, включая их цены и количество), так и многостраничными (например, каталог то­варов или ведомость выдачи зарплаты). В отчеты можно поместить графики и рисунки, включить нумерацию страниц и выводить значения вычисляемых полей. Записи, ото­бражаемые в отчете, можно отсортировать по одному или нескольким полям, а также сгруппировать, применяя к таким группам необходимые статистические вычисления.

Создание простого отчета

Первый и самый простой инструмент, с помощью которого можно начать знакомство с отчетами, - это средство Отчет . Все, что он позволяет сделать, - это указать таблицу или запрос, которые должны стать источником данных для создаваемого отчета. Воз­можность выбора полей не предусмотрена: в такой отчет помещаются все поля исходной таблицы или запроса. Хотя инструмент Отчет работает только с одной таблицей, на ос­новании хорошо продуманного многотабличного запроса он позволяет быстро перенести на бумагу данные из нескольких таблиц.

Чтобы воспользоваться помощью этого инструмента, выполните следующее.

1. В области переходов щелкните на запросе СуммаПродажи .

2. На вкладке Создание щелкните на кнопке Отчет группы Отчеты .

На экране появится созданный приложением Access табличный отчет (как пока­зано на рис. 1). Новый отчет открыт в режиме макета.

3. Сохраните созданный вами новый объект, щелкните на кноп­ке Сохранить панели быстрого доступа, укажите в появившемся диалоговом окне Сохранение имя отчета ПростойОтчет и щелкните на кнопке ОК .

Еще один вариант создания отчета - использование инструмента Пустой отчет группы Отчеты . С его помощью можно перенести в пустой отчет, открытый в режиме макета, необходимые поля из области Список полей , а затем, воспользовавшись инструментами группы Элементы управления вкладки Форматирование , добавить в новый отчет заго­ловок, фирменный логотип, номера страниц или дату и время.

Создание отчета с помощью мастера

Мастер создания отчетов работает с полями несколь­ких таблиц или запросов и создает отчеты с более сложной структурой, в которой допус­кается группировка записей по некоторым логическим категориям. Как и в случае с мастером создания форм, мастер отчетов позволяет быстро создать структуру отчета, которую потом можно доработать в режиме макета или конструктора.

В качестве примера создадим с помощью мастера отчет, который отображал бы све­дения о всех заказах, сделанных тем или иным клиентом. Такой отчет будет включать поля из нескольких (а точнее, из трех) таблиц базы данных Склад.

Чтобы создать отчет под руководством мастера, выполните следующее.

1. На вкладке Создание щелкните на кнопке Мастер отчетов (группа Отчеты ). На экране появится первое окно мастера создания отчетов.

2. Окно выбора полей . Выберите из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицу или запрос, которые содержат поля будущего отчета. Для нашего примера первой следует выбрать таблицу Клиенты . Список в области Доступные поля заполнится полями указанной таблицы или запроса.

3. Мастер позволяет включить в новый отчет поля и из разных таблиц. Для создаваемого в качестве примера отчета в список Выбранные поля должны быть перенесены такие поля, как Фирма (таблица Клиенты ), ДатаОформления и Количество товара (таблица Выдача товаров ), Наименование , Ед_измерения и ЦенаПродажи (таблица Товары ) как показано на рис. 2.

Переносите поля в список Выбранные поля в той последовательности, в которой они должны будут располагаться в готовом отчете.

4. Вид представления данных . В следующем окне, которое активизируется только в том случае, если в отчет включены поля из нескольких таблиц, мастер предложит вы­брать вид представления данных (рис.3). В нашем примере мастер позволяет сгруппировать информацию отчета на основе данных любой из четырех таблиц указанных в списке. В качестве подсказки справа отображается образец будущей страницы отчета, соответствующий выбранной схеме организации. Так как наша задача - подготовить отчет, демонстрирующий, какие заказы были сделаны конк­ретными покупателями, примите настройки, предложенные мастером (т.е. группировка по имени клиента), и щелкните на кнопке Далее .

5. Группировка записей . Следующее окно мастера позволяет выбрать поля для группировки. Другими словами, здесь определяются поля, значения которых будут использованы для создания заголовков групп. Чтобы задать группировку по определенному полю, щелкните на имени требуемого поля в списке слева, а затем - на кнопке со значком ">". В нашем примере задайте группировку по полю ДатаОформления, затем щелкните на кнопке Группировка и в поле Интервалы группировки выберите значение обычный , а затем на ОК . Щелкните на кнопке Далее .

