Для выполнения основных задач компьютерной обработки данных в современных офисах целесообразно использовать не отдельные программы, а интегрированные пакеты офисного обслуживания, так как в них реализуется не просто объединение больших автономных программ в пакеты, а их интеграция в прикладные программные комплексы, означающую их полную унификацию. Программы в них имеют общий пользовательский интерфейс и единообразные подходы к решению типовых задач по управлению файлами, форматированию, печати, работе с электронной почтой и т.д.

В настоящее время на рынке прикладных офисных программных продуктов доминируют пакеты фирмы Microsoft Office 97 и Office 2000. Последние версии этих офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet.

Основные приложения Microsoft Office:

Word - текстовый процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов;

Excel - табличный процессор, предназначен для обработки табличный данных и выполнения сложных вычислений;

Access - система управления базами данных, предназначена для организации работы с большими объемами данных;

Power Point - система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки и проведения презентаций;

Outlook - менеджер персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации;

FrontPage - система редактирования Web-узлов, предназначена для создания и обновления Web-узлов;

PhotoDraw - графический редактор, предназначенный для создания и редактирования рисунков и деловой графики;

Publisher - настольная издательская система, предназначена для создания профессионально оформленных публикаций;

Small Business Tools - специализированный инструментарий, предназначенный для работы с информацией и осуществления бизнес-анализа;

Internet Explorer - Web-обозреватель для сети Internet, предназначен для поиска данных разного типа.

Кроме основных приложений Microsoft Office содержит также множество вспомогательных программ, используемых для создания и включения в базовые документы различных объектов в виде диаграмм, рисунков, формул и т.д. К ним относятся:

MS Graph - предназначен для создания различных графиков и диаграмм на основе числовых рядов и таблиц;

MS Equation Editor - предназначен для создания и редактирования научных формул;

MS Office Art - графический редактор, предназначен для создания рисунков, геометрических фигур, блок-схем и т.д.;

MS Word Art - предназначен для создания и красочного оформления заголовков и других элементов текста;

MS Photo Editor - предназначен для обработки и преобразования тоновых рисунков, фотографий, объектов, считанных сканером;

MS Clip Gallery - предназначен для включения в документ имеющихся рисунков, пиктографических изображений, звуковых объектов;

MS Organization Chart - предназначен для построения иерархических структурных схем и блок-схем.

Microsoft Office - офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др.

Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA.

Microsoft Office Word - текстовый процессор. Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Позволяет подготавливать документы различной сложности. Поддерживает OLE, подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое. Продукт занимает ведущее положение на рынке текстовых процессоров, и его форматы используются как стандарт де-факто в документообороте большинства предприятий. Word также доступен в некоторых редакциях Microsoft Works.

Главные конкуренты - OpenOffice.org Writer, StarOffice Writer, Corel WordPerfect и Apple Pages (только на платформе Mac OS), а также, с некоторыми оговорками AbiWord (в тех случаях, когда его возможностей достаточно, а малый объём и скорость работы при невысоких требованиях к ресурсам более важны).

Microsoft Office Excel - табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на рынке. Последняя версия использует формат OOXML с расширением «.xlsx», более ранние версии использовали двоичный формат с расширением «.xls». Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Главные конкуренты - OpenOffice.org Calc, StarOffice, Gnumeric, Corel Quattro Pro и Apple Numbers (только на платформе Mac OS).

Microsoft Office Outlook (не путать с Outlook Express) - персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа. Главные конкуренты почтового клиента - Mozilla Thunderbird/SeaMonkey, Eudora Mail, The Bat!. Главные конкуренты диспетчера персональных данных - Mozilla, Lotus Organizer и Novell Evolution. Доступен под Windows. Эквивалент для Apple Mac OS X - Microsoft Entourage, однако Microsoft в пакете Office for mac:2011 намерена заменить Entouragе и вернуть Outlook.

Microsoft Office PowerPoint - приложение для подготовки презентаций под Microsoft Windows и Apple Mac OS X. Главные конкуренты - OpenOffice.org Impress, Corel WordPerfect и Apple Keynote.

Microsoft Office Access - приложение для управления базами данных.

Microsoft Office InfoPath - приложение сбора данных и управления ими - упрощает процесс сбора сведений.

