Форма - это структурированный документ с незаполненными областями (полями формы), в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word. Затем можно обработать собранные сведения.

Например, можно создать электронную форму заявки на участие в конференции (рис. 1.74 ).

увеличить изображение Рис. 1.74. Заявка на участие в конференции

Для создания и настройки параметров форм удобно пользоваться панелью инструментов Формы. При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка Затенение полей формы . Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.

Форма состоит из постоянной части и полей.

Постоянная часть может содержать текст, таблицы, рисунки и др. объекты. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной.

Поля предназначены для заполнения пользователем. В форме можно использовать текстовые поля, поля с раскрывающими списками и флажки.

Заполнение формы возможно только после установки соответствующей защиты документа.

Создание постоянной части формы

Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами и рамками.

Документ создается и оформляется в обычном порядке. Например, для электронной формы, представленной на рис. 1.74 , можно создать таблицу, в ней соответствующим образом объединить и разбить ячейки, установить требуемую высоту строк, удалить обрамление границ. Установить параметры шрифта.

Образец документа приведен на рис. 1.75 .

увеличить изображение Рис. 1.75. Постоянная часть формы заявки на участие в конференции

Вставка полей в форму Текстовые поля

Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена.

Установите курсор в месте вставки.

Во вкладке Разработчик в группеЭлементы управления нажмите кнопкуИнструменты из предыдущих версий и выберите элементПоле (рис. 1.76 ).

увеличить изображение Рис. 1.76. Добавление поля

Поле отобразится как серый прямоугольник (рис. 1.77 ).

увеличить изображение Рис. 1.77. Поле в документе

Для настройки параметров поля нажмите кнопку Свойства во вкладкеРазработчик в группеЭлементы управления (см.рис. 1.77 ) или дважды щелкните по нему мышью. В окнеПараметры текстового поля (рис. 1.78 ) установите требуемые параметры.

Рис. 1.78. Настройка параметров текстового поля

В раскрывающемся списке Тип выберите тип данных, которые будут вводиться в поле. Текстовое поле может содержать разные типы данных. Выбор правильного типа данных, с одной стороны, облегчит последующее заполнение формы, а с другой стороны, воспрепятствует неправильному заполнению.

Тип Обычный текст предназначен для полей, в которые может вводиться различная информация: текст, числа, даты и т.д.

В поле Текст по умолчанию можно ввести текст, который первоначально будет отображен в поле формы. Например, если в поле надо указать название города и в большинстве случаев это будетМосква , то этот текст можно назначить используемым по умолчанию

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых символов от1 добез ограничений (фактически максимальное количество символов 32676).

В раскрывающемся списке Формат текста можно выбрать принудительную установку регистра вводимого текста (Прописные буквы ,Строчные буквы ,Первая прописная ,Первые прописные ).

Тип Число предназначен для полей, в которые допускается вводить только числовые данные. При заполнении формы в поле можно ввести и текст, но при переходе к следующему полю введенный текст автоматически уничтожается. Если в поле ввести число и текст, то останется только введенное число. Если ввести только текст, то вместо текста в поле будет отображен 0 (ноль) или число, установленное по умолчанию.

В поле Число по умолчанию можно ввести число, которое первоначально будет отображено в поле формы. Например, если в поле надо указать количество дней проживания и в большинстве случаев это будет5 , то это число можно назначить используемым по умолчанию

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых цифр от1 добез ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат числа можно выбрать числовой формат отображаемого числа. Например, при установке формата0 число в поле будет отображена только целая часть числа, независимо от введенного количества знаков после запятой. При формате0,00 в поле будет отображено число с двумя знаками после запятой, независимо от введенного количества цифр десятичных разрядов; при отсутствии дробной части будут отображены нули.

Тип Дата предназначен для полей, в которые допускается вводить только даты и/или время.

В поле Дата по умолчанию можно ввести дату, которая первоначально будет отображена в поле формы.

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых знаков от1 добез ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат даты можно выбрать числовой формат отображаемой даты/времени, который будет использован независимо от введенных значений (при условии правильности вводимой инфоромации). Например, если для поля установить форматdddd, d MMMM yyyy "г." , то при вводе даты в кратком формате1.12.08 она будет отображена каксуббота, 1 декабря 2008 г.

