Când creați tabele cu un anumit tip de date, uneori trebuie să utilizați un calendar. În plus, unii utilizatori doresc pur și simplu să îl creeze, să îl imprime și să îl folosească în scopuri casnice. Programul Microsoft Office vă permite să inserați un calendar într-un tabel sau foaie de lucru în mai multe moduri. Să aflăm cum se poate face acest lucru.

Toate calendarele create în Excel pot fi împărțite în două grupuri mari: cele care acoperă o anumită perioadă de timp (de exemplu, un an) și cele perpetue, care vor fi ele însele actualizate pentru data curentă. În consecință, abordările pentru crearea lor sunt oarecum diferite. În plus, puteți utiliza un șablon gata făcut.

Metoda 1: Creați un calendar anual

Mai întâi de toate, să vedem cum să creați un calendar pentru un anumit an.

1. Elaborăm un plan, cum va arăta, unde va fi amplasat, ce orientare va avea (peisaj sau portret), stabilim unde vor fi scrise zilele săptămânii (pe lateral sau deasupra) și rezolvăm alte organizații. probleme.
2. Pentru a face un calendar pentru o lună, selectați o zonă formată din 6 celule în înălțime și 7 celule în lățime dacă vă decideți să scrieți zilele săptămânii în partea de sus. Dacă le scrii în stânga, atunci, în consecință, invers. În timp ce în filă "Acasă", faceți clic pe butonul de pe panglică „Granii” situat în cutia de instrumente „Font”. În lista care apare, selectați elementul „Toate granițele”.



3. Aliniem lățimea și înălțimea celulelor astfel încât acestea să ia o formă pătrată. Pentru a seta înălțimea liniei, faceți clic pe comanda rapidă de la tastatură Ctrl+A. În acest fel este selectată întreaga foaie. Apoi apelați meniul contextual făcând clic pe butonul stâng al mouse-ului. Selectați un articol „Înălțimea liniei”.

   

   Se deschide o fereastră în care trebuie să setați înălțimea necesară a liniei. Dacă este prima dată când faceți o astfel de operație și nu știți ce dimensiune să setați, setați-o la 18. Apoi apăsați butonul "BINE".

   

   Acum trebuie să setați lățimea. Faceți clic pe panoul pe care sunt indicate numele coloanelor cu litere ale alfabetului latin. În meniul care apare, selectați elementul „Lățimea coloanei”.

   

   În fereastra care se deschide, setați dimensiunea dorită. Dacă nu știți ce dimensiune să setați, puteți pune numărul 3. Apăsați butonul "BINE".

   

   După aceasta, celulele de pe foaie vor căpăta o formă pătrată.

4. Acum, deasupra șablonului rânduit, trebuie să rezervăm spațiu pentru numele lunii. Selectați celulele situate deasupra liniei primului element pentru calendar. În fila "Acasă"în cutia de instrumente "Aliniere" faceți clic pe butonul .
5. Scriem zilele săptămânii în primul rând al elementului calendaristic. Acest lucru se poate face folosind completarea automată. De asemenea, puteți formata celulele acestui mic tabel la discreția dvs., astfel încât ulterior să nu fie nevoie să formatați fiecare lună separat. De exemplu, puteți completa coloana destinată duminicilor cu culoare roșie și puteți face textul liniei care conține numele zilelor săptămânii îngroșat.



6. Copiem elementele calendarului pentru încă două luni. În același timp, nu uitați că zona de copiere include și celula îmbinată deasupra elementelor. Le introducem pe un rând, astfel încât să existe o distanță de o celulă între elemente.



7. Acum selectați toate aceste trei elemente și copiați-le în alte trei rânduri. Acest lucru ar trebui să aibă ca rezultat un total de 12 elemente pentru fiecare lună. Faceți distanța dintre rânduri două celule (dacă utilizați orientarea portret) sau una (dacă utilizați orientarea peisaj).



8. Apoi, în celula îmbinată scriem numele lunii deasupra șablonului primului element de calendar - „ianuarie”. După aceasta, notăm numele lunii pentru fiecare element următor.



9. În etapa finală, punem curmale în celule. În același timp, puteți reduce semnificativ timpul utilizând funcția de completare automată, care este discutată într-o lecție separată.

Metoda 2: Creați un calendar folosind o formulă

Dar, cu toate acestea, metoda anterioară de creare are un dezavantaj semnificativ: va trebui să fie repetat în fiecare an. În același timp, există o modalitate de a insera un calendar în Excel folosind o formulă. Se va actualiza în fiecare an. Să vedem cum se poate face acest lucru.

1. Introduceți funcția în celula din stânga sus a foii:
   ="Calendar pentru " & YEAR(TODAY()) & " an"
   Astfel creăm un titlu de calendar cu anul curent.



2. Desenăm șabloane pentru elementele calendarului lunar, așa cum am făcut în metoda anterioară, modificând dimensiunea celulelor pe parcurs. Puteți forma imediat aceste elemente: umplere, font etc.



3. În locul în care ar trebui să fie afișate numele lunii „ianuarie”, introduceți următoarea formulă:
   =DATA(AN(AZI()),1,1)

   

   Dar, după cum vedem, în locul în care ar trebui să fie afișat pur și simplu numele lunii, data a fost stabilită. Pentru a formata o celulă în forma dorită, faceți clic dreapta pe ea. În meniul contextual, selectați elementul „Format celulă...”.

   

   În fereastra de format de celulă care se deschide, accesați fila "Număr"(dacă fereastra s-a deschis într-o altă filă). În bloc „Formate de numere” selectați elementul "Data". În bloc "Tip" selectați valoarea "Martie". Nu vă faceți griji, asta nu înseamnă că celula va avea cuvântul „Martie”, deoarece acesta este doar un exemplu. Faceți clic pe butonul "BINE".



4. După cum puteți vedea, numele din antetul elementului de calendar s-a schimbat în „Ianuarie”. În antetul următorului element inserăm o altă formulă:
   =DATEMON(B4,1)
   În cazul nostru, B4 este adresa celulei numită „Ianuarie”. Dar în fiecare caz specific coordonatele pot fi diferite. Pentru următorul element ne referim nu la „ianuarie”, ci la „februarie”, etc. Formatăm celulele în același mod ca în cazul precedent. Acum avem numele lunilor în toate elementele calendarului.



5. Ar trebui să completăm câmpul pentru dată. În elementul de calendar pentru ianuarie, selectați toate celulele destinate introducerii datelor. Introduceți următoarea expresie în bara de formule:
   =DATA(ANUL(Z4),LUNA(Z4),1-1)-(ZIA SĂPTĂMÂNĂRĂ(DATA(ANUL(Z4),LUNA(Z4),1-1))-1)+(0:1:2:3 :4:5:6)*7+(1;2;3;4;5;6;7)
   Apăsați comanda rapidă de la tastatură Ctrl+Shift+Enter.



6. Dar, după cum vedem, câmpurile sunt pline cu numere de neînțeles. Pentru ca ei să ia forma de care avem nevoie. Le formatăm pentru dată, așa cum am mai făcut. Dar acum la bloc „Formate de numere” selectați valoarea „Toate formatele”. În bloc "Tip" formatul va trebui introdus manual. Am pus o scrisoare acolo "D". Faceți clic pe butonul "BINE".



7. Introducem formule similare în elementele calendarului pentru alte luni. Abia acum, în loc de adresa celulei D4 în formulă, va trebui să introduceți coordonatele cu numele celulei lunii corespunzătoare. Apoi, efectuăm formatarea în același mod ca cel discutat mai sus.



8. După cum puteți vedea, aranjarea datelor în calendar nu este încă corectă. O lună ar trebui să aibă de la 28 la 31 de zile (în funcție de lună). În fiecare element avem și numere din lunile precedente și următoare. Ele trebuie eliminate. Să folosim formatarea condiționată în aceste scopuri.

   În blocul calendaristic pentru ianuarie, selectăm celulele care conțin numere. Faceți clic pe pictogramă „Formatare condiționată” situat pe panglica din fila "Acasă"în cutia de instrumente "Stiluri". În lista care apare, selectați valoarea „Creează o regulă”.

   

   Se deschide fereastra pentru crearea unei reguli de formatare condiționată. Alegerea unui tip „Utilizați o formulă pentru a determina ce celule să formatați”. Introduceți formula în câmpul corespunzător:
   =ȘI(LUNA(D6)1+3*(QUAT(RÂND(D6)-5,9))+CANT(COLONA(D6),9))
   D6 este prima celulă a matricei alocate care conține date. În fiecare caz specific, adresa sa poate diferi. Apoi faceți clic pe butonul "Format".

