Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр. сторонах деятельности организации.

Написание информационных посланий — необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.

ФАЙЛЫ

Обязательно или нет

Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:

• информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;
• мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;
• повышают имидж компании.

Кто составляет информационное письмо

Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы. Это может быть, например:

• начальник отдела маркетинга (если речь идет о новых маркетинговых предложениях для партнеров);
• заместитель директора (если через письмо администрация фирма информирует о чём–либо своих сотрудников) и т.д.

В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.

Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.

Кому адресовать информационное письмо о деятельности компании

Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.

Письма могут быть:

• конфиденциальными (предназначенными для прочтения конкретным человеком);
• отрытыми, публичными (для информирования максимально широкого круга людей).

Общие правила для всех писем

Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.

Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения.

Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.

Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу. Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни. Адресат наверняка заметит то, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная в письме информация, он найдет способ и время связаться с автором послания.

Что в письме допускать запрещено

В правилах написания информационных писем есть и некоторые абсолютные табу. В частности категорически недопустим развязный, грубый или чересчур панибратский тон. Также желательно избегать «штампов» или излишне холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.п.

Нельзя вносить в письмо недостоверные, непроверенные или лживые данные. Следует помнить о том, что информационное письмо при определенном стечении обстоятельств может обрести статус юридически значимого документа.

Основные моменты и образец составления письма

Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:

1. Первым делом, следует учесть, что в информационном письме всегда должны присутствовать:
   • дата его составления,
   • реквизиты отправителя и получателя,
   • корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
2. Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.
3. Ниже в письме необходимо написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.

Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.

Как оформить информационное письмо

К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.

Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.

Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.

Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.

При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации.

Как отправить письмо

Информационное письмо можно отправить несколькими способами:

1. Первый и сейчас наиболее распространенный: через электронные средства связи. Он дает возможность отправить информацию практически неограниченного объема в короткий промежуток времени.
2. Второй путь: переслать Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении (актуально, если информационное послание относится к официальной документации и заверено «живыми» подписями и печатями).
3. Можно также отправить письмо через факс или современные мессенджеры, но только тогда, когда отношения между отправителем и получателем в некоторой степени неформальны и допускают такую переписку.

2 комментария

Значение слова «сильный» в его переносном смысле по отношению к тексту определяется как «значительный по своему воздействию на кого-либо, убедительный, впечатляющий». Как, что писать о компании, чтобы вызвать доверие? Какие приемы повлияют на решение клиента обратиться к вам?

В статье представлены методы — как написать сильный текст о компании, опираясь на исследования американского эксперта по психологии и маркетингу Роберта Чалдини, изучающего механизмы влияния и науку убеждения.

Блок «Представление»

Используйте персонализированные сообщения. Чем более личным будет обращение, тем вероятнее что клиент откликнется на него:

• включите в блок послание владельца компании — текстовое с фотографией или в формате короткого видеоролика; выбирая фотографию, помните о мудрости «Тому, кто улыбается, весь мир улыбается в ответ»;
• говорите просто. Витиеватые речевые обороты, напыщенный слог будут производить обратный эффект, многословность и словоблудие не убеждает, а об авторе складывается мнение как о недалеком человеке;
• опубликуйте фотографии ведущих работников компании (упоминание регалий обязательно) с их пожеланиями для клиентов;
• поместите снимки работников компании, которые будут общаться с покупателями, с описанием их профессиональных качеств, помогающих решить проблему клиента;
• придайте сообщению личный характер, поместив каллиграфический рукописный текст — подпись владельца фирмы, пожелания для клиентов, миссия компании в начале послания, слова от души в конце.

Обращение директора компании

При обращении укрепите уверенность в правильности выбора, напомнив потребителям, что их решение взаимодействовать с фирмой говорит о том, что они уверены в вас, владелец этим дорожит.

Компания получит преимущество, сказав: «Мы знаем, что существует много товаров, аналогичных нашему. Выбор велик. Поэтому мы благодарны, что вы предпочли именно нас».

Это должно быть убедительно, по-настоящему, чтобы были неподдельные эмоции, которые всегда сработают на благо развития бизнеса.

Представление компании сотрудниками

Представить компанию могут сотрудники фирм-партнеров. Рассказ о том, почему они на протяжении длительного времени работают с вами, укрепит прежние деловые связи. Информация о компании не будет выглядеть как хвастовство или самореклама. Это расположит к себе потенциальных клиентов.

