Poate una dintre cele mai provocatoare probleme cu Excel este numărul aproape uluitor de formate de fișiere cu care poate funcționa. Odată cu apariția Excel 2007, lucrurile au devenit și mai confuze, deoarece această versiune a introdus mai multe formate noi. Acest articol descrie noile formate de fișiere pe care Excel le folosește începând cu Excel 2007.

Recunoașterea noilor formate de fișiere Excel

Noile formate de fișiere Excel:

• XLSX- un fișier de carte care nu conține macrocomenzi;
• XLSM- un fișier de carte care conține macrocomenzi;
• XLTX- un fișier șablon de carte care nu conține macrocomenzi;
• XLTM- fișier șablon de carte care conține macrocomenzi;
• XLSA- fișier de completare;
• XLSB- un fișier binar similar cu vechiul format XLS, dar capabil să conțină funcții noi;
• XLSK- fișier de rezervă.

Cu excepţia XLSB, acestea sunt toate formate de fișiere deschise XML, ceea ce înseamnă că alte aplicații vor putea citi și scrie în aceste tipuri de fișiere.

fișiere XML- acestea sunt comprimate prin arhivă ZIP fișiere text. Dacă redenumiți unul dintre aceste fișiere astfel încât să aibă extensia ZIP, puteți analiza conținutul acestuia folosind orice utilitar de fișiere ZIP- inclusiv suport Windows încorporat pentru aceste fișiere.

Pachet de compatibilitate Office

De obicei, utilizatorii care lucrează cu o versiune anterioară de Excel nu vor putea deschide registre de lucru care au fost salvate în formate de fișiere Excel mai noi. Dar, din fericire, Microsoft a lansat un pachet de compatibilitate gratuit pentru Office 2003 și Office XP (Pachet de compatibilitate).

Utilizatorii Office 2003 sau Office XP care instalează Pachetul de compatibilitate vor putea deschide fișiere create în Office 2007 și Office 2010, precum și să salveze fișiere în formate noi. Pachetul oferă compatibilitate pentru următoarele programe Office: Excel, Word și PowerPoint. Pentru a descărca pachetul de compatibilitate de mai sus, căutați online Microsoft Office Compatibility Pack.

Salvați un fișier pentru a fi utilizat într-o versiune mai veche de Excel

• Registrul de lucru Excel 97-2003 (*.xls)- daca fisierul va fi folosit de cei care au instalat Excel 97, Excel 2000, Excel 2002 sau Excel 2003.
• Cartea Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls)- daca fisierul va fi folosit de cei care au instalat Excel 5 sau Excel 95.

Când salvați un fișier într-unul dintre aceste formate, Excel afișează o casetă de dialog de verificare a compatibilității. Acesta va conține o listă cu toate problemele posibile de compatibilitate.

Dacă registrul de lucru va fi folosit numai de cei care au Pachetul de compatibilitate instalat, nu trebuie să îl salvați folosind formate de fișiere vechi. Cu toate acestea, este o idee bună să efectuați o verificare de compatibilitate pentru a vă asigura că nu utilizați funcții care nu sunt acceptate în versiunile anterioare de Excel. Pentru a verifica eventualele probleme de compatibilitate în registrul de lucru activ, selectați Detalii fișier Depanare Verificare compatibilitate.

Dacă doriți să utilizați unul dintre formatele de fișier mai vechi ca format implicit, selectați Opțiuni pentru fișiereși mergi la secțiune Economisire. Specificați formatul implicit de fișier în lista derulantă Salvați fișierele în următorul format.

Extensiile Excel vin în multe forme diferite. O extensie este pentru crearea registrelor de lucru cu date, cealaltă este pentru crearea registrelor de lucru cu macrocomenzi. Dar fiecare extensie este executată numai în mediul programului. O extensie concepută să ruleze într-un alt program decât Excel nu a fost încă inventată. Fișierul Excel în sine, care are sau xlsx, în funcție de versiunea programului, este destinat numai utilizării într-o anumită versiune. Dacă un document Excel a fost creat într-o versiune mai veche a anului 2003, atunci acesta poate fi citit cu ușurință în versiunile mai vechi ale aplicației.