   

   În fereastra care se deschide, accesați fila „Font”. În bloc "Culoare" selectați alb sau o culoare de fundal dacă aveți un fundal de calendar colorat. Faceți clic pe butonul "BINE".

   

   Revenind la fereastra de creare a regulilor, faceți clic pe butonul "BINE".



9. Folosind o metodă similară, efectuăm formatare condiționată în raport cu alte elemente ale calendarului. Numai în loc de celula D6 din formulă va trebui să indicați adresa primei celule a intervalului din elementul corespunzător.



10. După cum puteți vedea, numerele care nu sunt incluse în luna corespunzătoare au fuzionat cu fundalul. Dar, în plus, s-au contopit și weekendurile cu el. Acest lucru a fost făcut intenționat, deoarece vom umple cu roșu celulele care conțin numerele de zile de weekend. Evidențiem zone din blocul ianuarie ale căror date cad sâmbătă și duminică. În același timp, excludem acele intervale în care datele au fost ascunse în mod specific prin formatare, deoarece se referă la o altă lună. Pe panglica din filă "Acasă"în cutia de instrumente „Font” faceți clic pe pictogramă „Umplere culoare”și selectați culoarea roșie.

    

    Efectuăm exact aceeași operațiune cu alte elemente ale calendarului.



11. Să evidențiem data curentă în calendar. Pentru a face acest lucru, va trebui să formatăm din nou toate elementele tabelului condiționat. De data aceasta selectăm tipul de regulă „Formatați numai celulele care conțin”. Am stabilit condiția ca valoarea celulei să fie egală cu ziua curentă. Pentru a face acest lucru, introduceți formula în câmpul corespunzător (prezentat în ilustrația de mai jos).
    =AZI()
    În formatul de umplere, selectați orice culoare care diferă de fundalul general, de exemplu verde. Faceți clic pe butonul "BINE".

    

    După aceasta, celula corespunzătoare numărului curent va fi verde.

12. Setați numele „Calendar pentru 2017” în mijlocul paginii. Pentru a face acest lucru, selectați întreaga linie care conține această expresie. Faceți clic pe butonul „Îmbinați și plasați în centru” pe bandă. Acest titlu poate fi formatat suplimentar într-o varietate de moduri pentru o prezentare generală.

În general, munca de creare a unui calendar „perpetuu” este completă, deși puteți continua să efectuați diverse lucrări cosmetice pe acesta pentru o lungă perioadă de timp, editând aspectul după gustul dvs. În plus, va fi posibil să evidențiezi separat, de exemplu, sărbătorile.

Metoda 3: Utilizarea unui șablon

Acei utilizatori care nu au încă suficiente cunoștințe de Excel sau pur și simplu nu doresc să petreacă timp creând un calendar unic pot folosi un șablon gata făcut descărcat de pe Internet. Există destul de multe astfel de șabloane pe Internet și nu numai numărul este mare, ci și varietatea. Le puteți găsi prin simpla introducere a interogării corespunzătoare în orice motor de căutare. De exemplu, puteți introduce următoarea interogare: „Șablon Excel calendar”.

Nota:În cele mai recente versiuni ale suitei Microsoft Office, o selecție uriașă de șabloane (inclusiv calendare) este integrată în produsele software. Toate sunt afișate direct la deschiderea programului (nu un document anume) și, pentru o mai mare comoditate pentru utilizator, sunt împărțite în categorii tematice. Aici puteți alege un șablon potrivit, iar dacă nu găsiți unul, îl puteți descărca oricând de pe site-ul oficial.

În esență, un astfel de șablon este un calendar gata făcut în care trebuie doar să introduceți datele de sărbători, zile de naștere sau alte evenimente importante. De exemplu, un astfel de calendar este șablonul prezentat în imaginea de mai jos. Este o masă complet gata de utilizare.

Puteți folosi butonul de umplere din fila „Acasă” pentru a picta celulele care conțin date cu culori diferite, în funcție de importanța acestora. De fapt, în acest moment toate lucrările cu un astfel de calendar pot fi considerate finalizate și puteți începe să îl utilizați.

Ne-am dat seama că un calendar în Excel poate fi realizat în două moduri principale. Prima dintre ele implică efectuarea manuală a aproape a tuturor acțiunilor. În plus, calendarul realizat folosind această metodă va trebui actualizat în fiecare an. A doua metodă se bazează pe utilizarea formulelor. Vă permite să creați un calendar care se va actualiza singur. Dar, pentru a utiliza această metodă în practică, trebuie să aveți mai multe cunoștințe decât atunci când utilizați prima opțiune. Cunoașterea modului de utilizare a unui instrument precum formatarea condiționată va fi deosebit de importantă. Dacă cunoștințele dvs. în Excel sunt minime, atunci puteți utiliza un șablon gata făcut descărcat de pe Internet.

Este îmbucurător faptul că Microsoft Corporation face tot posibilul pentru a ne întâlni la jumătatea drumului, oferind acces absolut gratuit la produsele sale de birou pentru dispozitivele mobile. Prin urmare, puteți utiliza destul de confortabil instrumentele puternice Excel pe iPhone-ul înalt, iPad-ul și gadgeturile Android de dimensiuni mari.

Nu uitați că șabloanele propuse pot fi modificate în funcție de dorințele dumneavoastră și pot fi, de asemenea, tipărite dacă preferați hârtie decât ecranul. Dar înainte de a începe să faceți ajustări, citiți despre și lucrați în Excel. Cu o asemenea bogatie de cunostinte, nu iti este frica de acest monstru puternic!

1. Lista sarcinilor

Chiar și cel mai strălucitor cap cu o minte limpede și o memorie puternică va eșua într-o zi și vei uita ceva. Este bine dacă cumpărați mâncare de pește, vă felicitați soacra de Ziua Mamei sau udați violeta celuilalt semnificativ. Vor gâlgâi, șuiera și cron, dar conștiința ta va rămâne curată. Dar ce se întâmplă dacă nu plătiți pentru un articol esențial - Internetul? Îți va fi rușine să te privești în oglindă. Și în acea zi fatidică, te vei destrăma și vei promite că vei face liste de lucruri de făcut. Între timp, vei fi chinuit alegând dintre, încearcă să începi cu unul simplu.

Atribuiți sarcini, stabiliți-le prioritatea, stabiliți un termen limită, selectați o persoană responsabilă, monitorizați progresul și lăsați note fără a părăsi Excel. Șablonul este deja configurat pentru sortarea rapidă după dată, importanță, stare și alți parametri.

2. Bugetul de călătorie

Teoretic, chiar și cea mai nerealistă (și în același timp cu drepturi depline) călătorie poate fi făcută fără nicio investiție financiară din partea ta. Pentru a face acest lucru, trebuie să obțineți asistență, să găsiți locuri gratuite de vizitat și să lucrați puțin pentru asta. Asemenea succese vin doar călătorilor experimentați și cu mult noroc. Deși, să fiu sincer, chiar și ei trebuie să caute câteva monede pentru un apel pentru a-și raporta mamei despre starea lor de sănătate. Prin urmare, orice deplasare în afara granițelor locului de reședință este însoțită de planificare și bugetare preliminară. Și pentru a nu fi nevoit să pătați foile de hârtie și să răsuciți și să întoarceți la nesfârșit numerele, vă sugerăm să apelați pentru ajutor.

În plus față de calculul în sine, șablonul poate afișa cheltuielile așteptate sub forma unui grafic circular. Împărțirea banilor în categorii în termeni procentuali va face clar care element de cheltuieli este cel mai vorace.

3. Lista de inventar

Ce unește un incendiu, o inundație, un furt și sosirea rudelor să stea „o săptămână”? Așa e, există o mare probabilitate de a pierde integritatea proprietății tale.

Așa este natura umană, încât broasca se sugrumă nu din cauza faptului că ai pierdut șosetele bunicii tale, ci pentru că, în general, nu-ți amintești toate lucrurile acumulate. În astfel de situații nefavorabile, vă va ajuta. Și în plus, nu ar strica să faci o fotografie a conacului tău cu tot conținutul său.

Glume deoparte, pot recomanda șablonul acelor persoane care închiriază locuințe. Când acceptați oaspeți pe termen lung, nu uitați să îi familiarizați cu raportul de inventar la semnare. Vă va fi de folos atunci când evacuați chiriașii.

4. Lista de contacte

Indiferent cât de mult ar încerca progresul tehnic, acesta nu poate învinge „dinozaurii” care nu doresc să știe despre existența unor instrumente convenabile pentru organizarea contactelor. Agende, caiete și doar bucăți de hârtie - asta-i tot. De obicei, în astfel de cazuri se spune că mormântul îl va repara pe cocoșat (bună, soție!). Dar să nu renunțăm și să găsim o opțiune de compromis - .