Microsoft Office Communicator - предназначен для организации всестороннего общения между людьми. Microsoft Office Communicator 2007 обеспечивает возможность общения посредством простого обмена мгновенными сообщениями, а также проведения голосовой и видеобеседы. Данное приложение является частью программного пакета Microsoft Office и тесно с ним интегрировано, что позволяет ему работать совместно с любой программой семейства Microsoft Office.

Microsoft Office Publisher - приложение для подготовки публикаций.

Microsoft Office Visio - приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами - позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы.

Microsoft Office Project - управление проектами.

Microsoft Query - просмотр и отбор информации из баз данных.

Microsoft Office OneNote - приложение для записи заметок и управления ими.

Microsoft Office Groove - приложение для поддержки совместной работы.

Microsoft Office SharePoint Designer - инструмент для построения приложений на платформе Microsoft SharePoint и адаптации узлов SharePoint.

Microsoft Office Picture Manager - работа с рисунками.

Microsoft Office Document Image Writer - виртуальный принтер, печатающий в формат Microsoft Document Imaging Format

Microsoft Office Diagnostics - диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Office.

Ранее в Microsoft Office входило приложение Microsoft FrontPage, однако Microsoft приняла решение исключить это приложение из Office и прекратить его разработку. В Microsoft Office 2007 программа FrontPage была заменена на Microsoft SharePoint Designer.

Наименование параметра	Значение
Тема статьи:	Офисное программное обеспечение
Рубрика (тематическая категория)	Технологии

Уровни автоматизации офиса

В любом случае, офисные работы включают в себя работу с информацией. Но информация не может существовать сама по себе. Ее нужно каким-то образом зафиксировать. Фиксируется информация на различных носителях информации.

Автоматизацию различных внутриофисных работ с информацией можно подразделить на уровни. Предлагается следующая классификация.

1 уровень. Использование некоторых средств оргтехники (телœефон;

копир, факс) для передачи и размножения документов.

2 уровень. Использование компьютера для создания и распечатки документов с использованием стандартных офисных программ (пакете программ Microsoft Office).

3 уровень. Использование специально разработанных программ для офисных работ на отдельных компьютерах.

4 уровень. Использование локальной сети для связи между компьютерами и доступа к документам.

5 уровень. Электронный документооборот. Использование специально разработанных сетевых версий программ для учета движения документов, товаров, связи между базами данных по локальной сети и т. д.

6 уровень. Электронный документооборот. Использование удаленного доступа к сети Интернет для получения и передачи информации.

7 уровень. Использование автоматизированной системы управления, а также выделœенного доступа к сети Интернет для постоянного нахождения в сети в целях создания виртуального офиса.

Минимум автоматизации, который должен быть в турфирме, -это компьютеры со стандартным программным обеспечением. Без компьютера современная туристическая фирма нормально работать не может. Необходимо также и наличие электронной почты - эффективное средство коммуникаций. Все большее число туроператоров, да и небольших агентств, упор делают именно на e-mail как более удобный и, главное, дешевый способ информационного обмена.

Необходимость специального программного обеспечения какой-нибудь туристической программы, призванной автоматизировать всю внутриофисную работу, обусловливается двумя причинами. Первая -объемы клиентов, которые менеджер в Excel уже не в состоянии контролировать. Вторая причина - это высокий профессиональный уровень подготовки персонала.

Открывать свой Интернет-офис или магазин - дело очень серьезное, требующее больших средств и внимания.

Туризм - огромное поле деятельности различных организаций.

Стратегию развития всœего программного обеспечения (ПО) во многом определяют как популярность продуктов Microsoft, так и широкое распространение технологий Интернет и применение локальных сетей.

Выбор прикладного программного обеспечения определяется самим пользователœем и классом решаемых задач. Множество фирм, специализирующихся на создании прикладного обеспечения, создают разнообразные программы для офисных работ,

К примеру, для перевода печатных документов в электронные с помощью сканера используются программы распознавания текстов. Οʜᴎ преобразуют полученное с помощью сканера графическое изо­бражение текста (картинку) в текст с последующей возможностью его редактирования. Одной из самых популярных программ распо­знавания текстов является FineReader.

Для автоматизации документооборота используются стандартные программы из пакета Microsoft Office (Word, Excel, Access) и специальное ПО - так называемые системы управления документами (СУД).

В качестве программ для работы с электронной почтой используются программы Outlook Express, Microsoft Outlook, The Bat и другие.

Важно заметить, что для создания презентаций продукции широко используется программа Microsoft PowerPoint.

Рассмотрим некоторые из применяемых в туризме прикладных программ для решения задач разного типа.

