Unul dintre cele mai importante avantaje SharePoint Office 365 - integrarea lui cu Microsoft Office 2013, în special de când Excel 2013.

Să analizăm situația: trebuie să faceți o prezentare și să prezentați informații statistice pe o bibliotecă de documente, de preferință vizual - sub formă de diagrame etc.
În biblioteca de documente SharePoint Office 365 nu există astfel de capabilități încorporate, dar există o opțiune pentru a încărca date Excela (pentru analiza ulterioară a elementelor bibliotecii SharePoint ). În acest caz, lucrăm cu programul instalat pe computerul local.

În fila „BIBLIOTECĂ” a bibliotecii de documente există un buton nu foarte vizibil (marcat cu roșu în figură) - „Export în Excela".

Să folosim acest buton și să remarcăm, ca opțiune, capacitatea de a lucra cu date în mediul local folosind mijloace familiare Excela (de exemplu, sortarea și filtrarea în figura de mai jos):

Acum să trecem la construirea diagramelor în Excela folosind butonul „Diagrame recomandate” din panglica programului. Excela Grupează automat datele în coloane evidențiate și oferă opțiuni de diagramă. În exemplu, aceasta este o histogramă grupată după codul text de specialitate (metadate) și o diagramă cu bare grupată după autori și numărul de fișiere de document (în figura de mai jos):

Selectați diagrama dorită (în exemplul după autor - „Creat de”) și salvați fișierul pe computerul local.

Să analizăm situația. Să presupunem că am pregătit o diagramă, iar puțin mai târziu la bibliotecă SharePoint Office Alți 365 de participanți la sistem au adăugat fișiere noi. În acest caz, înainte de publicarea finală a datelor, trebuie să redeschideți fișierul salvat anterior și în fila „DATE” faceți clic pe butonul „Actualizați toate”:

Vă rugăm să rețineți că datele au fost actualizate (evidențiate cu roșu în figuri) și diagrama s-a schimbat automat:

Rezum rezultatele intermediare ale celor 5 părți ale articolului. Și așa, l-am analizat cu exemple specifice:

1. 1.Principii de bază ale organizării fișierelor într-o bibliotecă de documente SharePoint Office 365 folosind metadatele „Metadate in Office 365. Partea 1”.

2. 2.Cum se organizează o căutare rapidă a informațiilor pe site-uri web SharePoint Office 365 folosind metadate? „Metadate în Office 365. Partea 2”.

3. 3. Rezolvarea problemelor atunci când lucrați cu cantități mari de informații într-o bibliotecă de documente SharePoint Office 365. „Metadate către Office 365. Partea 3. Sortare și filtrare” .

4.Căutați rapid informații în bibliotecă
SharePoint
Birou
365 atunci când colaborează la mai mulți autori. „Metadate în Office 365. Partea 4. Vizualizări diferite pentru un set de date” .

5. 5.Încărcarea datelor bibliotecii de documente
SharePoint
în Excel pentru analiză. „Metadate în Office 365. Partea 5. Încărcarea în
Excel pentru analiză »/Acest articol

Astăzi vom vorbi despre ce proprietăți are un document și despre cum le puteți vizualiza și edita în Excel 2010 și 2013. După ce citiți acest articol, veți afla, de asemenea, cum să protejați un document de orice modificări și cum să eliminați datele personale dintr-un document. Foaie Excel.

Îți amintești cum te-ai simțit când ai început să folosești Excel 2010 sau 2013? Personal, uneori mă enervez foarte tare când nu găsesc un instrument sau o opțiune de care am nevoie acolo unde sunt obișnuit să o văd în versiunile anterioare de Excel. Același lucru este valabil și pentru proprietățile documentului în Excel 2010 / 2013. În aceste versiuni, acestea sunt ascunse destul de profund, dar chiar și așa, vom ajunge rapid la ele.

În acest articol, veți găsi instrucțiuni detaliate despre cum să vizualizați și să modificați proprietățile documentului, cum să protejați documentul de orice modificări și cum să eliminați datele personale dintr-o foaie Excel. Să mergem!

Ce proprietăți are un document?

Înainte de a începe să învățăm cum să vizualizați, să modificați și să ștergeți proprietățile documentului (metadate) în Excel 2010 și 2013, să ne dăm seama ce proprietăți au în general documentele MS Office.

Tip 1. Proprietăți standard– comun tuturor aplicațiilor Office. Aceasta include informații de bază despre document - titlu, subiect, autor, notă și așa mai departe. Puteți seta manual propriile valori de text pentru aceste proprietăți pentru a facilita găsirea documentului dorit pe computer.