O foaie de calcul a persoanelor de contact este excelentă din cel puțin două motive: este ușor de partajat și ușor de sortat folosind Excel. Prin urmare, nu ar fi o idee rea să aveți o opțiune de rezervă chiar și pentru cei care au încredere totală.

5. Diagrama Gantt

Buna tradiție rusă de a strânge mâna, de a sări peste avans, de a se relaxa și de a lucra cu o seară înainte de ziua raportării este o tehnică de afaceri destul de riscantă, care afectează semnificativ calitatea. Doar planificarea, împărțirea sarcinilor în etape și respectarea strictă a programului vă pot salva reputația.

O diagramă Gantt este un tip popular de diagramă cu bare (diagramă cu bare) care este utilizat pentru a ilustra un plan sau un program de lucru pentru un proiect.

Desigur, puterea Excel vă permite să le creați la fel. Punctul lor forte este vizibilitatea și accesibilitatea.

Și chiar dacă nu aveți propria afacere, încercați să planificați renovarea apartamentelor, să vă pregătiți pentru admitere sau să utilizați metoda Gantt. Veți aprecia puterea instrumentului.

6. Arborele genealogic

Încoronarea sărbătorii nunții - lupta - va merge conform scenariului corect numai dacă împărțiți clar părțile în conflict în „noi” și „străini”. Și nu numai alcoolul, ci și ignoranța banală a rudelor vă pot împiedica să înțelegeți situația.

Desigur, motivul ales pentru crearea sa nu este cel mai bun acolo; Dacă șablonul este confuz, treceți la foaia Exemplu, care arată arborele genealogic Kennedy.

7. Program de serviciu

„Lapsele de memorie” au însoțit omenirea de când a apărut împărțirea responsabilităților. Boala este caracteristică în special copilăriei. Cei mici sunt cei care, mai des decât mamele și tații lor, uită să spele vasele, să pună deoparte jucăriile și să scoată gunoiul. Boala poate fi tratată fără utilizarea de medicamente: doar tipăriți-o pe cea săptămânală și scrieți sub ea măsurile punitive așteptate.

Introduceți numele membrilor gospodăriei în celulele șablonului, repartizând munca în funcție de ziua săptămânii înainte și după amiază. Și nu uitați să agățați imprimarea în cel mai popular loc din apartament - frigider. Acum nimeni nu va pleda pentru uitarea lor.

8. Jurnal de întreținere

Într-o zi, după mulți ani de utilizare a mașinii, s-ar putea să ai impresia că nu a mai rămas nicio piesă originală în mașină. Cu excepția portarului, desigur, el este sfânt și inviolabil. Este asta cu adevărat adevărat? Răspunsul poate fi obținut doar dacă ți-ai făcut obiceiul să înregistrezi fiecare act al întreținerii lui într-unul special. În plus, șablonul oferă posibilitatea de a calcula suma totală a cheltuielilor asociate cu reparațiile vehiculelor.

9. Jurnalul de kilometraj

Dacă Elon Musk s-ar fi născut în vastitatea Uniunii Sovietice, tu și cu mine am fi condus deja cu mașini electrice cu costuri reduse de călătorie. Deși cu cine glumesc, asta nu s-ar fi întâmplat. Elon și-ar fi zdrobit fruntea de zidul birocrației și s-ar fi băut de mult.

Prin urmare, proprietarii de mașini, la modă veche, defilează prin dolarii care curg în fața ochilor lor, în timp ce cifrele de la benzinărie clipesc. Dar natura umană tinde să uite rapid toate lucrurile rele, protejându-te de gândurile de săpun și frânghie. Desigur, exagerez, dar de ce să nu aflați câți bani cheltuiți pentru realimentarea constantă? Și acest lucru este ușor de făcut cu ajutorul .

Introduceți citirile contorului de parcurs, numărul de litri umpluți și costul acestora în formular și veți estima costul unui kilometru parcurs. Funcționalități similare sunt implementate în aplicațiile mobile, de exemplu pentru Android.

10. Jurnal

Numai pentru membrii societății care trăiesc după principiul „bea dimineața - ziua liberă”, lista sarcinilor se încheie cu deschiderea unui magazin din apropiere. Restul trebuie uneori să se învârtească mai rău decât o veveriță într-o roată, păstrându-se cu încăpățânare într-un interval de timp limitat. Și pentru a nu-și uita lista de planuri în tumult, oamenii preferă să o înregistreze. Șablonul propus este bun pentru că vă permite să împărțiți fiecare oră de lucru în segmente de 15 minute.

Descriere

Programul prezentat vă permite să distribuiți forța de muncă pe parcursul lunii și zilei astfel încât să obțineți un volum de muncă egal al departamentului pe toată perioada de funcționare a acestuia.

Vă rugăm să rețineți că opțiunea luată în considerare nu este canonică și poate necesita adăugări pentru anumite sarcini de afaceri. Dar poate fi folosit și ca soluție gata făcută și a fost testat într-una dintre companiile rusești, unde eficiența implementării sale a fost de multe ori mai mare decât costurile.

Scopul acestui articol este de a demonstra trecerea de la planificarea intuitivă a personalului la altele mai semnificative.

Structura

Fișierul de programare constă dintr-o foaie, care conține:

• Lista angajaților;
• Programa;
• Tabel de informații și grafice.

Lista angajaților

Lista de angajați începe ca o listă obișnuită și se termină cu expresia „sfârșitul listei”. Acest lucru se face special pentru ca atunci când adăugați un nou angajat, să nu pierdeți accidental gama corectă de formule din tabelul de informații.

Incl. Când adăugați o nouă linie pentru un angajat, evidențiați linia cu expresia „sfârșitul listei”.

Programa

Turele de lucru ale angajaților sunt determinate de orele cu cratime, cum ar fi „9-18”. Orele sunt indicate în format de 24 de ore și pot fi precedate de zero, adică turele „7-16”, „07-16” și „07-016” sunt echivalente, deși se recomandă utilizarea primei opțiuni, deoarece este cel mai citit.

Programul este stabilit pentru fiecare angajat pentru o anumită zi, adică. dacă trebuie să setați o tură de noapte, de exemplu de la 21.00 la 9.00 a doua zi, atunci într-o zi trebuie să indicați „21-00”, iar în următoarea „00-09”.

Dacă schimburile sunt specificate într-o ordine greșită, acest lucru va duce la numărări incorecte în tabelul de informații și nu va cauza neapărat o eroare. Exemplu de ordine incorectă a schimburilor „15-07”.

Tabel informativ

Tabelul de informații afișează rezultatele pentru fiecare zi și pentru fiecare oră din zi și conține următoarele informații:

• „Angajați care lucrează” – arată numărul maxim de salariați care lucrează simultan pe zi sau pe oră;
• „Prod. per angajat” – arată productivitatea medie pe angajat pe zi (pentru o zi) și productivitatea medie pe angajat într-o anumită oră. Exprimat cantitativ (clienți, apeluri, chestionare, scrisori etc.). Productivitatea per angajat pe oră este setată manual, pe baza statisticilor specifice departamentului;
• „Productivitate totală” – arată suma productivității tuturor angajaților;
• „Prognoza de încărcare” – arată prognoza de încărcare pentru fiecare zi și oră. Prognoza se realizează manual, pe baza statisticilor specifice departamentului, și se exprimă cantitativ (clienți, apeluri, chestionare, scrisori etc.);
• „Rata de încărcare” – exprimată ca procent și indicată manual pentru fiecare oră. Arată cât de ocupat trebuie să fie departamentul pentru ca munca să poată fi finalizată fără eșecuri, întârzieri și ore suplimentare;
• „Încărcare” – arată volumul de lucru al departamentului cu programul curent sau afișează eroarea „err”;
• „Norma de abatere” – este stabilită ca procent și indică abaterea admisă de la norma de încărcare. Câmpurile pentru linia de încărcare au format condiționat pentru a vă ajuta să urmăriți zonele cu probleme din programul dvs. De exemplu, dacă sarcina se încadrează în standardul de abatere a sarcinii, celula este evidențiată în verde. Dacă sarcina depășește norma de abatere în sus sau este generată o eroare, celula este evidențiată cu roșu. Dacă sarcina depășește norma de abatere în jos, atunci celula este evidențiată cu albastru.

Graficele disponibile (două pentru fiecare zi) demonstrează clar acoperirea sarcinii asupra departamentului prin productivitatea acestuia și abaterea de la norma de volum de muncă pentru fiecare oră a zilei.