Офисное программное обеспечение - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Офисное программное обеспечение" 2017, 2018.

Тема является актуальной практически для всех пользователей персональных компьютеров. Даже если вы очень далеки от офисной работы, то вам всё равно в любой момент может понадобиться либо открыть полученный документ, либо создать свой. Поэтому пакет офисных приложений лишним не будет. Мы же постараемся помочь определиться с выбором. Да, именно с выбором, ведь существуют разные пакеты. Ничего о них не знаете? Не беда, дело поправимое.

Суть вкратце

Офисный пакет программ - это либо комплекс приложений с одним установщиком (в котором выбираются нужные компоненты), либо набор отдельных продуктов, не интегрированных в единое целое. Такой пакет либо изначально входит в комплект операционной системы (дистрибутива GNU/Linux) , либо требует добавления, чтобы всегда был под рукой.

Обзор популярных офисных пакетов

Для начала - небольшой обзор пакетов офисных программ, их краткие описания и характеристики. Упомянем только по-настоящему значимую продукцию, широко распространённую и активно используемую.

MS Office

Microsoft Office - пока ещё самый популярный офисный пакет программ для операционных систем Windows и Mac OS. Пожалуй, все знают о текстовом процессоре MS Word , табличном редакторе Exсel, Power Point для создания презентаций и Access для организации баз данных.

Чаще всего платный пакет MS Office загружается и устанавливается нелегально. Нередко люди берут бесплатную бета-версию нового релиза и пользуются ею до упора - пока не истечёт срок, на который она даётся даром.

Преимущества: умеет всё, что должен уметь офисный пакет.

Недостатки: нет и, надо полагать, никогда не будет версий для свободных ОС ; довольно дорог; родные форматы документов закрыты.

Верный способ уничтожить фирму - установить в конторе пиратские копии MS Office. Компьютеры будут арестованы и изъяты надолго, деятельность организации остановится. Ну и штраф, само собой, мелочным не покажется.

LibreOffice

LibreOffice - это наследник OpenOffice.org, нынче пребывающего в коме. (Впрочем, у OpenOffice.org есть шанс на возрождение, но это отдельный разговор.) Бесплатен даже для коммерческого использования, поскольку является Свободным ПО.

Текстовый процессор Writer (вернее, LibreOffice Writer, но мы для удобства будем сокращать полные названия) является аналогом MS Word. Вместо Excel - табличный редактор Calc. Презентации создаются в Impress, несложные базы данных - в Base (аналог MS Access). Ещё есть редактор формул Math и простая векторная рисовалка Draw.

Преимущества: бесплатен; быстро развивается и совершенствуется; родной формат *.odt (он же ODF, Open Document Format) свободен, открыт, основан на XML и весьма хорош.

LibreOffice - это избавление фирмы от разорения на покупке лицензионных копий MS Office для сотен компьютеров в организации. Ну и, конечно, хмурые люди в погонах, приходящие с проверками, будут недовольны, потому что одним поводом для ареста оборудования станет меньше.

Недостатки: сложные документы в формате *.doc, созданные MS Word, в LibreOffice Writer могут отображаться криво (но это не вина разработчиков, ведь *.doc закрыт).

GNOME Office

Почему офисный пакет GNOME Office причислен к значимым? Программы из этого пакета присутствуют в популярных дистрибутивах GNU/Linux с легковесными оболочками XFCE и LXDE. Например, в Xubuntu и Lubuntu . В первую очередь - текстовый процессор AbiWord и табличный редактор Gnumeric.

Если AbiWord пока ещё не очень-то пригоден для серьёзной работы, то Gnumeric уже является вполне качественным программным продуктом. Так же как и почтовый клиент Evolution, просмотрщик PDF-файлов Evince, ну и, конечно, всеми любимый векторный графический редактор Inkscape, в чьей популярности сомневаться не приходится.

Недостатки: AbiWord.

Другие пакеты офисных приложений

Так исторически сложилось, что в GNU/Linux с GNOME конкурирует KDE. Эти две графические оболочки соревнуются друг с другом в борьбе за популярность. Поэтому у KDE есть KOffice , нечто вроде офисного пакета программ: текстовый процессор Kword, табличный редактор Kcells и средство для создания презентаций Showcase (почему-то без традиционной для KDE буквы «K» в начале названия).

