O scrisoare de informare este un tip de documentație comercială care servește la notificarea partenerilor, clienților, contractanților, precum și membrilor echipei despre orice știri, schimbări, realizări și alte aspecte ale activităților organizației.
Scrierea mesajelor informative este o parte necesară a muncii reprezentanților structurilor de afaceri și agențiilor guvernamentale.
FIȘIERE
Acest tip de documente nu este obligatoriu, deoarece informarea oricui despre treburile curente ale organizației este lăsată în sarcina conducerii și administrării acesteia. Cu toate acestea, multe întreprinderi, în special cele mari, nu neglijează formarea unor astfel de litere, atingând astfel mai multe obiective simultan:
De regulă, responsabilitatea întocmirii unei scrisori de informare revine șefului unității structurale, care rezolvă problemele ridicate în scrisoare. Acesta ar putea fi, de exemplu:
În orice caz, autorul scrisorii trebuie să fie o persoană ale cărei funcții includ redactarea unor astfel de scrisori sau care este autorizată să le scrie printr-un ordin separat al directorului.
Textul scrisorii de informare trebuie convenit cu supervizorul imediat al inițiatorului sau cu șeful companiei.
O scrisoare de informare poate fi trimisă unei anumite persoane sau unui grup de persoane: directorul unei potențiale organizații partenere, clientul - un antreprenor individual, membrii echipei etc.
Literele pot fi:
Când creați o scrisoare de informare, trebuie să monitorizați cu scrupulozitate ortografia și să respectați standardele scrise ale limbii ruse în ceea ce privește punctuația, vocabularul, gramatica etc.
Trebuie să ne amintim faptul că destinatarii corespondenței de afaceri se uită întotdeauna la cât de corect sunt descrise informațiile care le sunt transmise.
O scrisoare analfabetă poate reduce valoarea informațiilor conținute în ea și chiar submina încrederea destinatarului în expeditor.
Scrisoarea trebuie scrisă pe scurt, succint, la obiect, amintindu-ne că „concizia este sora talentului” și fără gânduri să scape. S-a dovedit că destinatarii unor astfel de scrisori nu sunt dispuși să petreacă mai mult de un minut citindu-le, ceea ce se datorează ritmului ridicat al vieții moderne. Destinatarul va observa probabil că expeditorul își prețuiește timpul, iar dacă este interesat de informațiile conținute în scrisoare, va găsi o modalitate și un timp pentru a contacta autorul mesajului.
Există, de asemenea, unele tabuuri absolute în regulile de scriere a buletinelor informative. În special, un ton obraznic, grosolan sau prea familiar este categoric inacceptabil. De asemenea, este indicat să evitați „clișeele” sau formulările excesiv de reci, „secate”, terminologia specială, abundența de numere, un număr mare de locuțiuni adverbiale și participiale etc.
Nu trebuie să includeți în scrisoare date nesigure, neverificate sau false. Trebuie amintit că o scrisoare de informare într-un anumit set de circumstanțe poate dobândi statutul de document semnificativ din punct de vedere juridic.
Mesajele de informare, indiferent de autor și destinatar, ar trebui să se refere numai la activitățile organizației expeditoare sau circumstanțe conexe. În același timp, trebuie să îndeplinească anumite cerințe în ceea ce privește structura și conținutul:
Dacă la scrisoare sunt atașate documente suplimentare, fișiere video și foto și dovezi, acest lucru ar trebui menționat și în conținutul acesteia ca un paragraf separat.
Nu există cerințe speciale pentru formatul scrisorii, precum și pentru conținutul acesteia. Poate fi scris fie pe antetul companiei, fie pe o foaie standard de orice format convenabil. Prima opțiune este de preferat, deoarece nu este nevoie să scrieți manual detaliile organizației. În plus, o astfel de scrisoare pare mult mai respectabilă și subliniază încă o dată relația sa cu corespondența oficială.
Scrisoarea de informare poate fi tipărită pe computer (bun dacă aveți nevoie de mai multe exemplare deodată) sau scrisă de mână - scrisorile scrise de mână caligrafic folosind un pix arată deosebit de avantajos.