Pentru a înțelege mai bine graficele și a seta toți parametrii, folosiți sfaturile de la sfârșitul acestui articol.

1. Care este numărul minim de angajați necesar să lucreze simultan?

Acest lucru este necesar deoarece, dacă unul dintre angajați își pierde capacitatea temporară de a lucra, atunci nu va fi nevoie să selectați urgent un înlocuitor.

2. Cum să determinați corect productivitatea angajaților?

Productivitatea angajaților poate fi măsurată în mai multe moduri. Totul depinde de prioritatea obiectivelor.

Dacă trebuie să acoperiți sarcina unui departament cât mai precis posibil, atunci este mai bine să determinați productivitatea personală pentru fiecare angajat, deoarece Un angajat cu experiență și un stagiar vor avea niveluri de performanță diferite. Dacă doriți să utilizați această abordare, atunci deconectați celulele care conțin numele complete ale angajaților și introduceți un indicator cantitativ al productivității angajaților în coloana liberă. Apoi, în tabelul de informații, în rândul „Productivitate generală”, înlocuiți formula folosind funcția SUMIF() folosind tabelul de performanță a angajaților.

Abordarea descrisă mai sus vă permite să vedeți cel mai îndeaproape cum va funcționa departamentul, dar are dezavantajele sale: necesitatea de a crea statistici suplimentare pentru analiză; dificultatea monitorizării și stabilirii cauzelor defecțiunilor în eficiența departamentului; Această metodă încă nu ne permite să determinăm cu exactitate performanța unui angajat în funcție de diferite situații:

• angajatul lucrează după concediu;
• eficiența muncii înainte și după pauza de masă poate varia foarte mult;
• eficiența variază în funcție de tipul de încărcare (clienți cu întrebări diferite, complexitate diferită a sarcinilor de diferite tipuri etc.).

O modalitate mai simplă de măsurare a productivității este productivitatea medie a departamentului în perioada anterioară. Dacă acoperirea completă a încărcăturii de intrare nu este atât de importantă și permite abateri, atunci este mai bine să folosiți un standard de productivitate la care toți angajații ar trebui să se străduiască. Atunci când vă planificați programul, permiteți un mic factor de reducere a productivității pentru stagiari, angajați concediați etc. De asemenea, rețineți că productivitatea poate varia în diferite momente ale zilei și că angajații iau pauze.

Folosirea acestei din urmă metodă simplifică controlul, deoarece Standardul de productivitate este determinat pentru toată lumea și, în caz de abateri, lucrul cu angajații are loc individual.

3. Cum se determină rata de încărcare și rata de abatere?

Rata de încărcare este adesea dificil de determinat imediat, de multe ori acest lucru se poate face doar empiric, folosind diverse tipuri de statistici și analize, observații externe, anchete personale etc. De asemenea, pentru fiecare tip individual, rata de încărcare este unică, dar există puncte asupra cărora dorim să vă atragem atenția:

• Nu utilizați o rată de încărcare de 100%, deoarece... un astfel de volum de muncă pune un stres enorm asupra angajaților, ceea ce va duce în cele din urmă la „burnout la locul de muncă” și, în consecință, la o creștere a fluctuației personalului;
• Rețineți că sarcina poate să nu ajungă treptat, ci în „valuri”. De exemplu, o încărcare a departamentului de 20 de clienți într-o anumită oră ar putea însemna că primii 5 ajung în primele 30 de minute, iar următorii în ultimele 30 de minute, creând o așteptare care ar putea continua până la sfârșitul orei sau transporta la orele ulterioare, crescându-le volumul și unii clienți ar putea dori să vă contacteze mai târziu;
• Determinați experimental sub ce sarcini indicatorii de performanță ai departamentului nu se modifică mult și corespund parametrilor doriti, astfel veți primi o gamă de valori de încărcare, unde media acestui interval va fi norma, iar restul din același interval va fi o abatere acceptabilă.

Descărcați programul

• Înainte >

Dacă materialele site-ului v-au ajutat, vă rugăm să susțineți proiectul, astfel încât să îl pot dezvolta în continuare.

Secțiuni: Administrația școlii

Acest articol prezintă experiența de organizare științifică a muncii a directorului adjunct pentru munca educațională bazată pe utilizarea tehnologiei informației.

Descrierea va fi de interes și valoare practică pentru cei care ar dori să folosească TIC în munca lor, dar nu au posibilitatea de a achiziționa un program de stație de lucru gata pentru director. Pentru a organiza o stație de lucru automatizată (AWS) pentru directorul adjunct pentru activități educaționale, a fost folosit pachetul software popular Office, în special Excel.

1. Lucrul cu programul

Crearea unui program este una dintre sarcinile intensive în muncă în munca unui director. Din multe motive obiective, această sarcină nu poate fi complet automatizată din cauza instalării multor condiții și restricții, adesea contrazicându-se reciproc. De vină sunt lipsa sălilor de clasă și numărul insuficient de profesori (în multe cazuri create artificial, pentru că dacă un profesor lucrează 18 ore pe zi, copiii lui vor rămâne înfometați) și clasele supraaglomerate etc. Oricine și-a făcut vreodată un program este familiarizat cu aceste probleme și știe că ele se rezolvă în principal nu prin logica de fier a matematicii, ci prin logica găsirii compromisurilor și a abaterilor de la cerințele regulilor.

Pe baza celor de mai sus, sarcina de automatizare completă a programării nu a fost stabilită.

Programul, bazat pe foi de calcul Excel, vă permite să automatizați parțial procesul de programare și să controlați acuratețea și calitatea programului. Dându-mi seama că volumul articolului nu îmi permite să mă opresc în detaliu asupra caracteristicilor programului Excel, dar dorind ca acest articol să fie citit nu numai de oamenii care cunosc fluent tehnologia informatică, ci și de cei pentru care ar putea deveni un real ajutor în munca lor, îndrumare către acțiune, voi explica pe scurt ce este „Excel”.

Documentul principal al acestui program este un registru de lucru, format din foi prezentate sub formă de foi de lucru sau foi de diagramă care pot fi copiate, sortate și transferate.

Un registru de lucru este echivalentul electronic al unui folder. Numele fiecărei foi este afișat pe o etichetă în partea de jos a registrului de lucru. O foaie de lucru este o grilă de rânduri și coloane. Fiecare celulă este formată din intersecția unui rând și a unei coloane și are propria sa adresă sau o legătură unică. De exemplu, celula situată la intersecția coloanei B și a rândului 5 are adresa B5. Aceste adrese sunt utilizate la înregistrarea atât a informațiilor text, cât și a formulelor matematice și logice sau a referințelor de celule.

Să ne uităm la lucrul cu programul din acest program.

Este creat un șablon pentru programare.

Pe prima foaie se află un formular de orar pentru profesori (vezi fragment 1).

În stânga sunt numele profesorilor, subiectele, volumul de muncă, în partea de sus sunt zilele săptămânii, împărțite în lecții (fiecare celulă este formată din două - pentru o clasă și un birou.) Punem jos orele, biroul se completează automat, respectând formula logică scrisă în ea, a cărei esență poate fi exprimată aproximativ după cum urmează - dacă celula situată în stânga este goală, atunci nu se face nicio înregistrare, în caz contrar valoarea biroului atribuit acestui profesor , înregistrată într-o coloană separată la sfârșitul tabelului de orar, este înlocuită.

Programul pentru elevi pe clasă, care se află în dreapta pe aceeași foaie, se completează automat, adică. denumirea materiei se introduce în celula clasei indicată în celula corespunzătoare a programului pentru profesori (vezi fragmentul de orar 2). La completarea programului pentru profesori, aceeași clasă poate fi înregistrată în mod eronat pentru mai mulți profesori. Doar materia care vine pe primul loc va fi inclusă în programul studenților. Pentru a asigura detectarea la timp a erorilor din program, există o linie suplimentară pe care se calculează automat numărul de lecții conform programului profesorului. Dacă numărul se potrivește cu numărul de lecții enumerate, atunci totul este corect. Dacă lista de articole are o cantitate, dar numărul de mai jos arată alta, atunci trebuie să căutați o eroare. În același timp, este posibil să se furnizeze un semnal sonor.

Astfel, la completarea unui orar pentru studenți, elimin munca de rutină de rescrie a orarului, iar ulterior, la tipărire, acest program vă permite să tipăriți programul la diferite scări, în funcție de dimensiunea standului, scop etc.

Când începeți să lucrați cu programul din acest program, este înfricoșător că nu vedeți întregul program. Când completați manual programul, trebuie să vă treceți ochii peste foaie. Acest program are o funcție de fixare a zonelor, care vă permite să vedeți pe ecran fragmentul necesar pentru lucru și să îl evidențiați în culori în timp ce lucrați.