Значительных успехов в разработке вышеуказанных приложений пока не наблюдается (особенно кривым получился Kword - часто не может открыть файл, который сам же и сохранил), поэтому пользователи дистрибутивов GNU/Linux с оболочкой KDE предпочитают LibreOffice.

Кроме локальных, устанавливаемых в систему, есть офисные пакеты в виде веб-приложений. Самым популярным и качественным является, пожалуй, сервис Google Docs . В смысле, «Документы Google».

При наличии присутствия бесперебойного доступа в сеть, можно обойтись без установки увесистых программ на простенький нетбук с ограниченным объёмом накопителя данных.

Заключение

Наиболее практичным решением для большинства пользователей операционных систем Windows, Mac OS и GNU/Linux в данный момент является бесплатный офисный пакет LibreOffice (libreoffice.org) . MS Office имеет смысл покупать только в том случае, если документооборот в вашей конторе никак не может обойтись без стопроцентной поддержки форматов от Microsoft. Но такая ситуация постепенно исправляется, Свободное ПО понемногу набирает популярность и распространяется всё шире, а вместе с ним - и открытый формат ODF.

Предыдущие публикации:

Последнее редактирование: 2012-04-15 22:53:38

Метки материала: ,

Вот и пришла долгожданная пора, когда все приготовления сделаны: за аренду уплачено, офис оборудован, сотрудники набраны. Осталось только определиться с программным обеспечением (ПО). Вот здесь-то и кроется большой подводный камень! А какое ПО лучше? Как не прогадать, но в то же время и не переплатить? Какие программы обязательно должны быть с лицензией? Выбор программного обеспечения дело непростое. Взявшись за голову Вы начинаете судорожно искать ответы на интересующие вопросы. Не нужно переживать. Давайте сядем и спокойно во всем разберемся.

Для начала нужно определиться с тем, какие программы обязательно должны присутствовать на компьютере каждого сотрудника. Затем «вычислить» специализированные, которыми будет пользоваться определенный круг людей. Напоследок задумаемся о необязательных, но допустимых программах. Ну что, начали?

Безопасность прежде всего! Именно поэтому нужно начать с выбора антивирусов. Все продукты для офиса - платные. При этом они рассчитаны на защиту корпоративных сетей любой величины и сложности, соответственно являются очень надежными. Можно воспользоваться бесплатными программами и утилитами, но они не обеспечивают должного эффекта. Антивирусные базы обновляются намного реже, чем у тех же NOD32, Avast, Dr.Web, Kaspersky. Два последних производителя выпускают очень удобные бесплатные утилиты (Dr.Web Curelt и Kaspersky Virus Removal Tool 2010), но в условиях офиса они годятся только для «точечной» проверки, т.к. не поддерживают постоянное сканирование. В этом вопросе лучше не экономить, не то выйдет себе дороже!

Обезопасив систему, начинаем задумываться о «рабочих инструментах». Документы набирать будем? Будем! Таблицы составлять нужно? Обязательно! Значит, озадачиваемся таким вопросом как "выбор ПО" дальше. Из платных сервисов бесспорным лидером является продукт компании Майкрософт - Microsoft Office 2007. Даже в стандартном наборе он включает в себя такие полезности как Microsoft Word, Excel, Power Point, Outlook. С их помощью можно создавать, редактировать текстовые файлы и электронные таблицы, создавать презентации, журналы и ежедневники. Несомненными плюсами являются двухмесячная пробная версия с сохранением всех функций, частые обновления, которые упрощают работу с программой/ами, техническая поддержка, которая придет на помощь и ответит на интересующие вопросы. Минус - редкие «глюки», которые приводят к закрытию программы. Лечатся автосохранением с минимальным интервалом времени.

Бесплатные утилиты, такие как AbiWord, StarOffice Writer и им подобные позволяют решать только одну-две задачи, такие как работа с текстами и таблицами. Для поддержки остальных функций нужно скачивать дополнительные программы. Их плюс - отсутствие платы за пользование, поддержка основных функций, небольшой размер. Минус - редкие обновления, иногда возникают проблемы в работе, отсутствие техподдержки. Лечатся все тем же автосохранением.

Продолжаем разговор о том, . В рядах файловых менеджеров, браузеров и прочих программ выбор стоит только за Вами. Огромный выбор абсолютно бесплатных версий (есть и платные, но они с тем же набором функций что и free-версии) предоставляют полную свободу действий.

Такие программы как 1С:Бухгалтерия не имеют достойных аналогов (тем более бесплатных). Именно поэтому разработчики стараются держать марку и не упустить пальму первенства. Качественные и удобные функции, простой мануал и навигация, практически круглосуточная техподдержка.