În mai multe versiuni anterioare, a existat o singură extensie de utilitate Excel și se numea BIFF. Mai exact, nu era nici măcar o extensie, ci propriul său format de fișier binar. Acest lucru nu a fost foarte convenabil, deoarece Excel nu a putut citi unele dintre datele necesare atunci când lucrați cu acest instrument. Prin urmare, în versiunile din 2007 de Excel, s-a decis introducerea unor elemente suplimentare care au ușurat mult viața unui utilizator modern care lucrează cu aplicația Excel.

Formate de fișiere de bază

Un document care este executat în Excel trebuie să aibă o codificare unică, care este necesară pentru ca utilitarul să-l recunoască și să îl deschidă. Există cazuri când un document nu avea extensia adecvată și era necunoscut de sistem. Dacă se întâmplă acest lucru, atunci trebuie doar să selectați acest instrument ca program implicit pentru a deschide documentul. Apoi documentul se poate deschide rapid și fără erori. De asemenea, trebuie remarcat faptul că documentul nu se va deschide în program dacă nu a fost creat inițial pentru acesta.

Ce formate de fișiere sunt prezente în acest program?

1. *. Acest format este prezentat de dezvoltatori ca un registru de lucru standard în noile versiuni ale produsului. Cu toate acestea, acest element este mai mult o arhivă cu un catalog de documente XML care sunt executate în Excel. Acest tip de carte este un înlocuitor pentru formatul .xls anterior, dar suportul macro este dezactivat din cauza unor motive de securitate.
2. *.xlsm. Acest format nu este altceva decât același registru de lucru, care include deja suport pentru macrocomenzi.
3. *.xlsb. Formatul arată ca același registru de lucru folosind macrocomenzi. Cu toate acestea, toate informațiile din acesta sunt salvate într-un format binar, care deschide fișierul mult mai rapid decât XML standard. Adesea, acest format este folosit pentru a deschide un fișier care conține un număr mare de rânduri și coloane diferite.
4. *.xltm. Aceasta nu mai este o carte, ci un șablon cu drepturi depline în funcție de care este construită orice carte din acest program, permițându-vă să deschideți un anumit fișier. Macro-urile sunt, de asemenea, acceptate aici. Acest fișier a venit ca un înlocuitor pentru vechiul format .xlt.
5. *.xlam. Acest fișier este un set complet de setări care sunt concepute pentru a adăuga funcții suplimentare la toate instrumentele prezentate în program. În special, fără el nu ar exista diverse caracteristici interesante și utile care sunt prezente în utilitate astăzi.

De asemenea, trebuie spus că dimensiunea fișierelor de mai sus este atât de mică încât nu încetinesc deloc funcționarea sistemului în ansamblu și a instrumentului în cauză în special. Acest factor a determinat o etapă complet nouă în dezvoltarea utilității.

Formate de celule în Excel

Formatul acestui program afectează direct modul în care va arăta rezultatul final. De exemplu, este posibil să schimbați complet fontul într-o carte, în special dimensiunile, culorile și alți parametri. După cum știți, întreaga zonă de lucru dintr-un program include un anumit număr de celule, a căror modificare a formatului duce la o modificare a aspectului documentului rezultat. Este posibil să personalizați cu atenție formatul celulei sau intervalul acestora. Acest lucru se poate face în mai multe moduri de lucru.

Prima cale

Această opțiune este cea mai simplă și nu necesită prea multă abilitate. Tot ce are nevoie utilizatorul este, în timp ce este în
celula dorită, apelați un meniu contextual special folosind butonul din dreapta al mouse-ului și acolo introduceți elementul „Format celulă” și configurați parametrii necesari, inclusiv chenarele, umplerile, formatele de afișare și tipul de aliniere.

A doua cale

A doua opțiune implică căutarea unei funcții în panoul numit „Acasă”. În special, trebuie să găsiți acest panou, să mergeți la el și să selectați secțiunea numită „Fonturi”.

Aici puteți personaliza toți parametrii pentru afișarea anumitor simboluri, cum ar fi dimensiunile, culorile și tipurile acestora. În plus, aici puteți găsi același element „Format Cells” și puteți utiliza funcții pentru a evidenția o celulă cu culoare, precum și pentru a afișa limitele intervalului selectat folosind orice culori disponibile.

Setări pentru formatul celulei

Toate aceste caracteristici sunt afișate în fila Aliniere. Aici este deja posibil să plasați caractere într-o celulă în raport cu niște parametri și limite necesare. De exemplu, puteți plasa etichete în dreapta, stânga sau centrul celulei. Ei bine, desigur, este foarte posibil să plasați inscripția pe verticală, adică de sus în jos, sau de jos în sus, sau orizontal. În plus, în acest moment puteți schimba cu adevărat distribuția mai multor cuvinte într-o singură celulă, pentru care ar trebui să activați caseta de selectare „Încheiere după cuvinte”.