O altă funcție este reglarea programului conform standardelor sanitare și igienice.

Folosind o macro-un microprogram care vă permite să efectuați operațiuni automat, în programul pentru elevi, sălile de clasă sunt schimbate în puncte corespunzătoare unui anumit subiect, suma lor este calculată pentru fiecare zi a săptămânii pentru cursuri și toate acestea sunt rezumate într-un tabel situat sub program, permițându-vă să evaluați programul dintr-un punct de vedere igienic (vezi fragmentul de orar 3).

Programul vă permite să creați grafice folosind „Chart Wizard” pentru o mai mare claritate sau pentru a trimite programul la SES (vezi Diagrama 1).

Programul vă permite să automatizați execuția unei părți semnificative a lucrării, vă eliberează de rescriere, vă permite să analizați rapid programul privind respectarea standardelor sanitare și igienice, să prezentați rezultatele analizei în formă grafică, să scalați documentul de ieșire , ajustați programul și efectuați lucrul la un nivel grafic înalt.

2. Lucrul cu o foaie de pontaj și un jurnal de lecții ratate și înlocuite.

Caietul de pontaj este format din fișe cu șabloane pentru foile de pontaj pentru salarii, avansuri, pontaje suplimentare etc., în funcție de specificul instituției de învățământ.

A doua etapă a lucrării este completarea următoarelor coloane în șabloane: numărul de personal, numele complet, subiectul, orele săptămânale, verificarea caietelor, managementul clasei. Această lucrare se realizează la începutul anului școlar cu ajustări ulterioare pe tot parcursul anului. Coloanele rămase ale buletinului sunt completate imediat înainte de depunerea buletinului în fiecare lună.

Jurnal de lecții ratate și înlocuite.

Când pregătesc un buletin pentru transmiterea la departamentul de contabilitate, folosesc tabele auxiliare aflate în aceeași carte sau într-un fișier separat - acesta este un jurnal de lecții ratate și înlocuite, unde lecțiile înlocuite sunt calculate automat folosind tabele pivot.

La completarea datelor privind lecțiile pierdute și înlocuite în tabelele rezumative, se produce automat un rezumat pentru lecțiile pierdute (profesor, numărul de lecții ratate, în ce clasă etc.) și, în mod similar, pentru lecțiile înlocuite. Acest lucru facilitează și mai rapidă completarea buletinului (vezi fragmentul 4 - buletinul; tabelele nr. 1, 2 - contabilizarea lecțiilor ratate și înlocuite).

Când completați o foaie de pontaj, programul vă permite să lucrați simultan atât cu foi diferite, cât și cu fișiere diferite.

3. Lucrul cu tarife

Pregătirea acestui document necesită întotdeauna mult timp și implică în principal rescriere. Foile pe care trebuie să lucrați sunt foarte mari și nu sunt convenabile de lucrat sau depozitat. Este nevoie de mult timp pentru a număra și a reconcilia ceasurile aici, acest lucru este realizat de o mașină. Contabilul calculează astfel de tarife pe mașină, introducând formule. Pe tot parcursul anului, ori de câte ori rata dvs. se schimbă, puteți utiliza funcția de copiere, eliminând munca de rescriere și finalizarea treburilor mai rapid.

4. Lucrul cu un raport rezumat al progresului elevului.

Dimensiune convenabilă a formularului. Puteți vizualiza rezultatele performanței grafic. Programul vă permite să automatizați calculele.

Organizarea muncii folosind tehnologia informației face posibilă îmbunătățirea culturii muncii, a calității și a designului produsului informațional de ieșire și intensificarea activității directorului.

Accelerarea procesării informațiilor devine posibilă datorită creării unei baze de date, stocării, corectării și recuperării prompte a informațiilor.

Cultura de proiectare a muncii este îmbunătățită semnificativ și devine posibilă prezentarea documentației în versiuni text și grafice, la scara necesară pentru lucru.

Cantitatea de muncă repetitivă bazată pe rescrierea informațiilor și efectuarea de modificări minore este redusă prin automatizarea proceselor de actualizare a informațiilor, crearea și utilizarea șabloanelor.

Articolul nu și-a propus să descrie toate posibilitățile de utilizare a tehnologiei informatice în munca unui director. Accentul se pune pe rezolvarea practică a mai multor sarcini urgente îndeplinite în munca de zi cu zi de către directorul, care este responsabil cu întocmirea programului, tarifelor, fișelor de pontaj etc.

Folosesc această tehnologie în munca mea din 1997 și sunt gata să ajut pe oricine este interesat.

Microsoft Excel este convenabil pentru a crea tabele și a face calcule. Un spațiu de lucru este un set de celule care pot fi umplute cu date. Ulterior – formatare, utilizare pentru construirea de grafice, diagrame, rapoarte rezumative.

Lucrul în Excel cu tabele pentru utilizatorii începători poate părea dificil la prima vedere. Diferă semnificativ de principiile creării de tabele în Word. Dar vom începe puțin: prin crearea și formatarea unui tabel. Și la sfârșitul articolului, veți înțelege deja că nu vă puteți imagina un instrument mai bun pentru crearea tabelelor decât Excel.

Cum se creează un tabel în Excel pentru manechini

Lucrul cu tabele în Excel pentru manechine nu este grăbit. Puteți crea un tabel în moduri diferite și, în scopuri specifice, fiecare metodă are propriile sale avantaje. Prin urmare, mai întâi să evaluăm vizual situația.

Aruncă o privire atentă la foaia de lucru din foaia de calcul:

Acesta este un set de celule în coloane și rânduri. În esență, o masă. Coloanele sunt indicate cu litere latine. Liniile sunt numere. Dacă imprimăm această foaie, vom obține o pagină goală. Fără limite.

Mai întâi să învățăm cum să lucrăm cu celule, rânduri și coloane.

Cum se selectează o coloană și un rând

Pentru a selecta întreaga coloană, faceți clic pe numele acesteia (litera latină) cu butonul stâng al mouse-ului.

Pentru a selecta o linie - după numele liniei (după număr).

Pentru a selecta mai multe coloane sau rânduri, faceți clic stânga pe nume, țineți apăsat și trageți.

Pentru a selecta o coloană folosind tastele rapide, plasați cursorul în orice celulă a coloanei dorite - apăsați Ctrl + bara de spațiu. Pentru a selecta o linie – Shift + spațiu.

Cum se schimbă marginile celulelor

Dacă informațiile nu se potrivesc la completarea tabelului, trebuie să modificați marginile celulei:

1. Deplasați-vă manual făcând clic pe marginea celulei cu butonul stâng al mouse-ului.
2. Când un cuvânt lung este scris într-o celulă, faceți dublu clic pe marginea coloanei/rândurilor. Programul va extinde automat limitele.
3. Dacă trebuie să mențineți lățimea coloanei, dar să creșteți înălțimea rândului, utilizați butonul „Încheiere text” din bara de instrumente.

Pentru a modifica simultan lățimea coloanelor și înălțimea rândurilor într-un anumit interval, selectați o zonă, creșteți 1 coloană/rând (deplasați manual) - dimensiunea tuturor coloanelor și rândurilor selectate se va schimba automat.

Nota. Pentru a reveni la dimensiunea anterioară, puteți face clic pe butonul „Anulare” sau pe combinația de taste rapide CTRL+Z. Dar funcționează când o faci imediat. Mai târziu nu va ajuta.

Pentru a readuce liniile la limitele lor originale, deschideți meniul de instrumente: „Acasă” - „Format” și selectați „Potrivire automată înălțimea liniei”

Această metodă nu este relevantă pentru coloane. Faceți clic pe „Format” - „Lățime implicită”. Să ne amintim acest număr. Selectați orice celulă din coloana ale cărei margini trebuie „returnate”. Din nou „Format” - „Column Width” - introduceți indicatorul specificat de program (de obicei 8,43 - numărul de caractere din fontul Calibri cu o dimensiune de 11 puncte). BINE.

Cum se introduce o coloană sau un rând

Selectați coloana/rândul din dreapta/sub locul în care doriți să introduceți noul interval. Adică, coloana va apărea în stânga celulei selectate. Și linia este mai înaltă.

Faceți clic dreapta și selectați „Insert” din meniul derulant (sau apăsați combinația de taste rapide CTRL+SHIFT+”=”).

Marcați „coloana” și faceți clic pe OK.

Sfaturi. Pentru a introduce rapid o coloană, selectați coloana în locația dorită și apăsați CTRL+SHIFT+"=".