Коротко о плюсах и минусах

Платные программы ЗА позволяют выполнять максимум функций наличие обновлений техподдержка удобная навигация, простота качественное исполнение сохранение настроек после переустановки ОС
ПРОТИВ совместимость с одной ОС(в основном) большой «вес» заметно подгружают систему требуется продление лицензии
Бесплатные программы ЗА отсутствие платы за пользование маленький размер не подгружают систему наличие самых востребованных функций ПРОТИВ отсутствие техподдержки невозможность расширить функции отсутствие обновлений не всегда удобная навигация не защищены от вредоносных программ возможны проблемы в работе(«глюки»)

Если Вам сложно решить вопрос с подборкой ПО, обращайтесь в компанию «КЛиК». Наши специалисты помогут, подскажут, решат возникшие проблемы. Уж мы-то точно знаем, какое программное обеспечение выбрать для офиса .Купить лицензионное ПО по низким ценам - это очень просто. Ждем Вас!

Туризм - огромное поле деятельности различных организаций.

Стратегию развития всего программного обеспечения (ПО) во многом определяют как популярность продуктов Microsoft, так и ши­рокое распространение технологий Интернет и применение локаль­ных сетей.

Выбор прикладного программного обеспечения определяется са­мим пользователем и классом решаемых задач. Множество фирм, специализирующихся на создании прикладно­го обеспечения, создают разнообразные программы для офисных ра­бот,

Например, для перевода печатных документов в электронные с помощью сканера используются программы распознавания текстов. Они преобразуют полученное с помощью сканера графическое изо­бражение текста (картинку) в текст с последующей возможностью его редактирования. Одной из самых популярных программ распо­знавания текстов является FineReader.

Для автоматизации документооборота используются стандартные программы из пакета Microsoft Office (Word, Excel, Access) и специаль­ное ПО - так называемые системы управления документами (СУД).

В качестве программ для работы с электронной почтой используют­ся программы Outlook Express, Microsoft Outlook, The Bat и другие.

Для создания презентаций продукции широко используется про­грамма Microsoft PowerPoint.

Рассмотрим некоторые из применяемых в туризме прикладных программ для решения задач разного типа.

2.6.1. Автоматизация документооборота

Потоки информации и движение документов образуют докумен тооборот.

Все документы имеют общие и специальные функции. Общие функции:

Информационная (документ создают для сохранения информации);

Социальная (документ является социально значимым объектом, т. к. связан с определенной социальной потребностью);

Коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);

Культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции). Специальные функции:

Управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели);

Правовая (документ является средством закрепления и измене­ния правовых норм и правоотношений в обществе);

Историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества).

Электронный документооборот предполагает наличие двух обязательных компонентов:

Система автоматизации документооборота,

Программное обеспечение.

Малые и средние предприятия с небольшим объемом документо­оборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут использо­вать для автоматизации документооборота достаточно широко распро страненные и удобные текстовые редакторы и электронные таблицы.

Малые и средние предприятия с большим объемом документо­оборота, а также все крупные предприятия должны использовать спе­циализированные системы управления документооборотом.

Использование компьютеров не меняет основных задач и прин ципов делопроизводства, а лишь помогает более эффективно организовывать работу с документами.

Электронное делопроизводство с использованием пакета про­грамм Microsoft Office . Создание стандартных бланков документов для делопроизводства (приказы, распоряжения, инструкции, письма, отчеты и т. д.) можно осуществить, применяя автоматизированные офисные технологии с применением пакета программ Microsoft Office. Существуют значительные преимущества электронного дело­производства по сравнению с ручным изготовлением (табл. 1).