Mesajul trebuie să fie certificat prin semnătura emitentului său. Dacă aceasta este o scrisoare tipărită, puteți utiliza o semnătură de facsimil dacă este una „în direct”, atunci doar cea originală;
Nu este strict necesară ștampilarea mesajului folosind un sigiliu, deoarece... Din 2016, persoanele juridice au dreptul de a utiliza produse de timbru în activitatea lor numai atunci când această normă este consacrată în regulamentul intern al companiei.
Dacă este necesar, înainte de a trimite un mesaj, acesta trebuie înregistrat în jurnalul de documente intern sau în jurnalul de documentație de ieșire.
O scrisoare de informare poate fi trimisă în mai multe moduri:
2 comentarii
Sensul cuvântului „puternic” în sensul său figurat în raport cu textul este definit ca „semnificativ în impactul său asupra cuiva, convingător, impresionant”. Cum, ce scrie despre o companie pentru a inspira încredere? Ce tehnici vor influența decizia clientului de a vă contacta?
Articolul prezintă metode despre cum să scrieți un text puternic despre o companie, bazate pe cercetările expertului american în psihologie și marketing Robert Cialdini, care studiază mecanismele influenței și știința persuasiunii.
Utilizați mesaje personalizate. Cu cât cererea este mai personală, cu atât este mai probabil ca clientul să răspundă la ea:
Atunci când contactați, creați încredere în alegerea corectă, amintindu-le consumatorilor că decizia lor de a interacționa cu compania arată că au încredere în dvs., iar proprietarul apreciază acest lucru.
Compania va câștiga un avantaj spunând: „Știm că există multe produse care sunt similare cu ale noastre. Alegerea este grozavă. Prin urmare, suntem recunoscători că ne-ați ales pe noi.”
Trebuie să fie convingător, cu adevărat, astfel încât să existe emoții autentice care vor funcționa întotdeauna în beneficiul dezvoltării afacerii.
Angajații companiilor partenere pot reprezenta compania. Să le spui de ce lucrează cu tine de mult timp va consolida legăturile de afaceri existente. Informațiile despre companie nu vor apărea ca laudă sau autopromovare. Acest lucru va cuceri clienții potențiali.
Prezentarea trebuie să fie reală și ușor de înțeles, evidențiind în mod clar elementele de bază și punctele principale.
Crearea unei propuneri unice de vânzare este o modalitate ideală de a vă diferenția de concurenți. Raritatea și accesul limitat influențează dorința de a cumpăra un produs. Indicarea, desemnarea unicității este o tehnică eficientă și etică de influență.
Exemple de propuneri de vânzare de succes care au adus companiilor mulți clienți.
După ce enumerați avantajele și beneficiile companiei, cereți audienței să numească un număr mare de motive în favoarea propunerilor concurenților. Dificultățile de listare vor crea un fundal pe care bunurile sau serviciile vor arăta mai atractive.
Beneficiile lucrului cu o companie includ arătarea consumatorilor nu numai beneficiile cooperării sau achiziționării unui produs. Spuneți-ne ce pierderi va suferi clientul, Ce veți pierde dacă nu vă cumpărați produsul. E mai convingător. Formulați propoziția ca „nu neglijați perspectiva de a încerca”. Și transmiteți textul cu emoții vii, reale, de lucru.
Exprima-ti recunostinta fata de un grup de clienti (primii, cei obisnuiti), arata ca iti sunt dragi. Acesta poate fi un cadou, un serviciu suplimentar gratuit sau reduceri. Ceea ce primești nu trebuie să fie costisitor pentru consumator, ci semnificativ: sfaturi de specialitate cu privire la utilizarea produsului achiziționat.
Nu devalorizați un cadou cu cuvintele „gratis”, „zero ruble”. Concluzia logică a cumpărătorilor este că nu vor da nimic degeaba. Păstrați semnificația produsului ca cadou prin indicarea prețului acestuia.
Faceți cadoul cu adevărat valoros, astfel încât să fie cu siguranță mulțumiți de el, de parcă ar aștepta ceva de mult timp.
Povestește-ne despre obiectivele pe care compania și le-a stabilit și cum au fost atinse. Scrieți obiectivele pe termen lung. Declarațiile publice despre modul în care compania intenționează să se dezvolte în beneficiul clientului îl obligă să-și îndeplinească obligațiile. Acest lucru sugerează că se poate avea încredere în companie.