В отчете можно определить всего четыре уровня группировки. Если возникла необходи­мость реорганизовать структуру отчета и выделить некоторые другие логические подразде­лы отчета, воспользуйтесь кнопками Уровень . Кнопка со стрелкой, направленной вверх, повышает уровень выделенного поля в иерархии групп, а кнопка со стрелкой, направлен­ной вниз, - соответственно, понижает.

6. Сортировка данных . Следующее окно мастера позволяет выбрать порядок сортировки для записей отчета, которые будут отображаться непосредственно в группах. Мастер позволяет выбрать до четырех полей сортировки. Чтобы задать поле, по которому будет производиться сортировка, выберите имя нужного поля из раскрывающегося списка под номером 1. Справа от этого списка расположена кнопка, на которой указан порядок сортировки. Кнопка действует как переключатель: чтобы изменить принятый по умолчанию порядок сортировки по возрастанию на обратный (по убыванию), просто щелкните на данной кнопке.

Для отчета, создаваемого в рамках нашего примера, полем сортировки является поле Наименование. Выполнив нужные настройки, щелкните на кнопке Далее .

7. Макет отчета . Новое окно предлагает выбрать макет отчета. Список доступ­ных опций макета представлен справа в виде группы переключателей. Слева располо­жена область предварительного просмотра, в которой при выборе соответствующего переключателя схематично отображается вид будущего отчета. Ознакомившись с пред­лагаемыми типами макетов, выберите переключатель наиболее подходящего (для нашего примера выбран макет блок ).

Кроме того, в текущем окне мастера можно указать ориентацию нового отчета (книжная или альбомная), выбрав соответствующий переключатель группы Ориентация, а также настроить ширину полей для размещения на одной странице (флажок данной опции по умолчанию установлен). Чтобы перейти к следующему окну мастера, щелкните на кнопке Далее .

Если для будущего отчета не заданы никакие настройки группирования записей, в списке ти­пов макетов будут предложены только элементы в столбец , табличный и выровненный .

8. Следующее окно мастера предлагает выбрать стилевое оформление для отчета. Список всех доступных стилей представлен в правой части окна. Щелкнув на одном из них, в расположенной слева области предварительного про­смотра можно увидеть, как будет выглядеть новый отчет. Ознакомившись с доступ­ными вариантами, щелкните на наиболее подходящем (например, Стандартная ), а затем - на кнопке Далее .

9. На заключительном этапе мастер предлагает указать заголовок для отчета. Введите нужный заголовок (например, ЗаказыКлиентов) в соответствующее текстовое поле диалогового окна или оставьте предложенное мастером имя без изменений (по умолчанию это название таблицы, на основе ко­торой создавался отчет). Затем примите предложенную по умолчанию опцию Просмотреть отчет и щелкните на кнопке Готово .

Мастер создает отчет с учетом всех указанных вами настроек, сохраняет его пол именем, заданным в последнем окне мастера, и открывает отчет в режиме Предварительный просмотр (рис. 4).

Отметим, что отчет получился вполне презентабельным, хотя есть и явные "про­машки" мастера: например, поле Количество в отчете вообще не наблюдается. При­чина этого - установленный при выборе макета будущего отчета флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице . Программа Access, следуя такой настройке, автоматически размещает все поля отчета на одной странице, нередко при­бегая к их усечению. Если флажок снят, на странице будет присутствовать столько полей, сколько можно разместить на ней, не изменяя их ширину. Остальные поля переносятся на следующую страницу. Все дальнейшие операции по усовершенствованию макета от­чета выполняются в режиме макета или конструктора отчетов.

Усовершенствование отчета

1. Перейдя в режим макета, выделите поле ДатаОформления , щелкнув на подписи ДатаОформления . Теперь в макете отчета поле вместе с его подписью выделено как единый столбец. Чтобы изменить ширину этого столбца, перетащите левую границу так, чтобы данное поле уменьшилось, а поле Фирма увеличилось.

2. Аналогичным образом следует корректно настроить ширину столбцов с заголовками Ед_измерения (уменьшить), ЦенаПродажи (уменьшить) и Количество товара (увеличить).

3. Щелкните на первой ячейке со значением поля Фирма , чтобы выделить этот столбец без заголовка. Далее на вкладке Главная воспользуйтесь кнопками Полужирный и Курсив группы Шрифт , чтобы применить полужирное курсивное начертание для поля Фирма .