Тип Текущая дата предназначен для полей, в которых должна быть отображена текущая дата. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой даты, в том числе с отображением текущего времени.

Тип Текущее время предназначен для полей, в которых должно быть отображено текущее время. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой времени, в том числе с отображением текущей даты.

Тип Вычисление использует поле= (Формула) и предназначен для вычислений. Заполнение или изменение этого поля невозможно.

Microsoft Word является одним из популярнейших текстовых редакторов. В состав этой программы входит большое количество функционального инструментария, который не только облегчает пользование, улучшает производительность, но и позволяет внести элемент персонализации. Одним из таких инструментов является «Текстовое поле». Он позволяет не только вставить необходимый фрагмент текста, но и разместить его в нужном месте в документе. Итак, давайте рассмотрим, основы работы с этим инструментом.

Как добавить текстовое поле в Word

Для того что бы начать работу с «Текстовым полем » необходимо выполнить следующее:

Как настроить текстовые поля в Word

1. С текстовым полем, вставленным в ваш документ, вы можете сделать следующее: изменить его контур, перетащить в другое место в документе. Для этого нажмите на текстовое поле и найдите контроллеры, отвечающие за изменение размера, перемещение объекта. Выберите ручки по бокам рамки или по углам и отрегулируйте нужный размер окна или переместите его.
2. Для того, чтобы выбрать весь текст внутри поля, просто дважды щелкните в средине окна. В текстовом поле предусмотрена и стилизация текста. Для того, чтобы изменить цвет, шрифт и размер выберите текст и в окне «Формат » произведите необходимые настройки. Также здесь вы можете настроить и цвет рамки тестового поля.

Зачем использовать текстовые поля в Microsoft Word?

Для простых документов со стандартными макетами вам, скорее всего, не понадобится текстовое поле. Но, если в своей работе вы сталкиваетесь с творческими заданиями, то такой инструмент будет очень полезен. Он сможет облегчить работы с цитатами и с общим оформлением вашего документа.

Видео: Поля и элементы управления в документах Word (часть 1)

Коды полей удобны в качестве заполнителей для данных, которые могут изменяться в документе, и их можно использовать для автоматизации определенных аспектов документа. Коды полей вставляются при использовании таких функций Word, как номера страниц или оглавление, но можно вставлять коды полей вручную для других задач, таких как выполнение вычислений или заполнение содержимого документа из источника данных.

Эти действия позволяют вставить в Word любой код поля. Список кодов полей с подробными сведениями о каждом из них см. в статье Список кодов полей в Word .

Вставка поля

Примечания:

Чтобы в диалоговом окне Поле отобразились коды поля, нажмите кнопку Коды поля . Для некоторых полей коды отображаются автоматически.

Чтобы вложить одно поле в другое, сначала вставьте внешнее поле (контейнер), выполнив указанные выше действия 1-4. Затем в документе поместите курсор в коде поля в то место, где нужно вставить внутреннее поле, и выполните указанные выше действия 2-4.

Изменение поля

Примечание по безопасности: Поскольку коды полей видны всем пользователям, читающим документ, не следует размещать в них конфиденциальные сведения.

Отображение кодов полей

По умолчанию значения полей в Word не отличаются от остального содержания документа, так что при чтении пользователь не замечает, что часть содержимого документа располагается в поле. Однако поля можно отображать и с затенением, чтобы выделить их в документе.

Управление обновлением поля

По умолчанию поля в Microsoft Word обновляются автоматически при открытии документа. Таким образом, данные остаются актуальными. Однако существуют ситуации, когда использование данной функции нежелательно. Например, может потребоваться, чтобы при открытии документа в заголовке отображалась определенная дата, а не текущая.

Можно также обновить поле, дважды щелкнув его и выбрав команду Обновить поле или выбрав его и нажав клавишу F9

Чтобы вручную обновить все поля в основном тексте документа, нажмите клавиши CTRL + A, а затем клавишу F9. Поля в колонтитулах или надписях должны обновляться по отдельности. Щелкните в верхнем или нижнем колонтитуле или текстовом поле, нажмите клавиши CTRL + A, а затем клавишу F9.

Чтобы предотвратить автоматическое или непреднамеренное обновление полей, их можно заблокировать.