Publicați recenzii de la consumatori mulțumiți pentru a convinge potențialii cumpărători de beneficiile produsului/serviciului. Recenziile lăsate de persoane care sunt similare cu clientul dvs. obișnuit vor fi convingătoare. Începeți nu cu cele frumoase, ci cu cele care sunt mai aproape de publicul țintă. Consumatorul vrea să se asigure că produsul aduce beneficii oamenilor ca el.
Ca parte a blocului, oferiți-vă să completați un scurt chestionar despre calitatea produsului sau serviciului furnizat după prima achiziție. Includeți următoarele în chestionar: „Dacă este nevoie, veți contacta din nou compania noastră pentru a cumpăra un produs sau pentru a oferi un serviciu?” Cereți o explicație de ce.
Clienții care răspund „da” își asumă un anumit nivel de responsabilitate pentru a onora angajamentul public.
Opinia exprimată în chestionar este o strategie excelentă pentru creșterea loialității față de companie.
Arătați cererea mare pentru produs, oferiți statistici impresionante privind creșterea vânzărilor în cifre. Acest lucru va semnala clienților că produsul dvs. este popular. Sugestie, cu ilustrații, că telefoanele companiei sună cu apeluri de la alte persoane care doresc să cumpere produsul.
Apelul de a se alătura rândurilor celor care colaborează cu compania va inspira favoare. Nu spune că sunt cei care nu s-au alăturat încă. Acest tip de mențiune nu funcționează.
Participați la evenimente caritabile, faceți donații și spuneți consumatorilor că, făcând afaceri cu dvs., fac și activități de caritate. Ajutorul sincer și dezinteresat construiește încredere și respect. Acest lucru va crește probabilitatea de cooperare și va oferi sprijin consumatorilor.
Atribuiți eșecurile companiei unor cauze interne. Arătați că atunci când faceți o greșeală, o recunoașteți și corectați greșeala angajatului acționând conform planului. Faceți clar că aveți situația sub control.
Posibilitățile complexului interactiv
Complex interactiv „TouchInform: Navigator” bazat pe un chioșc de informații tactile și software special.
Soluție gata „TouchInform: Navigator” este un complex care combină soluții de navigare interactivă, informare și publicitate eficientă.
Faceți-vă cumpărăturile, biroul sau centrul expozițional convenabil pentru vizitatori!
Oferim o soluție gata făcută „TouchInform: Navigator”. Include un chioșc tactil și software special. Acest lucru vă permite să construiți o navigare competentă în centrul de afaceri, informații și publicitate.
Navigarea automată modernă într-un centru de afaceri este un punct important de reputație. Companiile de chiriași sunt interesate să se asigure că angajații și vizitatorii pot naviga cu ușurință pe orice etaj al sediului. De asemenea, puteți integra instrumente de marketing în funcționalitatea chioșcurilor tactile. Prin urmare, este necesar să selectați în mod responsabil echipamentul care va saluta și îndruma oaspeții.
Oferim chioșcuri tactile cu software care vă permit să:
Un sistem de navigație competent într-un centru de afaceri oferă proprietarului său avantaje precum:
Alege un model de chioșc de navigație care se potrivește centrului tău de afaceri sau consultă un specialist în această problemă!
Introducerea tehnologiilor interactive asigură o navigare simplă și convenabilă prin centrul comercial: folosind panoul de navigare, vizitatorii pot găsi cu ușurință magazinul, cafeneaua, cinematograful dorit și, de asemenea, pot primi informații cuprinzătoare despre orele de deschidere, sortiment, orele spectacolului și așa mai departe .
Indexul vizual interactiv „TouchInform: Navigator” este soluția optimă pentru centre comerciale și de divertisment, mall-uri, galerii comerciale specializate și alte tipuri de complexe.
O soluție gata făcută bazată pe un modul de informații despre senzor are un avantaj important - funcționalitate largă. Folosind bara de navigare puteți:
Vizitatorii centrului comercial pot naviga rapid pe hartă, pot vedea o listă de magazine pe categorii, pot găsi un produs folosind un link și pot construi un traseu convenabil.
Serviciile noastre includ:
De asemenea, vă putem oferi un instrument convenabil pentru a completa singur structura chioșcului de informații. Deci, tu însuți, fără intermediari, vei dezvolta soluția optimă pentru afacerea ta și vei stăpâni rapid principiul de funcționare al sistemului.