Презентация должна быть настоящей и понятной, с четким выделением основ и главного.

Блок преимуществ

Создание уникального торгового предложения - идеальный способ отстроиться от конкурентов. Редкость и ограничение в доступе влияет на желание приобрести продукт. Указание, обозначение уникальности — эффективная и этичная техника воздействия.

Примеры удачных торговых предложений , которые принесли компаниям много клиентов.

После перечисления достоинств и выгод компании обратиться к аудитории с просьбой назвать большое количество причин в пользу предложений конкурентов. Трудности перечисления создадут фон, на котором товары или услуги будут выглядеть привлекательнее.

В преимуществах работы с компанией показывайте потребителям не только выгоды сотрудничества или приобретения товара. Расскажите, какие убытки понесет клиент, что потеряет, не купив вашего продукта. Это более убедительно. Формулируйте предложение как «не пренебрегайте перспективой попробовать». И передавайте текст с живыми эмоциями, настоящими, рабочими.

Выразите признательность группе клиентов (первым, постоянным), покажите, что они вам дороги. Это может быть подарок, дополнительная бесплатная услуга, скидки. Получаемое необязательно должно быть дорогим для потребителя, но значимым: консультация эксперта по использованию приобретенной продукции.

Не обесценивайте подарок словами «бесплатно», «ноль рублей». Логический вывод покупателей — даром ничего не дадут. Сохраните значимость продукта в подарок, указав его цену.

Сделайте подарок действительно ценным, чтобы ему обязательно обрадовались, как чему-то, что долго ждали.

Блок достижений

Расскажите о целях, которые компания ставила перед собой, и о том, как они достигались. Пропишите долгосрочные цели. Публичные заявления о том, как компания намерена развиваться на пользу клиенту, вынуждает исполнить обязательства. Это говорит о том, что компании можно доверять.

Опубликуйте отзывы довольных потребителей, чтобы убедить потенциальных покупателей в пользе изделия/услуги. Отзывы, оставленные людьми, похожими на типичного клиента, будут убедительными. Начните не с красивых, а с тех, что ближе целевой аудитории. Потребитель хочет убедиться, что товар несет пользу людям, как и он сам.
В рамках блока предложите после первой покупки заполнить коротенькую анкету о качестве товара или оказанной услуги. Включите в вопросник следующее: «При возникшей необходимости обратитесь ли вы повторно в нашу компанию для покупки товара или оказания услуги?». Попросите объяснить, почему.

Клиенты, которые ответили «да», в какой-то степени берут на себя ответственность выполнить публично обязательство.

Мнение, выраженное в анкете — отличная стратегия для повышения лояльности к компании.
Покажите высокий спрос на продукцию, укажите цифрами впечатляющую статистику по росту продаж. Это послужит сигналом клиентам, что ваш продукт популярен. Намекните иллюстрациями, что телефоны компании разрываются от звонков других людей, которые хотят приобрести товар.

Рост продаж товаров на 500%

Призыв присоединиться к числу тех, кто сотрудничает с компанией, вызовет расположение. Не говорите, что есть те, кто еще не присоединился. Такое упоминание не работает.

Участвуйте в благотворительных акциях, совершайте пожертвования и сообщайте потребителям, что сотрудничая с вами, они тоже занимаются благотворительностью. Искренняя и бескорыстная помощь формирует доверие и уважение. Это повысит вероятность сотрудничества и обеспечит поддержкой потребителей.

Участие в благотворительности

Особенности сильного текста

• По возможности используйте загадочные наименования для нескольких видов продукции. Неожиданные названия цвета товара (прозрачный, как небо) эффективны, так как интригуют. Это акцентирует внимание людей, которые рассматривают продукт в нескольких аспектах, что создает положительный фон.
• Используйте влияние словосочетания «потому что». Информация убеждает по причине ассоциации, что после «потому что» привычно должно следовать объективное обоснование. Эти два слова имеют поразительное влияние.
• Предложите ссылку на форум (страницу в социальных сетях), в котором участвуют представители компании и потребители. Покажите, что важно услышать мнение клиентов и партнеров по бизнесу. Открытое обсуждение недостатков компании — хорошая стратегия. То что фирма не скрывает это, убеждает, рекламная кампания объективна и заслуживает доверия. Однако дефекты должны быть мелкие . В общении с клиентами обсуждение недочетов по продукту должно перетекать в достоинство, связанное с проблемой, чтобы нейтрализовать недостаток: детское фруктовое пюре жидковатое, но без загустителей.