Для текстовых полей большой длины и полей с данными типа Поле MEMO, содержащих записи переменной длины, очень полезно использование таких свойств, как Расширение и Сжатие . Установить их можно на вкладке Макет диалогового окна свойств элемента управления как в режиме макета, так и в режиме конструктора. Применение опции Расширение позволяет программе Access при заданной ширине элемента управления, свя­занного с МЕМО-полем, варьировать его высоту. Опция Сжатие дает возможность изба­виться от пустых строк в поле, автоматически уменьшая его высоту.

Структура отчета

Как видно из рис. 5, отчет может состоять из различных разделов.

Заголовок отчета . Содержит информацию общего характера (как правило, над­пись с названием отчета), которая печатается один раз в начале отчета. Кроме то­го, под раздел заголовка отчета может быть выделена одна или несколько отдель­ных страниц, на которых оформляется титульный лист отчета или размещаются диаграммы и рисунки.

Верхний колонтитул . Раздел Верхний колонтитул содержит информацию, кото­рая должна выводиться вверху на каждой странице отчета, например подписи для подсоединенных элементов управления, номера страниц или даты.

Заголовок группы . Содержит такие данные, как заголовок группы или итоговые значения для группы (последние могут быть также включены в раздел Примеча­ние группы, размещаемый под областью данных). В строке заголовка указывается поле, по которому выполняется группировка записей.

Область данных . Область, в которой располагаются фактические данные из по­лей таблиц.

Заголовки полей (подписи) печатаются в отчетах "в столбик" в области данных вместе сданными каждой записи, а в табличных (ленточных) отчетах - выводятся один раз в разделе верхнего колонтитула.

Нижний колонтитул . В этом разделе выводится информация, которая должна при­сутствовать на каждой печатаемой странице: номер страницы отчета, дата или не­которые итоговые значения.

Примечание отчета . Этот раздел содержит сведения, которые должны быть рас­печатаны один раз в конце отчета , сразу за нижним колонтитулом последней стра­ницы: текущая дата, итоговые значения по всем данным отчета, текст заключения, а также, возможно, контактная информация разработчиков отчета.

В том случае если отчет создается в режиме конструктора "с нуля", в рабочей области окна конструктора отображаются только разделы Верхний колонтитул , Область данных и Нижний колонтитул . Вывести на экран разделы Заголовок отчета или Примечание отчета можно с помощью команды Заголовок/примечание отчета группы Показать или скрыть (вкладка Упорядочить ). (Чтобы добавить или удалить колонтиту­лы, используется команда Колонтитулы страницы этой же группы.) Размеры всех разде­лов можно произвольно изменять.

Настройка отчета в режиме конструктора

При работе в режиме конструктора отчетов (как и при создании форм) доступна груп­па Элементы управления и область Список полей. При создании отчета "с нуля" в режиме конструктора последовательность действий в точ­ности совпадает с этапами разработки в режиме конструктора новой формы.

Разделители страниц

Когда в отчете необходимо "в принудительном порядке" напечатать определенную ин­формацию на отдельной странице, используется разделитель страниц . Чтобы поместить его в макет отчета, достаточно всего лишь щелкнуть на кнопке Разрыв страницы группы Элементы управления .

Разместить разделитель можно в любом разделе отчета, за исключением колонтиту­лов. Для размещения разделителя, например в заголовке, необходимо:

1. Щелкнуть на кнопке Разрыв страницы группыЭлементы управления . Указатель мыши примет вид пиктограммы страницы со знаком "плюс" (+) слева вверху.

2. Поместить указатель в том месте отчета, где должен располагаться разделитель страниц, и щелкнуть левой кнопкой мыши. У левого края отчета появится ряд крупных черных точек - маркеры разделителя страниц. Заголовок от­чета теперь печатается не сплошным текстом, а разбит на два подраздела, каждый из которых начинается с новой страницы.

Добавление рисунков в отчеты

В будущий отчет можно включить любое графическое изображение, например лого­тип компании, рисунок или отсканированную фотографию. Чаще всего рисунки размещаются в заголовке или примечании отчета, заметно преображая его.

Рассмотрим, как добавить в заголовок отчета в режиме конструктора готовое изобра­жение (в режиме макета последовательность действий будет практически аналогичной). Следуйте таким инструкциям.