În setarea „Format celulă” există o filă mare „Număr”. Vă permite să setați absolut orice format de număr necesar. De exemplu, puteți plasa o inscripție similară sub forma unui număr, informații text, fracție, monedă, procent și așa mai departe. Aici puteți seta numărul de cifre după virgulă zecimală, precum și puteți împărți numărul în cifre.

În panoul Acasă există o secțiune numită „Stiluri”. Aceasta implică utilizarea stilurilor gata făcute la formatarea celulelor. Pentru a vă asigura că, în funcție de condițiile stabilite, celulele sunt revopsite într-o anumită culoare, este intenționată funcția „Formatare condiționată”.

Și, în sfârșit, secțiunea „Editare” vă permite să căutați elemente în întreaga carte și să vă mutați rapid la celula dorită. Această funcție de secțiune este situată sub numele „Căutare”.

Microsoft Excel este aplicația lider pe piața soluțiilor de foi de calcul și este utilizată pe scară largă atât de clienții corporativi, cât și de utilizatorii casnici. Această recunoaștere este destul de justificată, deoarece această soluție este ușor de utilizat, funcționează stabil și are o funcționalitate foarte largă. Cu toate acestea, indiferent cât de bun este un anumit produs software, puteți găsi întotdeauna funcții care ar fi bine să fie îmbunătățite. Același lucru este valabil și pentru programul Excel, pentru a extinde funcționalitatea căruia au fost dezvoltate astăzi multe programe de completare. Scopul lor principal este de a adăuga noi capabilități și de a automatiza operațiunile de rutină. Vom lua în considerare cele mai interesante soluții de acest gen.

Managementul datelor

Lucrul cu celule, coloane și rânduri

Când lucrați cu tabele, pentru a obține rezultatul dorit, trebuie să efectuați un număr mare de acțiuni diferite: schimbați formatele în celule, mutați coloanele și rândurile, sortați datele etc. Toate acestea necesită ceva timp, așa că este extrem de important să aveți funcționalități pentru a efectua rapid (adică cu un singur clic, și nu prin selecția secvențială a anumitor meniuri) pentru a efectua astfel de operațiuni. Funcționalitatea necesară pentru aceasta în Excel poate fi dezvoltată manual prin intermediul macrocomenzilor. De exemplu, dacă trebuie să setați în mod regulat un format de număr în celule cu o zecimală, atunci este mai logic să creați o macrocomandă pentru această operațiune, să o atribuiți unui buton și să îl plasați pe acesta din urmă pe bara de instrumente. Rețineți că unele dintre acest tip de operațiuni de rutină în Excel au propriile butoane, dar pur și simplu nu sunt plasate pe bara de instrumente. Prin urmare, înainte de a vă juca macrocomenzi, ar trebui să deschideți fereastra Setări(echipă Serviciu-> Setări), activați fila Echipeși, deplasându-vă printre categoriile din partea stângă a ferestrei, priviți cu atenție butoanele din partea dreaptă. Când găsiți un buton care vă interesează, trageți-l în bara de instrumente. Puteți merge în altă direcție - extindeți funcționalitatea Excel instalând suplimente adecvate, cum ar fi ASAP Utilities, PLEX sau Cells Assistant pentru Excel. Acest lucru va accelera semnificativ execuția unui număr de operațiuni.