Приписывайте неудачи компании внутренним причинам. Покажите, что ошибаясь, вы признаетесь в этом и исправляете оплошность сотрудника, действуя по плану. Дайте понять, что держите ситуацию под контролем.

Возможности интерактивного комплекса

Интерактивный комплекс «ТачИнформ: Навигатор» на базе сенсорного информационного киоска и специального программного обеспечения.

Готовое решение «ТачИнформ: Навигатор» - это комплекс, объединяющий решения по интерактивной навигации, информированию и эффективной рекламе.

Сделайте Ваш торговый, офисный или выставочный центр удобным для посетителей!

• Представьте информацию о торговых брендах и компаниях -
  это позволит посетителю быстро сориентироваться и найти необходимый ему товар, услугу, организацию или любой другой объект в здании.
• Получите обратную связь от посетителей -
  проводите опросы и анкетирования, узнайте мнение о качестве клиентского сервиса, собирайте информацию и пополняйте базу данных о Ваших клиентах.
• Расскажите о специальных предложениях и акциях -
  размещайте оперативную информацию для посетителей, анонсируйте мероприятия в ярком интерактивном формате!
• Получите прибыль от интерактивного комплекса - предложите новые рекламные возможности для арендаторов.
• Воплотите любую Вашу задумку в реальность!

НАВИГАЦИОННАЯ ПАНЕЛЬ «ТАЧИНФОРМ» ДЛЯ ТОРГОВЫХ И БИЗНЕС-ЦЕНТРОВ

Мы предоставляем готовое решение «ТачИнформ: Навигатор». Оно включает в себя сенсорный киоск и специальное программное обеспечение (ПО). Это позволяет выстроить грамотную навигацию бизнес-центра, информирование и рекламу.

Современная автоматизированная навигация в бизнес-центре — важный репутационный момент. Компании-арендаторы заинтересованы в том, чтобы сотрудники и посетители могли без проблем ориентироваться на любом этаже помещения. Также в функционал сенсорных киосков можно интегрировать маркетинговые инструменты. Поэтому необходимо ответственно выбирать оборудование, которое будет встречать и направлять гостей.

ИНТЕРАКТИВНАЯ НАВИГАЦИЯ В БИЗНЕС-ЦЕНТРЕ

Мы предлагаем сенсорные киоски с ПО, которые позволяют:

• Предоставлять схему расположения офисов на всех этажах.
• Информировать о компаниях, находящихся в здании.
• Общаться с посетителями с помощью опросов и анкетирования.
• Рекламировать услуги и выгодные предложения фирм или самого бизнес-центра.
• Претворять в жизнь любые дизайнерские задумки и решения по функционалу.

Грамотная навигационная система в бизнес-центре дает его владельцу такие плюсы, как:

• повышение лояльности текущих и потенциальных арендаторов;
• доход от продажи рекламы на мониторе;
• создание стильного имиджа за счет лаконичного сенсорного киоска.

Выберите подходящую вашему бизнес-центру модель навигационного киоска или проконсультируйтесь по этому вопросу со специалистом!

ИНТЕРАКТИВНАЯ НАВИГАЦИЯ В ТОРГОВОМ ЦЕНТРЕ

Внедрение интерактивных технологий обеспечивает простую и удобную навигацию по ТРЦ: с помощью навигационной панели посетители легко найдут нужный магазин, кафе, кинотеатр, а также получат исчерпывающую информацию о графике работы, ассортименте, расписании сеансов и так далее.

Интерактивный визуальный указатель «ТачИнформ: Навигатор» - это оптимальное решение для торгово-развлекательных центров, моллов, специализированных торговых галерей и других типов комплексов.

Готовое решение на базе сенсорного информационного модуля имеет важное достоинство - широкий функционал. С помощью навигационной панели можно:

• Предоставлять полную информацию о магазинах и компаниях, находящихся в здании.
• Информировать о текущих акциях, розыгрышах и специальных предложениях.
• Размещать рекламные объявления и баннеры арендаторов и партнеров.
• Транслировать актуальные новости ТЦ.
• Выстраивать интерактив с посетителями: проводить опросы и анкетирование.