Блокировка и разблокировка определенного поля

Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы заблокировать поле (запретить обновление его значения), выберите поле и нажмите клавиши CTRL+F11.

Чтобы снять блокировку поля (разрешить обновление его значения), выберите его и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+F11.

Блокировка значений полей BOOKMARK, INCLUDETEXT и REF

Ключ блокировки значения (\!) запрещает обновление поля, включенного в значение поля BOOKMARK, INCLUDETEXT или REF, если значение этого поля в исходном расположении не изменилось. Без этого ключа поля, включенные в значение поля BOOKMARK, INCLUDETEXT или REF, автоматически обновляются при каждом обновлении этого поля.

Например, поле { INCLUDETEXT C:\\Продажи\Продажи_4_квартал.doc \! } вставляет содержимое документа "Продажи_4_квартал.doc", содержащего поля DATE и EMBED. При обновлении поля INCLUDETEXT ключ "\!" не позволит обновить поля DATE и EMBED во вставленном тексте, если они не были обновлены в исходном документе ("Продажи_4_квартал.doc"). Этот ключ обеспечивает полное соответствие текста, вставленного с помощью поля INCLUDETEXT, тексту исходного документа.

Чтобы обновить поля DATE и EMBED в обоих расположениях, обновите их в исходном документе ("Продажи_4_квартал.doc"), а затем обновите поле INCLUDETEXT.

Цель: Word 2010-2013. Формирование навыков создания электронных форм, работы с шаблонами и полями. Закрепление навыков по использованию процедуры слияния.

Теория. В повседневной жизни мы встречаемся с ситуацией, когда нам выдают некий бланк документа, в котором мы должны заполнить вручную определённые области. Это может быть бланк заявления, квитанции, заявки. После заполнения информация с бланков документов будет повторно вводиться в компьютер и обрабатываться по заданному алгоритму. Современные приложения позволяют обойти необходимость ручного заполнения бланков документов и повторный ввод заполненной информации.

В MS WORD есть возможность создания электронной формы. Электронная форма — это структурированный документ, содержащий заполненные графы (области, поля) с постоянной информацией и некоторые области (поля формы), в которые пользователь будет вводить переменную информацию.

Таким образом, форма состоит из постоянных областей и полей, подлежащих заполнению. В постоянных областях, при необходимости, можно разместить данные в графическом, текстовом, табличном виде. Обычно сама форма имеет вид таблицы. Форму можно создавать на основе ранее разработанного шаблона. В шаблоне можно разместить поля для ввода информации, указать их тип, выбрать элемент управления , который будет использоваться при вводе. Переменные области (поля) могут быть определены как текстовые поля, поля с раскрывающимися списками, флажки .

После создания формы: введения постоянной информации и выбора расположения и типа полей, необходимо установить защиту документа для устранения возможности изменения постоянной информации электронного документа. Только после установки защиты можно заполнять поля формы.

Задание : Создайте электронную форму заявки на участие в студенческой научной конференции согласно образцу заявки .

Образец заявки на участие в студенческой научной конференции

Для создания формы выполните следующую последовательность действий:

1. Создайте на Рабочем столе папку Эл_ФормаФамилия_студента .
2. Запустите Microsoft Word.
3. Создайте шаблон с именем Форма, разместите его в папке Э л_Форм аФамилия_студента . Для этого:

5. Создаем таблицу, состоящую из 16 строк и 5 столбцов: переходим на вкладку Вставка , щёлкаем по кнопке Таблица , выбираем Вставить таблицу и указываем соответствующее количество строк и столбцов.

6. Согласно приведённому образцу объединяем и разбиваем ячейки, устанавливаем требуемую высоту строк, удаляем обрамление границ, вводим текст (наименование полей-постоянная информация ), устанавливаем параметры шрифта (по своему усмотрению).

Обратите внимание: затенённые области — это поля формы, куда будут вводиться конкретные значения полей — переменная информация (они должны быть размещены напротив наименования полей)!