După instalarea pluginului ASAP Utilities (http://www.asaputilities.com/download/ASAPUtilities_setup_4-2-5.exe; 3,36 MB; 49 USD), în Excel apare un meniu suplimentar ASAP Utilities (Fig. 1), care are un trusa de instrumente pentru a efectua o mare varietate de acțiuni. Deci, folosind acest plugin, puteți numerota rapid celulele și puteți introduce text specific în celulele selectate (înainte sau după valorile introduse). Este la fel de ușor să amestecați aleatoriu valorile celulelor și să îmbinați celulele, păstrându-le în același timp conținutul. Sau selectați celule în conformitate cu o anumită condiție - de exemplu, numai protejate sau neprotejate, goale sau nevide, sau acelea în care valorile sunt în anumite intervale sau au formule asociate cu alte fișiere sau foi etc. Și, de asemenea, copiați setările unei foi separate (dimensiunile marginilor, anteturile și subsolurile, orientarea paginii etc.) pe orice altă foaie. ASAP Utilities vă va ajuta să eliminați rapid toate legăturile, obiectele (imagini, butoane), spațiile și chenarele inutile, precum și celulele umplute cu o anumită culoare sau care conțin text de o anumită culoare dintr-un tabel. Cu ajutorul acestuia, puteți filtra celulele dintr-un anumit interval dintr-un grup de celule selectate și puteți sorta celulele ținând cont nu numai de valori, ci și de o serie de alte criterii (inclusiv culoarea de umplere a celulei, culoarea, caracterul și dimensiunea fontului). , etc.). ASAP Utilities implementează utilizarea formulelor foarte convenabil - acestea sunt atribuite întregului interval selectat simultan (Fig. 2), în timp ce programul își amintește ultima sută de formule utilizate, astfel încât, dacă sunt utilizate din nou, nu mai trebuie să introduceți valoarea dorită. formula - o puteți selecta pur și simplu din listă.

Orez. 1. Meniul ASAP Utilities

Orez. 2. Atribuirea unei formule unui interval selectat în ASAP Utilities

Fișierul Excel poate fi salvat într-un alt format. Pentru a face acest lucru, pe fila Fişier selectați elementul Salvați ca. Formate de fișiere disponibile în caseta de dialog Salvarea unui document, depind de tipul de foaie activă (foaie obișnuită, foaie de diagramă sau alt tip de foaie).

Nota: Dacă salvați un fișier într-un format diferit, este posibil să pierdeți o parte din formatare, date și funcționalitate.

Pentru a deschide un fișier creat într-un format diferit (o versiune anterioară de Excel sau alt program), faceți clic pe Fişierși selectați o echipă Deschide. Registrele de lucru Excel 97-2003 se deschid automat în modul de compatibilitate. Pentru a obține toate noile funcții în Excel 2010, salvați acest registru de lucru în format Excel 2010. Cu toate acestea, puteți continua să lucrați în modul de compatibilitate, menținând formatul de fișier original pentru compatibilitate cu versiunea precedentă.

Formate de fișiere Excel

Formate de fișiere text

Nota: Când salvați o carte în orice format de text, toate elementele de formatare se pierd.

Alte formate de fișiere

Formate de fișiere care utilizează clipboard-ul

Din clipboardul Microsoft Office la Microsoft Excel folosind comenzi Introduce sau Inserție specială(fila Acasă, grup Clipboard, butonul Introduce) puteți introduce date în următoarele formate.

Formatele de fișiere nu sunt acceptate în Excel

Următoarele formate de fișiere nu mai sunt acceptate în Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel Starter și Excel 2007. Nu puteți deschide sau salva fișiere în aceste formate.

Formatele de fișiere nu sunt acceptate în Excel Starter

În plus, Excel Starter nu mai acceptă următoarele formate de fișiere. Nu este posibil să deschideți astfel de fișiere sau să salvați fișiere în aceste formate.

Deschiderea și vizualizarea fișierelor în formate neacceptate

Dacă Microsoft Excel nu acceptă formatul de fișier pe care intenționați să îl utilizați, puteți urma următorii pași.

Încercați să căutați pe Internet o companie care produce convertoare de fișiere pentru formate pe care Excel nu le acceptă.

Cartea poate fi salvată în diferite formate. Noul format Excel 2007 este Microsoft Office Open XML.

ÎN Excel 2007, ca și în cazul tuturor aplicațiilor componente ale Microsoft Office 2007, a fost introdus un nou format de fișier. Pentru a le crea, dezvoltatorii au folosit formatul Microsoft Office Open XML, bazat, după cum sugerează și numele, pe limbajul XML ( din engleză eXtensible Markup Language - limbaj de marcare extensibil). Acest limbaj este conceput pentru stocarea datelor structurate (în loc de fișierele de baze de date existente) și pentru schimbul de informații între programe.

Formatul implicit pentru salvarea documentelor este un container ZIP, disponibil gratuit și care respectă specificațiile Convenții de ambalare deschise. Acesta înlocuiește formatul binar de stocare a documentelor utilizat în versiunile anterioare de Office.

Astfel, problema compatibilității formatelor de date ale diferitelor aplicații Office între ele și cu alte aplicații dispare. Dacă este necesar, puteți schimba extensia *.xlsx pentru orice fișier în *.zip și puteți deschide fișierul cu WinZip sau WinRAR arhivator, folosind structura documentului original în munca dvs.