Toate aceste abilități vor fi utile atunci când creați un tabel în Excel. Va trebui să extindem limitele, să adăugăm rânduri/coloane pe măsură ce lucrăm.

Crearea pas cu pas a unui tabel cu formule

1. Completam manual antetul - numele coloanelor. Introducem datele și completăm rândurile. Punem imediat în practică cunoștințele dobândite - extindem limitele coloanelor, „selectăm” înălțimea pentru rânduri.
2. Pentru a completa coloana „Cost”, plasați cursorul în prima celulă. Scriem „=”. Astfel, semnalăm la Excel: aici va fi o formulă. Selectați celula B2 (cu primul preț). Introduceți semnul înmulțirii (*). Selectați celula C2 (cu cantitate). Apăsați ENTER.
3. Când mutam cursorul într-o celulă cu o formulă, se va forma o cruce în colțul din dreapta jos. Indică marcatorul de completare automată. Îl prindem cu butonul stâng al mouse-ului și îl tragem până la sfârșitul coloanei. Formula va fi copiată în toate celulele.
4. Să marchem limitele mesei noastre. Selectați intervalul cu datele. Faceți clic pe butonul: „Acasă” - „Margini” (pe pagina principală din meniul „Font”). Și selectați „Toate marginile”.

Chenarurile coloanelor și rândurilor vor fi acum vizibile la imprimare.

Folosind meniul Font, puteți formata datele tabelului Excel așa cum ați proceda în Word.

Schimbați, de exemplu, dimensiunea fontului, faceți antetul „bold”. Puteți centra textul, puteți atribui cratime etc.

Cum se creează un tabel în Excel: instrucțiuni pas cu pas

Cel mai simplu mod de a crea tabele este deja cunoscut. Dar Excel are o opțiune mai convenabilă (în ceea ce privește formatarea ulterioară și lucrul cu date).

Să facem un tabel „inteligent” (dinamic):

1. Accesați fila „Inserare” - instrumentul „Tabel” (sau apăsați combinația de taste rapide CTRL + T).
2. În caseta de dialog care se deschide, specificați intervalul de date. Vă rugăm să rețineți că tabelul are subtitluri. Faceți clic pe OK. Este în regulă dacă nu ghiciți imediat intervalul. „Masa inteligentă” este mobilă și dinamică.

Nota. Puteți lua o cale diferită - selectați mai întâi un interval de celule, apoi faceți clic pe butonul „Tabel”.

Acum introduceți datele necesare în cadrul terminat. Dacă aveți nevoie de o coloană suplimentară, plasați cursorul în celula desemnată pentru nume. Introduceți numele și apăsați ENTER. Intervalul se va extinde automat.

Dacă trebuie să măriți numărul de linii, conectați-l în colțul din dreapta jos la marcatorul de completare automată și trageți-l în jos.

Cum se lucrează cu un tabel în Excel

Odată cu lansarea noilor versiuni ale programului, lucrul cu tabele în Excel a devenit mai interesant și mai dinamic. Când un tabel inteligent este format pe o foaie, instrumentul „Lucrul cu tabele” - „Design” devine disponibil.

Aici putem da un nume tabelului și îi putem modifica dimensiunea.

Sunt disponibile diferite stiluri, capacitatea de a converti tabelul într-un interval obișnuit sau un raport rezumat.

Posibilitățile foilor de calcul MS Excel dinamice sunt enorme. Să începem cu abilitățile de bază de introducere a datelor și completare automată:

1. Selectați o celulă făcând clic stânga pe ea. Introduceți o valoare text/numerică. Apăsați ENTER. Dacă trebuie să modificați valoarea, plasați din nou cursorul în aceeași celulă și introduceți date noi.
2. Când introduceți valori duplicate, Excel le va recunoaște. Doar introduceți câteva caractere pe tastatură și apăsați Enter.
3. Pentru a aplica o formulă unei întregi coloane dintr-un tabel inteligent, trebuie doar să o introduceți în prima celulă a acelei coloane. Programul va copia automat în alte celule.
4. Pentru a calcula totalurile, selectați coloana cu valorile plus o celulă goală pentru totalul viitor și apăsați butonul „Suma” (grupul de instrumente „Editare” din fila „Acasă” sau apăsați combinația de taste rapide ALT+ „=” ).

Dacă facem clic pe săgeata din dreapta fiecărui subtitlu antet, vom avea acces la instrumente suplimentare pentru lucrul cu datele din tabel.

Uneori, utilizatorul trebuie să lucreze cu tabele uriașe. Pentru a vedea rezultatele, trebuie să derulați peste o mie de rânduri. Ștergerea rândurilor nu este o opțiune (datele vor fi necesare mai târziu). Dar o poți ascunde. În acest scop, utilizați filtre numerice (imaginea de mai sus). Debifați casetele de lângă valorile care ar trebui să fie ascunse.

Tabelele din Excel sunt o serie de rânduri și coloane de date asociate pe care le gestionați independent unul de celălalt.

Lucrând cu tabele în Excel, puteți crea rapoarte, face calcule, construi grafice și diagrame, sortați și filtrați informații.

Dacă munca ta implică prelucrarea datelor, atunci știi cum să lucrezi cu tabele în Excel te va ajuta să economisești mult timp și să crești eficiența.

Cum se lucrează cu tabele în Excel. Instrucțiuni pas cu pas

Înainte de a lucra cu tabelele în Excel, urmați aceste recomandări pentru organizarea datelor:

• Datele ar trebui să fie organizate în rânduri și coloane, fiecare rând conținând informații despre o înregistrare, cum ar fi o comandă;
• Primul rând al tabelului ar trebui să conțină titluri scurte, unice;
• Fiecare coloană trebuie să conțină un tip de date, cum ar fi numere, monedă sau text;
• Fiecare rând ar trebui să conțină date pentru o înregistrare, cum ar fi o comandă. Dacă este cazul, furnizați un identificator unic pentru fiecare linie, cum ar fi un număr de comandă;
• Tabelul nu trebuie să aibă rânduri goale și coloane absolut goale.

1. Selectați o zonă de celule pentru a crea un tabel

Selectați zona de celule în care doriți să creați un tabel. Celulele pot fi fie goale, fie cu informații.

2. Faceți clic pe butonul „Tabel” din bara de instrumente Acces rapid

În fila Inserare, faceți clic pe butonul Tabel.

3. Selectați un interval de celule

În fereastra pop-up, puteți ajusta locația datelor și, de asemenea, puteți personaliza afișarea titlurilor. Când totul este gata, faceți clic pe „OK”.

4. Masa este gata. Completați datele!

Felicitări, tabelul tău este gata de completat! Veți afla mai jos despre principalele caracteristici ale lucrului cu tabele inteligente.

Formatarea unui tabel în Excel

Sunt disponibile stiluri preconfigurate pentru a personaliza formatul tabelului în Excel. Toate acestea se află în fila „Design” din secțiunea „Stiluri de masă”:

Dacă 7 stiluri nu sunt suficiente pentru a alege, atunci făcând clic pe butonul din colțul din dreapta jos al stilurilor de tabel, se vor deschide toate stilurile disponibile. Pe lângă stilurile prestabilite de sistem, vă puteți personaliza formatul.

Pe lângă schema de culori, în meniul „Designer” din tabel puteți configura:

• Afișează rândul antetului – activează sau dezactivează anteturile din tabel;
• Linie totală – activează sau dezactivează linia cu suma valorilor din coloane;
• Linii alternante – evidențiază liniile alternante cu culoare;
• Prima coloană – face textul din prima coloană cu datele „bold”;
• Ultima coloană – face textul din ultima coloană „bold”;
• Coloane alternante – evidențiază coloanele alternante cu culoare;
• Buton de filtrare – Adaugă și elimină butoanele de filtrare din anteturile coloanelor.

Cum să adăugați un rând sau o coloană la un tabel Excel

Chiar și într-un tabel deja creat, puteți adăuga rânduri sau coloane. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe orice celulă pentru a deschide o fereastră pop-up:

• Selectați „Insert” și faceți clic stânga pe „Table Columns on the Left” dacă doriți să adăugați o coloană sau „Table Rows Above” dacă doriți să inserați un rând.

• Dacă doriți să ștergeți un rând sau o coloană dintr-un tabel, mergeți în jos în lista din fereastra pop-up la elementul „Ștergeți” și selectați „Coloane tabel” dacă doriți să ștergeți o coloană sau „Rândurile tabelului” dacă doriți doriți să ștergeți un rând.

Cum se sortează un tabel în Excel

Pentru a sorta informații când lucrați cu un tabel, faceți clic pe săgeata din dreapta titlului coloanei, după care va apărea o fereastră pop-up:

În fereastră, selectați principiul după care să sortați datele: „crescător”, „descrescător”, „după culoare”, „filtre numerice”.