7. Для того, чтобы ячейка таблицы воспринималась, как поле формы необходимо вставить элементы управления полем. При этом, поля могут быть разных типов. В нашем примере большинство полей предназначены для ввода текста (текстовые поля). Для ввода элемента управления текстовым полем:

• устанавливаем курсор в место вставки текстового поля Фамилия ,
• переходим на вкладку Разработчик в группе Элементы управления находим кнопку Инструменты из предыдущих версий,

Внимание! Если на ленте нет вкладки Разработчик , нажимаем кнопку OFFICE (или вкладку File) , выбираем Параметры WORD , в окне Параметры Word выбираем группу Основные, устанавливаем флажок Показать вкладку «Разработчик» на ленте.

• нажимаем кнопку и выбираем элемент Поле,
• вставленное текстовое поле отобразится в виде затенённого серого прямоугольника.

8. Устанавливаем или изменяем параметры элементов управления содержимым текстового поля. Для этого:

• щёлкаем правой кнопкой мыши по полю и контекстном меню выбираем Свойства или два раза щёлкаем по полю,
• в окне Параметры текстового поля устанавливаем требуемые параметры (в раскрывающемся списке Тип выбираем тип Обычный текст ).

9. Вставляем аналогичным образом поле Имя , Отчество , Город, Факультет, группа, Тема доклада, Секция № (наименование) .

10. Щёлкаем два раза по полю Город . Появится окно Параметры текстового поля . Вводим в поле Текст по умолчанию – Хабаровск .

11. Вставляем поле со списком ВУЗ. В окне Параметры поля со списком вводим — ДВИ филиал РАНХиГС в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить , вводим Пед.университет — нажимаем кнопку Добавить , вводим ТОГУ — нажимаем кнопку Добавить , перечисляем ещё ряд вузов города Хабаровска.

12. Вставляем текстовое поле Год рождения . Свойства поля: Тип — число, Максимальная длина -4, Формат числа – 0 .

13. Вставляем текстовое поле Дата приезда (в случае иногороднего участника конференции). Открываем окно Параметры текстового поля (двойным щелчком мыши по полю) и устанавливаем Тип – Дата, Формат даты – dd.MM.yyyy. Для ввода поясняющего текста нажимаем кнопку Текст справки , открываем вкладку Клавиша F1 , щёлкаем по флажку Текст справки и вводим текст: Укажите предполагаемую дату приезда (теперь, по нажатию клавиши F1, будет появляться введённый поясняющий текст.

14. Вставляем поле Дата оформления заявки. В окне Параметры текстового поля выбираем в поле Тип – Текущая дата , в поле Формат даты – dd.MM.yyyy.

15. Вставляем поле со списком Требуется ли гостиница. В окне Параметры поля со списком в поле Элемент списка вводим Да и нажимаем кнопку Добавить , вводим Нет в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить .

16. Поля вставлены, свойства определены. Следующий шаг – устанавливаем защиту на различные части формы для предотвращения удаления или редактирования определенного элемента управления или группы элементов управления, или защиты всей форму паролем.

17. Для защиты постоянной информации от редактирования необходимо защитить электронную форму. Для этого:

• во вкладке Разработчик в группе Защитить нажимаем кнопку Защитить документ и выбираем команду

• в области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактирование выбираем параметр Ввод данных в поля форм и нажимаем кнопку Да, включить защиту

Внимание! Если кнопка Да, включить защиту будет неактивна, значит у вас включён Режим Конструктора. Нажмите на кнопку Режим Конструктора для выхода из указанного режима.

18 . Теперь документ позволяет вводить информацию в поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст.

19. В окне Включить защиту можно ввести пароль для защиты формы (в учебных целях вводить пароль не обязательно). Для ввода пароля заполните поле Новый пароль , а затем повторите его в поле Подтверждение пароля. Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму.

20. Сохраняем шаблон Форма, в котором размещена структура формы в папке Эл_ФормаФамилия_студента и закрываем шаблон Форма . Обращаем внимание на то, что значок шаблона отличен от значка документа.

21. Следующим этапом является заполнение формы. Так как шаблон предназначен для многократного использования, необходимо открыть Документ на основе созданного шаблона Форма. Двойным щелчком по шаблону открываем Документ.

22. Снимаем защиту с Документа . При включённой защите последующие действия по заполнению полей выполнить будет невозможно. Заполняем поля формы произвольным содержанием.

При заполнении переход между полями защищенной формы осуществляется с помощью клавиш перемещения курсора, клавишей Tab , щелчком мыши, клавишами PageDown и PageUp . При вводе данных в поля формы проверка правописания не производится, автотекст не работает, автозамена возможна. При заполнении поля со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение.