Tip 2. Proprietăți actualizate automat sunt date despre un fișier document care este gestionat și modificat de sistem. De exemplu, dimensiunea fișierului și timpul în care a fost creat sau modificat. Unele proprietăți sunt unice pentru documentele dintr-o anumită aplicație, cum ar fi numărul de pagini, cuvinte, caractere sau versiunea aplicației. Astfel de proprietăți sunt actualizate automat pe măsură ce editați.

Tip 3. Proprietăți personalizate sunt proprietăți specificate de utilizator. Puteți adăuga proprietăți suplimentare unui document Office.

Tip 4. Proprietățile organizației sunt proprietăți definite de organizația dvs.

Tip 5. Proprietăți bibliotecă de documente se referă la documente care se află într-o bibliotecă de documente pe un site sau într-un folder partajat. Persoana care creează biblioteca poate seta unele proprietăți pentru documentele bibliotecii și poate stabili reguli pentru valorile acestora. Când adăugați un document la o astfel de bibliotecă, va trebui să introduceți valori pentru toate proprietățile necesare sau să corectați proprietățile existente în conformitate cu regulile stabilite.

Vizualizarea proprietăților documentului

Pentru cei care nu știu unde să găsească informații despre un document în Excel 2010 sau 2013, oferim trei opțiuni:

Metoda 1: Afișați „Zona de informații despre document”

Această metodă vă permite să vizualizați informațiile documentului direct pe foaia de lucru.

După aceasta, Excel revine automat la modul de editare a foii de lucru, iar între panglica de meniu și zona de lucru a foii de lucru, vedem „Zona de informații despre document”, așa cum se arată în imaginea de mai jos.

După cum puteți vedea, panoul de informații despre document afișează un set limitat de proprietăți. Dacă doriți să aflați mai multe despre documentul dvs., treceți la a doua metodă.

Metoda 2: Deschideți caseta de dialog Proprietăți

Dacă panoul de informații despre document nu oferă informațiile de care aveți nevoie, încercați să accesați proprietățile avansate. Prima modalitate de a vizualiza proprietăți suplimentare este să utilizați aceeași „Zona de informații despre document”.

Aici sunt colectate informații despre document, care se află pe file: General(General), Statistici(Statistici) și Compus(Cuprins). Puteți edita informațiile de bază din filă Document(Rezumat) sau setați proprietăți suplimentare pentru documentul din filă Alţii(Personalizat). Vrei să știi cum se face? Răbdare! Vom vorbi despre asta mai detaliat mai târziu.

Există o altă modalitate de a afișa caseta de dialog Proprietăți(Proprietăți):

Aceeași casetă de dialog va apărea pe ecran.

Metoda 3. Utilizați Windows Explorer

O altă modalitate ușoară de a afișa metadate este să utilizați Windows Explorer fără a deschide deloc foaia de lucru Excel.

Acum cunoașteți 3 moduri diferite de a vizualiza proprietățile documentului pe computer, astfel încât să puteți găsi cu ușurință toate informațiile importante.

Modificarea proprietăților documentului

Mai devreme, am promis că voi vorbi despre cum să schimbați proprietățile documentului. Deci, prin vizualizarea proprietăților folosind și descrise mai sus, puteți adăuga rapid informațiile necesare sau edita datele existente. Acest lucru este posibil, dar nu și în Windows 8.

Cel mai rapid mod de a adăuga un autor

Schimbarea numelui implicit al autorului

În mod implicit, numele de utilizator Windows este folosit ca nume de autor pentru un document Excel, dar această semnătură poate să nu fie întotdeauna adecvată. În Excel, puteți schimba numele implicit al autorului, astfel încât numai numele de care aveți nevoie să apară peste tot în viitor.

Configurarea proprietăților personalizate

Comentariu: Format de date în câmp Sens(Valoare) trebuie să se potrivească cu ceea ce este selectat în lista verticală Tip(Tip). De exemplu, dacă este selectat tipul de date Număr(Număr), apoi în câmp Sens(Valoare) Trebuie introdus un număr. Valorile care nu se potrivesc cu tipul de date selectat vor fi salvate ca text.

Dacă faceți clic pe proprietatea pe care tocmai ați adăugat-o și apoi faceți clic Şterge > Bine(Șterge > OK), această proprietate va dispărea.

Modificarea altor proprietăți ale documentului

Pentru a modifica alte metadate (altele decât numele autorului, titlul, etichetele și categoriile), utilizați fie „ ” sau (Proprietăți).

• Dacă „Zona de informații despre document” este deschisă, atunci pur și simplu plasați cursorul în câmpul proprietății dorite și introduceți datele necesare.
• Dacă caseta de dialog este deschisă Proprietăți(Proprietăți), apoi accesați fila Document(Rezumat) și adăugați sau modificați datele existente în câmpuri, apoi faceți clic Bine.