Implementarea totală a acestui format este asociată în primul rând cu transferul Microsoft Office la standarde deschise, asigurând crearea și interacțiunea mai eficientă a documentelor, schimbul accelerat de date cu alte aplicații de business corporative.

Toate extensiile de fișiere noi din Excel 2007 se bazează pe numele celor anterioare, ținând cont dacă folosesc macrocomenzi sau nu.

Formate posibile de fișiere în Excel 2007

• Registrul de lucru Excel (*.xlsx)– format standard de fișier Office Excel 2007 bazat pe XML. Nu salvează codul macro VBA sau foile de macrocomandă Microsoft Excel 4.0 (XLM).
• Caiet de lucru Excel cu suport macro (*.xlam)– Format de fișier Excel 2007 cu suport macro. Acceptă utilizarea proiectelor VBA și a foilor macro Excel 4.0 (XLM).
• Registrul de lucru Excel binar (*.xlsb)– Format de fișier binar Office Excel 2007 (BIFF12).
• Registrul de lucru Microsoft Excel 97–2003 (*.xls)– Format de fișier binar Excel 97–Excel 2003 (BIFF8).
• Date XML (*.xml)– Format de date XML.
• Șablon Excel (*.xltx)– formatul standard de fișier șablon Office Excel 2007 Nu salvează codul macro VBA, precum și foile cu macrocomandă Microsoft Excel 4.0 (XLM).
• Șablon Excel cu suport macro (*.xltxm)– Format de fișier șablon Office Excel 2007 care acceptă salvarea macrocomenzilor. Salvează codul macro VBA, precum și foile macro Microsoft Excel 4.0 (XLM).
• Șablon Excel 97–Excel 2003 (*.xlt)– Excel 97–Excel 2003 format de fișier binar pentru stocarea șabloanelor Excel.
• Fișiere text (delimitate de file) (*.txt)– pentru utilizare într-un alt sistem de operare Microsoft Windows. Salvează registrul de lucru ca fișier text delimitat de tabulatori și asigură interpretarea corectă a tabulatorilor, a întreruperilor de rând și a altor caractere. Salvează numai foaia activă.
• Text Unicode (*.txt)– salvează cartea ca text în Unicode, o codificare standard a caracterelor dezvoltată de Unicode Consortium.
• Tabel XML 2003 (*.xml)– Format de fișier de tabel XML 2003 (XMLSS).
• Cartea Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls)– Format de fișier binar Excel 5.0/95 (BIFF5).
• CSV (delimitat prin virgulă) (*.csv)– pentru utilizare într-un alt sistem de operare Windows. Salvează registrul de lucru ca fișier text separat prin virgulă și se asigură că tabulatorii, întreruperile de rând și alte caractere sunt interpretate corect. Salvează numai foaia activă.
• Text îmbogățit (delimitat de spațiu) (*.prn)– format pentru Lotus, cu delimitatori de spațiu. Salvează numai foaia activă.
• Text (Macintosh) (*.txt)– pentru utilizare pe sistemul de operare Macintosh. Salvează registrul de lucru ca fișier text delimitat de tabulatori și asigură interpretarea corectă a tabulatorilor, a întreruperilor de rând și a altor caractere. Salvează numai foaia activă.
• Text (MSDOS) (*.txt)– pentru utilizare în sistemul de operare MSDOS. Salvează registrul de lucru ca fișier text delimitat de tabulatori și asigură interpretarea corectă a tabulatorilor, a întreruperilor de rând și a altor caractere. Salvează numai foaia activă.
• CSV (Macintosh) (*.csv)– pentru utilizare pe sistemul de operare Macintosh. Salvează registrul de lucru ca fișier text separat prin virgulă și se asigură că tabulatorii, întreruperile de rând și alte caractere sunt interpretate corect. Salvează numai foaia activă.
• CSV (MSDOS) (*.csv)– pentru utilizare în sistemul de operare MSDOS. Salvează registrul de lucru ca fișier text separat prin virgulă și se asigură că tabulatorii, întreruperile de rând și alte caractere sunt interpretate corect. Salvează numai foaia activă.
• DIF (*.dif)– format de schimb de date. Salvează numai foaia activă.
• SYLK (*.slk)– Format Link simbolic. Salvează numai foaia activă.