1. Чтобы разместить рисунок в разделе Заголовок отчета , увеличьте этот раздел, пе­ретащив с помощью мыши вниз заголовок раздела Верхний колонтитул .

2. Щелкните на кнопке Эмблема в группе Элементы управления . На экране появится диалоговое окно Выбор рисунка .

3. С помощью раскрывающегося списка Папка найдите диск и папку, в которой хра­нится нужное изображение, затем откройте ее и щелкните на имени нужного фай­ла. Выделив требуемый элемент, щелкните на кнопке ОК.

Изображение теперь вставлено в отчет. Увеличьте его до нужных размеров и переместите в необходимое место (рис.6).

4. Сохраните изменения, щелкнув на кнопке Сохранить панели быстрого доступа.

Группирование и сортировка записей в отчетах

Мастер создания отчетов вполне достойно справляется с группированием записей по определенному полю (или полям), но эту операцию при желании можно выполнить и самостоятельно, в режиме конструктора или макета. Основным инструментом для во­площения в жизнь таких структурных преобразований в версии Access 2007 является группа Группировка и итоги , которая доступна на вкладке Формат в режиме макета или на вкладке Конструктор режима конструктора отчетов.

Чтобы проиллюстрировать возможности инструментов этой группы, создадим простой отчет, содержащий краткую информацию об имеющихся в наличии и отсутствующих на складе товарах. Структура по­добного отчета, созданного на основе таблицы Товары с помощью мастера, представлена на рис. 7. Операции группирования в этом отчете пока отсутствуют. Наша задача состоит в том, чтобы модифицировать исходный отчет, обеспечив печать наименований товаров, сгруппированных по полю Наличие.

Чтобы создать новую группу в отчете, выполните (например, в режиме конструктора) следующее:

1. Щелкните на кнопке Группировка и сортировка группыГруппировка и итоги . В окне конструктора появится область Группировка, сортировка и итоги (рис. 8). В нашем примере ее строки еще не заполнены; в области при­сутствуют только два пункта: Добавить группировку и Добавить сортировку .

2. Щелкните на кнопке Добавить группировку . В области Группировка, сортировка и итоги появится новая строка с открытым списком всех доступных полей.

3. Выберите из списка выбрать поле нужное поле для группировки. Для рассматриваемого примера это поле Наличие . Результатом такой операции станет появление в отчете нового раздела (Заголовок группы «Наличие»).

4. Примите предложенный по умолчанию порядок сортировки (сначала установленные, затем снятые ) или выберите из раскрывающегося списка другой вариант - сначала снятые, затем установленные .

5. Просмотрите все параметры для уровня группировки, щелкнув на пункте Больше требуемого уровня.

6. Чтобы указать поле (поля) сортировки записей в группе, включите нужное поле и порядок сортировки в новую строку области . (В нашем примере записи группы должны быть отсортированы по значениям поля Наименование , как показано на рис. 9).

Теперь, если щелкнуть на кнопке Вид и перейти в режим предварительного просмот­ра (рис. 10), можно отметить, что записи отчета организованы иначе, а именно сгруп­пированы по значениям поля Наличие . Записи каждой группы, кроме того, от­сортированы по полю Наименование .

Однако сам отчет можно сделать более информативным, если перенести заголовки столбцов, а также поле, по которому выполняется группировка (вместе с его подписью), в раздел Заголовок группы «Наличие» , как показано на рис. 11. Полученный отчет с группировкой представлен на рис. 12.

Добавление вычисляемых элементов управления

Когда необходимо разместить в отчете некоторые вычисляемые данные, создается новый свободный элемент управления типа Поле , имеющий вычисляемое значение. Разместить его можно в любом разделе отчета. Формула, по которой вычисляется значе­ние такого элемента управления, может включать значения полей одной или нескольких таблиц, а также функции и выражения.

Обратимся к ранее созданному отчету ЗаказыКлиентов и добавим в него вычисляемое поле СуммаЗаказа , а также итоговое поле ОбщаяСуммаЗаказа . Последовательность действий при включении в отчет вычисляе­мого поля будет следующей.

1. Справа от поля Количество товара вставьте в Верхний колонтитул элемент управления Подпись и введите в него слово Сумма , а в Область данных элемент управления Поле (при этом подпись элемента Поле удалите).