Таблица 1 Преимущества электронного делопроизводства

	деятельности	Преимущества
	Создание докумен­тов	Можно создать новый документ, отредактировать уже суще­ствующий, придать документу соответствующий дизайн. Очень удобна существующая в Microsoft Word автоматиче­ская проверка орфографии и пунктуации. Используя опреде­ленные шрифты и параметры полей документа, можно соз­дать документ, соответствующий требованиям ГОСТ. Для ввода текста в компьютер можно использовать сканер.
	Создание бланков докумен­тов	В компьютере можно создать бланки наиболее часто исполь­зуемых документов (например, бланк Приказа), и во время изготовления очередного документа необходимо будет толь­ко изменить текст и регистрационный номер - экономия времени очевидна.
	Перевод текста	С помощью специальных программ можно переводить текст на иностранные языки. После автоматического перевода требуется редактирование текста документа. Это очень удобно, если организация работает с большим объемом до­кументов на иностранных языках.
	Регист­рация доку­ментов	Очень удобно в Microsoft Excel создать электронную карто­теку или базу данных. Это экономит время, облегчает поиск документа по любому поисковому признаку.
	Форми­рование личных	Используя базу данных для формирования личных дел со­трудников организации. Вы получаете следующие преиму­щества: удобно вносить любые изменение (телефон, семей­ное положение и т. п.), возможность сортировать данные по столбцам (например, по алфавиту), с помощью команды-запроса можно в считанные секунды получить необходимую информацию, находящуюся в базе данных
	Форми­рование номенк­латуры дел	Можно вести номенклатуру дел организации, используя Microsoft Excel. Можно вносить нужные исправления и до­бавления, не переписывая при этом всю страницу журнала (что неизбежно при бумажном делопроизводстве).
	Копиро­вание инфор­мации	Можно сведения из одного документа скопировать в другой через буфер обмена. Для этого надо выделить фрагмент для копирования, в панели Меню выбрать Правка, выбрать ко­манду Копировать, перейти в другой документ, установить курсор в нужном месте, выбрать Правка, затем Вставить.
	Поиск доку­ментов	Можно использовать Проводник для поиска документа, если Вы знаете дату создания документа или название документа. Если Вы не знаете и этого, можно найти документ следую­щим образом: включить компьютер, нажать кнопку Пуск, нажать Поиск, нажать Файлы и папки, далее заполнить пара­метры поиска и нажать Найти.
	Защита доку­ментов	Защитить документы от несанкционированного доступа можно при помощи пароля. Если в Вашем компьютере хра­нится важная информация и Вы не хотите, чтобы к ней име­ли доступ другие сотрудники организации, можно задать па­роль на программном уровне, в этом случае без пароля ком­пьютер не запустится. Если за компьютером работая не­сколько сотрудников, можно защитить от доступа конкрет­ный документ. В Microsoft Word для этого нужно: открыть документ, для которого надо установить пароль, в панели Меню выбрать Сервис, выбрать Установить защиту, ввести пароль, нажать ОК.

Специальные системы электронного документооборота. Лю­бая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют кон­кретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую оче­редь с позиционированием продукта.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информа­ции (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выде­ляются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной органг зации хранения.

Системы с развитыми средствами work / low (WF) - "поток ра­бот". Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). К работам мо­гут быть привязаны документы, но не они являются базовым объек­том этих систем. С помощью таких систем можно организовать опре­деленные работы, для которых заранее известны и могут быть

прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организа­цией и накопление знаний. Это "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым поня­тием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жест­кая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения до­кумента назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государствен­ных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и про­цедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на круп­ных предприятиях важно определить, предоставляет ли система воз­можность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, поэтапного внедрения, сложной органи­зационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в совре­менном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориаль­но, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в кон­цепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публика­ции документов во внутренней сети организации, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро раз­вивающихся коммерческих компаний, рабочих групп ь крупных фир­мах и государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сврвисы. Могут иметь различные уровни сложности. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управ­ления проектами, электронной почты и пр.

Системы документооборота, представленных в России: Docs Fusion и Docs Open, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint, Portal Server, Optima Workflow, "БОСС-Референт", "Дело", "Евфрат", Company Media, Lotus Domino.doc, "Эффект-Офис". Информацию об этих системах можно узнать на сервере конференции Docflow, http:/www. Docflow.ru и др.

Во всех системах имеется интеграция с приложениями Microsoft Office, генерация отчетов, стандартные средства поиска.

Внешний электронный документооборот. Как известно, про­блема обмена корреспонденцией между организациями, исполь­зующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной ин­формацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим обра­зом: документ, созданный в СЭД одной организации, распечаты­вался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организа­ций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неодно­кратно.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Одной из задач целевой федеральной программы "Электронная Россия" является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.

Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспек­тивных вариантов, применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно по высить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями. XML-технология состоит в том, чтобы от­делить данные (содержание) от их визуального представления (фор­мы и формата), что позволяет представлять один и тот же документ в различных формах и форматах.

Выбор системы документооборота - это не просто технологиче­ская или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяет­ся во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компа­ния придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом вне­дрения.