Посетители торгового центра могут быстро ориентироваться по карте, видеть список магазинов по категориям, находить товар по ссылке, выстраивать удобный маршрут.

ИЗ ЧЕГО СОСТОИТ РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ НАВИГАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ НА БАЗЕ «ТАЧИНФОРМ»?

В наши услуги входит:

• Создание проектного плана на основе осмотра здания и предоставленного плана ТЦ.
• Разработка интерактивного приложения и контента, а также наполнение и внесение информации в базу данных.
• Установка под ключ: быстрая доставка, оперативный монтаж и запуск оборудования.
• Обучение пользованием новой системой.

Также мы можем предоставить вам удобный инструмент для самостоятельного наполнения структуры инфокиоска. Так, вы самостоятельно, без посредников, разработаете оптимальное решение для бизнеса и быстро освоите принцип работы системы.

ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ВЫГОДЫ ОТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЕНСОРНОГО ОБОРУДОВАНИЯ

Сенсорный киоск - это современная альтернатива справочному отделу. Автоматическая система:

• исключает человеческий фактор, поэтому гарантирует бесперебойное выполнение своих функций;
• стимулирует продажи: позволяет быстро найти магазин и рекламирует товары/услуги;
• экономически выгодна для предприятия.

ПОЧЕМУ СТОИТ ВЫБРАТЬ НАШУ ПРОДУКЦИЮ?

Клиенты ценят сотрудничество с нами благодаря удобству заказа и высокому качеству продукции:

• простые в использовании системы (для управления не требуется привлечение программистов);
• готовые решения (в навигационный комплекс входит сенсорный киоск и программное обеспечение для конкретного бизнес-центра);
• индивидуальный подход (мы изучаем потребности клиента и особенности помещения, чтобы выбрать подходящий корпус и разработать оптимальное ПО);
• долговечное оборудование (используем ударопрочные экраны Elo Touch Solutions);
• БЕСПЛАТНАЯ демо-версия программного обеспечения (отправьте нам запрос и получите ее уже сегодня);
• техническое обслуживание (специалисты авторизованного сервисного центра предоставляют комплексную поддержку).

С нами удобно связаться по любому телефону из раздела «Контакты». Также вы можете заказать обратный звонок на сайте, и мы с вами оперативно свяжемся!

Подробнее о готовом решении "ТачИнформ: Навигатор" смотрите в короткой презентации:

4 важных преимущества программного обеспечения "ТачИнформ"

		ЛЕГКО И ПОНЯТНО создать и наполнить справочно-информационную систему можно самостоятельно, без привлечения программистов		КРАСИВО дизайн системы вы можете разработать самостоятельно, используя фирменные цвета вашей организации
		БЫСТРО информационная система под ваш бизнес разрабатывается «с нуля» всего за пару дней

Компания «Актив Дизайн» грамотно выстраивает навигацию в торговом центре и успешно решает проблемы оптимизации пространства, привлечения посетителей, уменьшения неудобств, обеспечения проходимости в «мертвых зонах» и прочие. Мы предлагаем разработку, производство и монтаж следующих элементов, таких как:

• информационные стенды – сборные мобильные конструкции, позволяющие размещать любую информацию и экономящие финансовые средства на переработку всей информповерхности;
• модульные таблички – конструкции, включающие несколько инфотабличек и указателей и выпускающиеся в виде декоративного панно, вывески, стелы, консольной конструкции и т.д.;
• таблички с возможностью смены информации – практичный профиль с пазами, в которые вставляются постеры;
• подвесные указатели – применяются в местах, где не имеется возможность установить стеновые;
• торцевые двухсторонние (флаговые) указатели – крепятся винтами к потолкам и стенам под прямым углом;
• отдельностоящие наземные или напольные конструкции – пилоны, стойки на ножке, напольные световые короба и прочее, оснащенные несколькими инфоповерхностями;
• световые решения – носители информации с внутренней подсветкой для мест, требующих светового акцента для привлечения всеобщего внимания.