2. Дважды щелкнув на новом элементе управления Поле , введите в открывшейся об­ласти свойств (вкладка Данные , свойство Данные ) новое выражение, по кото­рому будут производиться вычисления. Для нашего примера такой формулой будет =[ЦенаПродажи]*[Количество товара], как показано на рис. 13. (Новому элементу управления можно дать более содержательное имя, например СуммаЗа­каза , указав его в поле свойства Имя вкладки Все окна свойств.)

Любая формула вычисляемого поля должна начинаться со знака равенства «=».

4. С помощью инструментов группы Выравнивание элемента управления и группы Размер (вкладка Упорядочить) откорректируйте размеры и размещение элемен­тов управления в разделах Верхний колонтитул и Область данных (рис. 14 ).

5. Чтобы включить в отчет итоговое поле ОбщаяСуммаЗаказа , необходимо изменить структуру отчета, добавив раздел Примечание группы ДатаОформления . Чтобы сделать это, отобразите область Группировка, сортировка и итоги , щелкните на пункте Больше строки группировки поля ДатаОформления, а затем выберите значение с раз­ делом примечания из списка без раздела примечания .

6. Теперь разместим в разделе Примечание группы ДатаОформления вычисляемое поле ОбщаяСуммаЗаказа и его подпись, для чего следует поочередно скопировать в этот раздел подпись Сумма и элемент управления СуммаЗаказа (перед выполнением команды Вставить необходимо выделить тот раздел, куда будет выполняться вставка, щелкнув на полосе этого раздела).

7. Щелкнув внутри новой подписи, введите подходящий текст, например Общая сумма для текущего заказа , увеличив, соответственно, размеры этого элемента управления.

8. Дважды щелкнув на новом элементе управления, введите в открывшейся области свойств (вкладка Данные , свойство Данные ) итоговую формулу =Sum([ЦенаПродажи]*[Количество товара]), затем щелкните на вкладке Все и укажите в поле свойства Имя новое имя вычисляемого элемента управления - ОбщаяСуммаЗаказа .

9. После некоторых операций форматирования структура отчета в режиме конструктора выглядит аналогично представленной на рис. 15. Сам отчет, в котором выводятся теперь вычисляемые и итоговые значения, показан на рис. 16.

Создание главной кнопочной формы с помощью Диспетчера кнопочных форм

Выберите на вкладке Работа с базами данныхкнопку Диспетчер кно­почных форм. На заданный вопрос ответьте Да. В результате вы получите диалоговое окно Диспетчера кнопочных форм .

Щелкните в окне Диспетчер кнопочных форм по кнопке Из­менить.

В открывшемся диалоговом окне Изменение страницы кно­почной формы в поле Название кнопочной формы введите имя формы Склад , затем щелкните по кнопке Создать. Появится диа­логовая окно Изменение элемента кнопочной формы. Из­мените содержимое полей Текст на – Товары на складе, Команда на -Открыть отчет, Отчет на – Товары_на_складе (Команду и Отчет выбирайте из списка, а не набирайте вручную). Щелкните по кнопке ОК.

Аналогично в окне Изменение страницы кнопочной формы создайте еще два элемента кнопочной формы:

- Заказы клиентов. Эта кнопка открывает отчет ЗаказыКлиентов ;

- Выход. Эта кнопка осуществляет Выход из приложения .

Закройте ди­алоговое окно Изменение страницы кнопочной формы, а затем - Диспетчер кнопочных форм.

Проверьте работу всех кнопок кнопочной формы.

Чтобы кнопочная форма автоматически появлялась при за­пуске базы данных, щелкните на кнопке “Office”, а затем на кнопке Парамет­ры Access . Появится диалоговое окно Парамет­ры Access , в котором на вкладке Текущая база данных в поле Форма просмотра выберите Кнопочная форма .

Нажмите на кнопке ОК .

Отчет (report) - это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

В Microsoft Access 2007 для создания отчетов можно использовать различные средства (рис. 1):

• Мастер отчетов
• Конструктор отчетов
• Инструмент Report
• Пустой report

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в reports: режим макета и режим конструктора.

Режим макета - это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.

Мастер отчетов . Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

• В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.
• В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.
• Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 1).

Рис. 2.

• Все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>.
• На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.
• На шаге "Выберите порядок сортировки записей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.
• На шаге "Выберите вид макета для отчета". Выбираем: Макет - блок, ориентация - книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.
• На шаге " Выберите требуемый стиль". Выбираем - Изящная.
• Следующий шаг - "Задайте имя отчета". Вводим имя - Студенты мастер_отчетов. Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.

Рис. 3.

• Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.