Cum se filtrează datele într-un tabel Excel

Pentru a filtra informațiile din tabel, faceți clic pe săgeata din dreapta titlului coloanei, după care va apărea o fereastră pop-up:

• „Filtru de text” este afișat atunci când există valori de text printre datele coloanei;
• „Filtrare după culoare”, la fel ca un filtru de text, este disponibil atunci când tabelul are celule vopsite într-o culoare care diferă de designul standard;
• „Filtrul numeric” vă permite să selectați datele după parametri: „Egal cu...”, „Nu este egal cu...”, „Mai mare decât...”, „Mai mare sau egal cu...”, „Mai puțin decât...”, „Mai puțin sau egal cu...”, „Între...”, „Top 10...”, „Peste medie”, „Sub medie” și, de asemenea, configurați propriul filtru.
• În fereastra pop-up, sub „Căutare”, sunt afișate toate datele, prin care puteți filtra și, cu un singur clic, selectați toate valorile sau selectați numai celulele goale.

Dacă doriți să anulați toate setările de filtrare pe care le-ați creat, deschideți din nou fereastra pop-up deasupra coloanei dorite și faceți clic pe „Eliminați filtrul din coloană”. După aceasta, tabelul va reveni la forma inițială.

În lista ferestrelor, selectați „Tabel” => „Rând total”:

Un subtotal va apărea în partea de jos a tabelului. Faceți clic stânga pe celula cu suma.

În meniul derulant, selectați principiul subtotalului: poate fi suma valorilor coloanei, „medie”, „cantitate”, „număr de numere”, „maxim”, „minim”, etc.

Cum se remediază un antet de tabel în Excel

Tabelele cu care trebuie să lucrați sunt adesea mari și conțin zeci de rânduri. Derularea în jos a unui tabel face dificilă navigarea prin date dacă titlurile coloanelor nu sunt vizibile. În Excel, puteți atașa un antet la un tabel, astfel încât atunci când parcurgeți datele, veți vedea titlurile coloanelor.

Pentru a remedia antetele, procedați în felul următor:

• Accesați fila „Vizualizare” din bara de instrumente și selectați „Înghețare panouri”:

• Selectați „Înghețați rândul de sus”:

• Acum, când defilați prin tabel, nu veți pierde anteturile și puteți afla cu ușurință unde se află datele:

Cum să răsturnați un tabel în Excel

Să ne imaginăm că avem un tabel gata făcut cu date de vânzări de către manager:

Pe tabelul din partea de sus, numele vânzătorilor sunt indicate în rânduri, iar lunile în coloane. Pentru a întoarce tabelul și a plasa lunile pe rânduri și numele de familie ale vânzătorilor, aveți nevoie de:

• Selectați întregul tabel (ține apăsat butonul stâng al mouse-ului pentru a selecta toate celulele tabelului) și copiați datele (CTRL+C):

• Mutați cursorul mouse-ului într-o celulă liberă și apăsați butonul dreapta al mouse-ului. În meniul care se deschide, selectați „Lipire specială” și faceți clic stânga pe acest articol:

• În fereastra care se deschide, în secțiunea „Inserare”, selectați „valori” și bifați caseta „transpunere”:

• Gata! Lunile sunt acum plasate pe rânduri, iar numele vânzătorilor în coloane. Tot ce rămâne de făcut este să convertiți datele primite într-un tabel.

În acest articol, ați aflat despre principiile lucrului cu tabelele în Excel, precum și despre principalele abordări ale creării acestora. Scrie-ți întrebările în comentarii!

Când creați tabele cu un anumit tip de date, uneori trebuie să utilizați un calendar. În plus, unii utilizatori doresc pur și simplu să-l creeze și să-l folosească în scopuri casnice. Programul Microsoft Office vă permite să inserați un calendar într-un tabel sau foaie de lucru în mai multe moduri. Să aflăm cum se poate face acest lucru.

Crearea diverselor calendare

Toate calendarele create în Excel pot fi împărțite în două grupuri mari: cele care acoperă o anumită perioadă de timp (de exemplu, un an) și cele perpetue, care vor fi ele însele actualizate pentru data curentă. În consecință, abordările pentru crearea lor sunt oarecum diferite. În plus, puteți utiliza un șablon gata făcut.

Metoda 1: Creați un calendar anual

Mai întâi de toate, să vedem cum să creați un calendar pentru un anumit an.

1. Elaborăm un plan, cum va arăta, unde va fi amplasat, ce orientare va avea (peisaj sau portret), stabilim unde vor fi scrise zilele săptămânii (pe lateral sau deasupra) și rezolvăm alte organizații. probleme.
2. Pentru a face un calendar pentru o lună, selectați o zonă formată din 6 celule în înălțime și 7 celule în lățime dacă vă decideți să scrieți zilele săptămânii în partea de sus. Dacă le scrii în stânga, atunci, în consecință, invers. În fila „Acasă”, faceți clic pe butonul „Margini” de pe panglică, situat în blocul de instrumente „Font”. În lista care apare, selectați „Toate marginile”.
3. Aliniem lățimea și înălțimea celulelor astfel încât acestea să ia o formă pătrată. Pentru a seta înălțimea liniei, faceți clic pe comanda rapidă de la tastatură Ctrl+A. În acest fel este selectată întreaga foaie. Apoi apelați meniul contextual făcând clic pe butonul stâng al mouse-ului. Selectați elementul „Înălțimea liniei”.

   Se deschide o fereastră în care trebuie să setați înălțimea necesară a liniei. Dacă este prima dată când faceți o astfel de operație și nu știți ce dimensiune să setați, setați-o la 18. Apoi faceți clic pe butonul „OK”.

   Acum trebuie să setați lățimea. Faceți clic pe panoul pe care sunt indicate numele coloanelor cu litere ale alfabetului latin. În meniul care apare, selectați „Lățimea coloanei”.

   În fereastra care se deschide, setați dimensiunea dorită. Dacă nu știți ce dimensiune să setați, puteți pune numărul 3. Faceți clic pe butonul „OK”.

   După aceasta, celulele de pe foaie vor căpăta o formă pătrată.

4. Acum, deasupra șablonului rânduit, trebuie să rezervăm spațiu pentru numele lunii. Selectați celulele situate deasupra liniei primului element pentru calendar. În fila „Acasă”, în blocul instrument „Aliniere”, faceți clic pe butonul „Îmbinare și plasare în centru”.
5. Scriem zilele săptămânii în primul rând al elementului calendaristic. Acest lucru se poate face folosind completarea automată. De asemenea, puteți formata celulele acestui mic tabel la discreția dvs., astfel încât ulterior să nu fie nevoie să formatați fiecare lună separat. De exemplu, puteți completa coloana destinată duminicilor cu culoare roșie și puteți face textul liniei care conține numele zilelor săptămânii îngroșat.
6. Copiem elementele calendarului pentru încă două luni. În același timp, nu uitați că zona de copiere include și celula îmbinată deasupra elementelor. Le introducem pe un rând, astfel încât să existe o distanță de o celulă între elemente.
7. Acum selectați toate aceste trei elemente și copiați-le în alte trei rânduri. Acest lucru ar trebui să aibă ca rezultat un total de 12 elemente pentru fiecare lună. Faceți distanța dintre rânduri două celule (dacă utilizați orientarea portret) sau una (dacă utilizați orientarea peisaj).
8. Apoi, în celula îmbinată scriem numele lunii deasupra șablonului primului element de calendar - „ianuarie”. După aceasta, notăm numele lunii pentru fiecare element următor.
9. În etapa finală, punem curmale în celule. În același timp, puteți reduce semnificativ timpul utilizând funcția de completare automată, care este discutată într-o lecție separată.

Lecţie: Cum să completați automat în Excel

Metoda 2: Creați un calendar folosind o formulă

Dar, cu toate acestea, metoda anterioară de creare are un dezavantaj semnificativ: va trebui să fie repetat în fiecare an. În același timp, există o modalitate de a insera un calendar în Excel folosind o formulă. Se va actualiza în fiecare an. Să vedem cum se poate face acest lucru.

1. Introduceți funcția în celula din stânga sus a foii:

   ="Calendar pe " & YEAR(TODAY()) & " year" Deci creăm un titlu de calendar cu anul curent.