Chioșcul tactil este o alternativă modernă la biroul de informații. Sistem automat:
Clienții apreciază cooperarea cu noi datorită ușurinței de a comanda și a produselor de înaltă calitate:
Este convenabil să ne contactați la orice număr de telefon din secțiunea „Contacte”. De asemenea, puteți comanda un apel înapoi pe site, iar noi vă vom contacta prompt!
Pentru mai multe informații despre soluția gata făcută „TouchInform: Navigator”, vezi scurta prezentare:
4 avantaje importante ale software-ului TouchInform
UȘOR ȘI CLAR crearea și popularea unui sistem informațional de referință o poți face singur, fără a implica programatori |
FRUMOS puteți dezvolta singur designul sistemului, folosind culorile corporative ale organizației dvs |
|||
RAPID |
Navigația vizuală de la AERODESIGN este un sistem bine gândit de elemente pentru orientarea pe un obiect. Navigarea este necesară în clădiri și birouri; este necesară pentru un centru comercial și un centru de afaceri. Executăm toate etapele de echipare, un complex complet.
Dezvoltarea este prima etapă în dotarea unui obiect cu un sistem de orientare. Proiectarea navigației începe cu o analiză atentă. Se analizează structura obiectului, se determină principalele puncte de acces țintă, posibile rute către acestea, repere vizuale, restricții și mulți alți factori. Se desfășoară un set de diverse activități pregătitoare. Ca urmare, se formează un proiect și specificații tehnice.
Odată ce navigarea vizuală pentru un obiect a fost dezvoltată, acesta trebuie să fie produs. Facilitățile de producție ale companiei noastre ne permit să producem elemente de navigație în conformitate cu parametrii dezvoltați în intervalul de timp cerut de clienții noștri.
Serviciul de asistență este necesar pentru suport operațional și efectuarea de modificări dacă este necesar. Un obiect modern este un organism viu, în continuă schimbare. Angajații se pot schimba, departamentele pot fi redenumite și mutate, iar centrul de afaceri poate schimba chiriașii. Sistemul de navigație vizuală trebuie să se schimbe rapid pentru a reflecta schimbările care au avut loc la fața locului. „AERO DESIGN” oferă servicii de suport pentru toate facilitățile pe care le dotăm. Baza noastră de date stochează toți parametrii necesari ai produselor furnizate pentru fiecare proiect. Producem rapid elemente de schimb si putem inlocui orice componente ale produselor livrate la santier, indiferent de cat de mult a fost instalat echipamentul.
AERODYSIGN realizează proiectarea informațională cuprinzătoare a unei clădiri ⁄ complex de birouri ⁄ hotel ⁄ birou folosind navigarea vizuală într-un singur stil! Experiența pe care am acumulat-o ne permite să dezvoltăm și să fabricăm rapid un sistem de navigație vizuală pentru obiecte de orice complexitate. Folosim diverse solutii de design si tehnologia pentru echipamente.
De exemplu, sistemul de profile modulare din aluminiu pe care îl folosim se încadrează bine în aproape orice interior și formează un ansamblu grafic complet, incluzând:
Culorile standard ale profilelor de aluminiu care stau la baza acestui sistem de navigatie sunt auriu mat si argintiu mat. Pentru inserții și inscripții de navigație înlocuibile, o gamă de peste 48 de opțiuni de culoare, precum și imitație de lemn și piatră.
Complexul de lucrări de dotare a instalației cu un sistem de navigație vizuală se desfășoară secvenţial în mai multe etape:
I. Proiectarea unui sistem de navigație vizuală: analiza obiectului și pregătirea specificațiilor tehnice pentru proiectare, inclusiv:
II. Producție (conform specificațiilor tehnice generate):
III. Instalarea produselor.
Pe lângă sistemul de navigație vizuală, puteți comanda de la noi PLANURI DE EVACUARE și INDICAȚII TEHNICE pentru dotarea instalației conform GOST.
Dacă instalația dumneavoastră necesită echipamente cu navigație vizuală, vă rugăm să ne contactați, să trimiteți cererea dumneavoastră pe e-mail și să veniți să ne întâlniți la biroul nostru. Vom fi bucuroși să vă ajutăm la rezolvarea problemei dvs.!