Рис. 4.

Редактирование:
1) удалите поля КодСтудента в верхнем колонтитуле и области данных;
2) удалите поля КодГруппы в верхнем колонтитуле и области данных;
3) На место поля КодГруппы переместить поле "Название" из списка "Группы студентов";
4) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
5) Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
6) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

Форматирование:
1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»
2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 5.

Рис. 5.

3) Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим "Предварительный просмотр" (рис 6).

Рис. 6.

Инструмент Отчет . Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report. В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report. Но созданный report можно будет изменить в режиме макета или конструктора.

Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простой Отчет на основе текущей таблицы Студенты.

Средство Пустой отчет . Инструмент "Пустой report" позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустой report в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область "Список полей" существующих таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.

Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы "Элементы управления" на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. Сохраните report.

СРСП 9-10: «СУБД MS Access» .

Ответьте на вопросы в тетрадях по СРСП :

(Ответы должны быть полными с объяснениями можно вклеить рисунки из СУБД MS Access с помощью копирования кнопкой PrtScrn)

1. Что такое Базы данных и СУБД? (Для устного ответа: покажите созданное готовое БД в СУБД MS Access и объясните как организованна в ней БД.)

2. Как организуется реляционная БД? (Для устного ответа: покажите созданные таблицы готовом БД в СУБД MS Access и объясните как они организованны).

3. Объясните первоначальный этап создания файла БД в СУБД MS Access? Что такое расширение файла и с каким расширением сохраняется файл БД в СУБД MS Access ?

4. Что является основным объектом в реляционной БД?

5. Какие поля имеет таблица БД в СУБД MS Access?

6. Что такое ключ в таблицах СУБД MS Access? Какие существуют ключи в БД?

7. Как организуются логические связи в таблицах СУБД MS Access?

8. Что такое запрос СУБД MS Access и что используют для его создания?

9. Что такое форма СУБД MS Access и как создают формы в СУБД MS Access?

10. Что такое отчет и чем отличается он от других объектов СУБД MS Access? Как создаются формы в СУБД MS Access?

При проставлении баллов: за СРСП 9 будет учитываться написанный ответ в тетради; за СРСП 10 подробный устный ответ, на один из вопросов, с показом и объяснением примера в созданной Вами БД на лабораторных работах . (Устный вопрос соответствует вашему номеру в списке журнала преподавателя по информатике.

Федеральное агентство по образованию РФ

НОУ СПО Иркутский колледж экономики и туризма

По дисциплине: Информатика

Натему: Отчеты MicrosoftOfficeAccess

Работу выполнил:

Студент группы Т-09-2

Щеголев Александр

Проверил преподаватель:

Болохоева Елена Николаевна

Иркутск 2010

Введение

Глава 1. Создание отчета как объекта базы данных

1.2 Способы создания отчета

1.3 Создание отчета

Глава 2. База данных «Сотрудники ресторана ВасабиКо»

2.1.1 Поиск людей, проживающих в Иркутске

1.1.2 Поиск людей, не проживающих в Иркутске

1.1.3 Поиск по наличию телефона

1.1.4 Поиск родившихся в 19** году

1.1.5 Поиск работников, имеющих сан. книжки

1.1.6 Поиск только официантов

1.1.8 Поиск по фамилии клиента

1.1.9 Поиск по наличию телефона клиента

1.1.10 Поиск персонала по фамилии

Введение

С самого начала развития вычислительной техники образовались два основных направления ее использования.

Первое направление – применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов, которые слишком долго или вообще невозможно производить вручную.

Второе направление – это использование средств вычислительной техники в автоматических или автоматизированных информационных системах.

СУБД Access (фирма Microsoft) имеет достаточно высокие скоростные характеристики и входит в состав чрезвычайно популярного в нашей стране и за рубежом пакета MicrosoftOffice. Набор команд и функций, предлагаемых разработчикам программных продуктов в сфере Access, по мощи и гибкости отвечает любым современным требованиям к представлению и обработке данных. Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

Глава 1 . Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

1.1 Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

1.2 Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

Конструктор

Мастер отчетов

Автоотчет: в столбец

Автоотчет: ленточный

Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем - лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе. Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр. Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы: изменить значение ширины отчета; уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

1.3 Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном вид.

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

Редактирование:

1) удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных;

2) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.

3) Измените надпись в заголовке страницы

В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.

Поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.

Введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.

4) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

5) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет

Форматирование:

1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.

3) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.