Осуществить заказ навигации для ТЦ очень просто. Нужно лишь заполнить форму онлайн-заявки либо набрать номер контактного телефона. И вы непременно получите обратную связь с необходимой консультацией и ответами на все возникшие вопросы. Визуальная навигация в Москве от «Актив Дизайн» соответствует всем принципам и стандартам создания навигационных средств. Обращайтесь! Мы четко и оперативно сделаем все, от нас зависящее!

Визуальная навигация от АЭРОДИЗАЙН - это продуманная система элементов для ориентации на объекте. Навигация требуется в здании и в офисах, она нужна для торгового центра и для бизнес центра. Мы выполняем все этапы оснащения, полный комплекс.

РАЗРАБОТКА ВИЗУАЛЬНОЙ НАВИГАЦИИ

Разработка - первый этап в оснащении объекта системой ориентирования на нем. Разработка навигации начинается с тщательного анализа. Анализируется структура объекта, определяются основные целевые точки доступа, возможные пути перемещения к ним, визуальные ориентиры, ограничения и еще много различных факторов. Проводится комплекс различных подготовительных мероприятий. В результате формируется проект и техническое задание.

ПРОИЗВОДСТВО ЭЛЕМЕНТОВ ВИЗУАЛЬНОЙ НАВИГАЦИИ И МОНТАЖ

После того, как визуальная навигация для объекта разработана, необходимо ее изготовить. Производственные мощности нашей компании позволяют производить элементы навигации в соответствии с разработанными параметрами в необходимые клиентам сроки.

СОПРОВОЖДЕНИЕ ОСНАЩАЕМЫХ ОБЪЕКТОВ

Услуга сопровождения необходима для оперативной поддержки и внесения при необходимости изменений. Современный объект - это живой, постоянно меняющийся организм. Сотрудники могут меняться, подразделения переименовываться и переезжать, бизнес-центр менять арендаторов. Система визуальной навигации должна оперативно изменяться, отражая произошедшие на объекте изменения. «АЭРО ДИЗАЙН» предоставляет услуги сопровождения для всех оснащаемых нами объектов. В нашей базе данных хранятся все необходимые для этого параметры поставляемых изделий по каждому проекту. Мы оперативно изготавливаем сменные элементы и можем заменить любый компоненты поставленных на объект изделий вне зависимости от давности проведения оснащения.

АЭРОДИЗАЙН проводит комплексное информационное оформление здания ⁄ офисного комплекса ⁄ гостиницы ⁄ офиса средствами визуальной навигации в едином стиле! Накопленный нами опыт позволяет разработать и в сжатые сроки изготовить систему визуальной навигации для объектов любой сложности. Мы используем различные конструкционные и технологические решения для оснащения.

Например, используемая нами система модульных алюминиевых профилей удачно вписывается практически в любой интерьер и образует завершенный графический ансамбль, включающий в себя:

• информационные и навигационные модульные стенды со сменными вставками
• подвесные и настенные указатели направления
• информационные модульные таблички и пиктограммы

Стандартные цвета алюминиевых профилей, составляющих основу этой системы навигации: матовое золото и матовое серебро. Для сменных навигационных вставок и надписей выбор из более чем 48-ми вариантов цветового решения, а также имитация дерева и камня.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ЭТАПОВ РАБОТЫ ПО СОЗДАНИЮ СИСТЕМЫ ВИЗУАЛЬНОЙ НАВИГАЦИИ

Комплекс работ по оснащению объекта системой визуальной навигации проводится последовательно в несколько этапов:

I. Проектирование системы визуальной навигации: анализ объекта и составление технического задания на оформление, включающего в себя:

• цветовое решение
• графическое решение
• технологическое решение
• эскизы-чертежи типовых изделий
• схему размещения элементов визуальной коммуникации на объекте

II. Производство (по сформированному техническому заданию):

• рабочее макетирование всех изделий,
• изготовление.

III. Монтаж изделий.

В дополнение к системе визуальной навигации, Вы можете заказать у нас ПЛАНЫ ЭВАКУАЦИИ и ТЕХНИЧЕСКИЕ УКАЗАТЕЛИ для оснащения объекта по ГОСТ.

Если для Вашего объекта требуется оснащение визуальной навигацией - обращайтесь, присылайте Ваш запрос на электронную почту и приезжайте знакомиться к нам в офис. Будем рады помочь решить Вашу задачу!