Reveniți la editarea foii Excel și toate modificările efectuate vor fi salvate automat.

Eliminarea proprietăților documentului

Dacă doriți să vă acoperiți urmele și să vă asigurați că nimeni nu vă poate găsi numele sau numele organizației în proprietățile documentului, utilizați una dintre următoarele metode care vă permit să ascundeți orice proprietate sau date personale pentru accesul public.

Conectam „Inspectorul de documente” la lucru

Document Inspector este folosit pentru a căuta proprietăți ascunse și date personale. În plus, poate fi folosit pentru a elimina proprietăți din carte care nu ar trebui să fie vizibile pentru alți utilizatori.

Eliminarea metadatelor din mai multe documente

Folosind Windows Explorer, puteți elimina proprietățile din mai multe documente simultan.

Comentariu:În acest fel, puteți elimina orice proprietate a documentului dintr-unul sau mai multe fișiere, chiar dacă aveți Windows 8 instalat pe computer.

Protejarea proprietăților documentului

Protejarea proprietăților documentului și a informațiilor personale este utilă dacă nu doriți ca alți utilizatori să modifice metadatele sau orice altceva din documentul dvs.

Dacă trebuie să acordați dreptul de a edita un document numai unor utilizatori, puteți seta o parolă și o puteți partaja unui cerc de persoane de încredere.

Acum documentul dvs. este protejat împotriva editării neautorizate. Dar fii atent! Oricine cunoaște parola o poate elimina cu ușurință din câmp Parola de schimbat(Parola de modificat) și oferiți altor cititori ai documentului posibilitatea de a schimba informațiile din foaia de lucru.

Wow! Articolul s-a dovedit a fi destul de lung! Scopul meu a fost să acopăr toate aspectele remarcabile ale vizualizării, modificării și ștergerii proprietăților documentului. Sper că veți găsi răspunsurile corecte la întrebările dvs. legate de metadate.

Foarte puțini utilizatori știu că pentru fiecare fișier stocat pe un computer, există un set de metadate care conțin informații despre sursa acestuia, autor și alte detalii importante, în funcție de tipul fișierului. În acest articol, voi discuta despre metadate, voi spune despre ce sunt acestea și pentru ce sunt folosite. Apoi voi vorbi despre cum să adăugați și să eliminați metadate. Tot ceea ce este descris se aplică oricărei versiuni de Windows.

Ce sunt metadatele?

Metadatele sunt informații care sunt stocate în aproape orice tip de fișier. Acesta poate include numele dvs., numele unei companii sau al unei organizații, numele computerului dvs., numele unui server din rețeaua dvs. sau unitatea pe care este salvat fișierul; comentarii personale, numele autorilor anteriori, momentul creării și ora ultimei modificări, numărul versiunii sau al revizuirii.

În funcție de situație, aceste date pot fi utile și invers. De exemplu, dacă trebuie să urmăriți diferiții autori ai unui fișier, metadatele vă pot ajuta în acest sens. Metadatele pot fi utile și atunci când căutați fișiere în Windows. De exemplu, dacă colecția dvs. de fotografii conține metadate, acest lucru este foarte util atunci când trebuie să găsiți o fotografie pe care ați făcut-o într-o anumită zi și oră.

Pe de altă parte, dacă lucrați în domeniul juridic sau pur și simplu doriți să păstrați confidențialitatea, atunci când transferați fișiere către altcineva, eliminați cât mai multe informații din acestea, deoarece metadatele vor urma aceste fișiere peste tot.

Cum să adăugați și să editați metadate

Majoritatea fișierelor au propriul set de metadate, dar de foarte multe ori nu pot fi modificate fără software special de la dezvoltatori terți. Deși metadatele fișierelor office (Word, Excel, PowerPoint) sunt destul de ușor de editat. În primul rând, pentru a accesa și vizualiza metadatele unuia dintre aceste fișiere, deschideți meniul contextual clic dreaptași selectați „Proprietăți”.

Aceasta va deschide o fereastră cu proprietățile fișierului. În această fereastră, deschideți fila „Detalii”. Aceasta va prezenta o listă de câmpuri cu informații despre fișier, inclusiv autorul acestuia, când a fost creat sau modificat, sau chiar câte cuvinte și caractere conține.

Unele dintre aceste câmpuri pot fi editate. Pentru a face acest lucru, trebuie pur și simplu să plasați cursorul mouse-ului în câmpul pe care doriți să îl modificați și să introduceți ceea ce aveți nevoie. Dacă doriți ca aceste câmpuri să rămână goale, pur și simplu ștergeți tot ce este scris în ele.