2. Desenăm șabloane pentru elementele calendarului lunar, așa cum am făcut în metoda anterioară, modificând dimensiunea celulelor pe parcurs. Puteți forma imediat aceste elemente: umplere, font etc.
3. În locul în care ar trebui să fie afișate numele lunii „ianuarie”, introduceți următoarea formulă:
   =DATA(AN(AZI()),1,1)

   Dar, după cum vedem, în locul în care ar trebui să fie afișat pur și simplu numele lunii, data a fost stabilită. Pentru a formata o celulă în forma dorită, faceți clic dreapta pe ea. În meniul contextual, selectați „Format celule...”.

   În fereastra de format de celulă care se deschide, accesați fila „Număr” (dacă fereastra s-a deschis într-o altă filă). În blocul „Formate de numere”, selectați elementul „Dată”. În blocul „Tip”, selectați valoarea „Martie”. Nu vă faceți griji, asta nu înseamnă că celula va avea cuvântul „Martie”, deoarece acesta este doar un exemplu. Faceți clic pe butonul „OK”.

4. După cum puteți vedea, numele din antetul elementului de calendar s-a schimbat în „Ianuarie”. În antetul următorului element inserăm o altă formulă:

   DATEMES(B4;1) În cazul nostru, B4 este adresa celulei numită „ianuarie”. Dar în fiecare caz specific coordonatele pot fi diferite. Pentru următorul element ne referim nu la „ianuarie”, ci la „februarie”, etc. Formatăm celulele în același mod ca în cazul precedent. Acum avem numele lunilor în toate elementele calendarului.

5. Ar trebui să completăm câmpul pentru dată. În elementul de calendar pentru ianuarie, selectați toate celulele destinate introducerii datelor. Introduceți următoarea expresie în bara de formule:

   DATA(ANUL (Z4), LUNA (Z4), 1-1)-(ZIUA SĂPTĂMÂNĂRII(DATA(ANUL(Z4), LUNA (Z4), 1-1))-1)+(0:1:2:3: 4:5:6)*7+(1;2;3;4;5;6;7) Apăsați comanda rapidă de la tastatură Ctrl+Shift+Enter.

6. Dar, după cum vedem, câmpurile sunt pline cu numere de neînțeles. Pentru ca ei să ia forma de care avem nevoie. Le formatăm pentru dată, așa cum am mai făcut. Dar acum, în blocul „Formate numerice”, selectați valoarea „Toate formatele”. În blocul „Tip”, va trebui să introduceți manual formatul. Acolo punem pur și simplu litera „D”. Faceți clic pe butonul „OK”.
7. Introducem formule similare în elementele calendarului pentru alte luni. Abia acum, în loc de adresa celulei D4 în formulă, va trebui să introduceți coordonatele cu numele celulei lunii corespunzătoare. Apoi, efectuăm formatarea în același mod ca cel discutat mai sus.
8. După cum puteți vedea, aranjarea datelor în calendar nu este încă corectă. O lună ar trebui să aibă de la 28 la 31 de zile (în funcție de lună). În fiecare element avem și numere din lunile precedente și următoare. Ele trebuie eliminate. Să folosim formatarea condiționată în aceste scopuri.

   În blocul calendaristic pentru ianuarie, selectăm celulele care conțin numere. Faceți clic pe pictograma „Formatare condiționată” situată pe panglică din fila „Acasă” din blocul de instrumente „Stiluri”. În lista care apare, selectați valoarea „Creați regulă”.

   Se deschide fereastra pentru crearea unei reguli de formatare condiționată. Selectați tipul „Utilizați o formulă pentru a determina celulele care trebuie formatate”. Introduceți formula în câmpul corespunzător:

   AND(MONTH(D6)1+3*(QUAT(ROW(D6)-5,9))+QUAL(COLUMN(D6),9)) D6 este prima celulă a matricei alocate care conține date. În fiecare caz specific, adresa sa poate diferi. Apoi faceți clic pe butonul „Format”.

   În fereastra care se deschide, accesați fila „Font”. În blocul „Culoare”, selectați alb sau culoarea de fundal dacă aveți un fundal de calendar colorat. Faceți clic pe butonul „OK”.

   Revenind la fereastra de creare a regulilor, faceți clic pe butonul „OK”.

9. Folosind o metodă similară, efectuăm formatare condiționată în raport cu alte elemente ale calendarului. Numai în loc de celula D6 din formulă va trebui să indicați adresa primei celule a intervalului din elementul corespunzător.
10. După cum puteți vedea, numerele care nu sunt incluse în luna corespunzătoare au fuzionat cu fundalul. Dar, în plus, s-au contopit și weekendurile cu el. Acest lucru a fost făcut intenționat, deoarece vom umple cu roșu celulele care conțin numerele de zile de weekend. Evidențiem zone din blocul ianuarie ale căror date cad sâmbătă și duminică. În același timp, excludem acele intervale în care datele au fost ascunse în mod specific prin formatare, deoarece se referă la o altă lună. Pe panglică, în fila „Acasă”, în blocul instrument „Font”, faceți clic pe pictograma „Fill Color” și selectați roșu.

    Efectuăm exact aceeași operațiune cu alte elemente ale calendarului.

11. Să evidențiem data curentă în calendar. Pentru a face acest lucru, va trebui să formatăm din nou toate elementele tabelului condiționat. De data aceasta, selectăm tipul de regulă „Formatați numai celulele care conțin”. Am stabilit condiția ca valoarea celulei să fie egală cu ziua curentă. Pentru a face acest lucru, introduceți formula în câmpul corespunzător (prezentat în ilustrația de mai jos).

    TODAY() În formatul de umplere, selectați orice culoare care diferă de fundalul general, de exemplu verde. Faceți clic pe butonul „OK”.

    După aceasta, celula corespunzătoare numărului curent va fi verde.

12. Setați numele „Calendar pentru 2017” în mijlocul paginii. Pentru a face acest lucru, selectați întreaga linie care conține această expresie. Faceți clic pe butonul „Imbinați și plasați în centru” de pe panglică. Acest titlu poate fi formatat suplimentar într-o varietate de moduri pentru o prezentare generală.

În general, munca de creare a unui calendar „perpetuu” este completă, deși puteți continua să efectuați diverse lucrări cosmetice pe acesta pentru o lungă perioadă de timp, editând aspectul după gustul dvs. În plus, va fi posibil să evidențiezi separat, de exemplu, sărbătorile.

Lecţie: Formatare condiționată în Excel

Metoda 3: Utilizarea unui șablon

Acei utilizatori care nu au încă suficiente cunoștințe de Excel sau pur și simplu nu doresc să petreacă timp creând un calendar unic pot folosi un șablon gata făcut descărcat de pe Internet. Există destul de multe astfel de șabloane pe Internet și nu numai numărul este mare, ci și varietatea. Le puteți găsi prin simpla introducere a interogării corespunzătoare în orice motor de căutare. De exemplu, puteți introduce următoarea interogare: „Șablon Excel calendar”.

Nota:În cele mai recente versiuni ale suitei Microsoft Office, o selecție uriașă de șabloane (inclusiv calendare) este integrată în produsele software. Toate sunt afișate direct la deschiderea programului (nu un document anume) și, pentru o mai mare comoditate pentru utilizator, sunt împărțite în categorii tematice. Aici puteți alege un șablon potrivit, iar dacă nu găsiți unul, îl puteți descărca oricând de pe site-ul oficial Office.com.

De fapt, un astfel de șablon este un calendar gata făcut în care trebuie doar să introduci datele sărbătorilor, zilele de naștere sau alte evenimente importante. De exemplu, un astfel de calendar este șablonul prezentat în imaginea de mai jos. Este o masă complet gata de utilizare.

Puteți folosi butonul de umplere din fila „Acasă” pentru a picta celulele care conțin date cu culori diferite, în funcție de importanța acestora. De fapt, în acest moment toate lucrările cu un astfel de calendar pot fi considerate finalizate și puteți începe să îl utilizați.

Ne-am dat seama că un calendar în Excel poate fi realizat în două moduri principale. Prima dintre ele implică efectuarea manuală a aproape a tuturor acțiunilor. În plus, calendarul realizat folosind această metodă va trebui actualizat în fiecare an. A doua metodă se bazează pe utilizarea formulelor. Vă permite să creați un calendar care se va actualiza singur. Dar, pentru a utiliza această metodă în practică, trebuie să aveți mai multe cunoștințe decât atunci când utilizați prima opțiune. Cunoașterea modului de utilizare a unui instrument precum formatarea condiționată va fi deosebit de importantă. Dacă cunoștințele dvs. în Excel sunt minime, atunci puteți utiliza un șablon gata făcut descărcat de pe Internet.

Ne bucurăm că am putut să vă ajutăm să rezolvați problema.

Pune-ți întrebarea în comentarii, descriind esența problemei în detaliu. Specialistii nostri vor incerca sa raspunda cat mai repede posibil.