23. Сохраняем заполненную форму с именем Моя_Форма в папке Эл_ФормаФамилия_студента .

Это вариант индивидуального (единичного) заполнения формы, но можно а втоматизировать процесс заполнения формы для получения группы документов путём использования процедуры Слияния .

24. Для этого создаём таблицу в текстовом процессоре WORD следующего вида:

25. Заполняем таблицу информацией о 4-х участниках студенческой научной конференции из разных вузов города.

26. Сохраняем файл с именем Список_Уч_Студ_Конф в папке Эл_ФормаФамилия_студента .

27. Открываем Документ на основе шаблона Форма (двойным щелчком по шаблону).

28. Снимаем защиту с Документа.

29. Выполняем слияние файла Документ с файлом Список_Уч_Студ_Конф .

30. Вставляем поля слияния Фамилия, Имя, Отчество Год рождения, Вуз, Факультет, группа.

31. Выполняем слияние в новый документ Форма1 , который помещаем в папку Эл_ФормаФамилия_студента .

32. Заполняем в форме пустующие поля.

33. Сохраняем произведённые изменения в файле Форма1 в папке Эл_ФормаФамилия_студента .

34. Отвечаем на Ответы размещаем файле Форма1. docx .

35. Сохраняем папку Эл_ФормаФамилия_студента на Яндекс.Диск → MS Word.

36. Удаляем папку Эл_ФормаФамилия_студента с Рабочего стола.

Приглашайте друзей на мой сайт

Поддержите проект! Выберите один из вариантов платежа:

С карты, с баланса сотового, из Кошелька

Спасибо!

Чтобы создать в Word форму, которую смогут заполнять другие люди, начните с шаблона и добавьте к нему элементы управления содержимым. К таким элементам относятся, например, флажки, текстовые поля, элементы выбора даты и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.

Создание заполняемых форм начинается с шести основных шагов. Рассмотрим эти шаги по порядку.

Шаг 1. Отображение вкладки "Разработчик".

Шаг 2. Открытие шаблона или документа, на основе которого будет создана форма

Чтобы сэкономить время, за основу для формы можно взять шаблон. Если хотите начать с нуля, возьмите пустой шаблон.

Создание формы на основе шаблона

Щелкните вкладку Файл .

Щелкните Создать .

В поле Поиск шаблонов в сети введите тип формы, которую вы хотите создать, и нажмите клавишу ВВОД.

Щелкните шаблон формы, который вы хотите использовать, а затем нажмите кнопку Создать .

Использование пустого шаблона

Щелкните вкладку Файл .

Нажмите кнопку Создать .

Выберите Новый документ .

Шаг 3. Добавление содержимого в форму

На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора и вставьте нужные вам элементы управления.

Примечание: Форму с элементами управления содержимым можно распечатать, однако поля вокруг них напечатаны не будут.

Вставка элемента управления текстом, куда пользователи могут вводить текст

В элементе управления содержимым "форматированный текст" пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым "обычный текст".

Вставка элемента управления "рисунок".

Элемент управления "рисунок" часто используется в шаблонах, однако его можно добавить и в форму.

Щелкните в том месте, где вы хотите вставить элемент управления.

На вкладке Разработчик щелкните Элемент управления содержимым "рисунок" .

Чтобы задать свойства элемента управления, см. .

Вставка элемента управления "стандартный блок"

Используйте стандартные блоки, когда хотите предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста. Например, эти элементы управления полезны, когда создается шаблон договора, в котором в зависимости от конкретных требований нужно добавить разные варианты стандартного текста. Вы можете создать для каждого варианта элемент управления содержимым "форматированный текст" и поместить их все в элемент управления "стандартный блок", который будет служить контейнером.

Элементы управления "стандартный блок" также можно использовать в формах.

Чтобы задать свойства элемента управления, см. .

Вставка поля со списком или раскрывающегося списка

В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.

Вставка элемента управления "выбор даты"

Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления "выбор даты".

На вкладке Разработчик щелкните Элемент управления содержимым "выбор даты" .

Чтобы задать свойства элемента управления, см. .

Вставка флажка

Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления "флажок".

На вкладке Разработчик щелкните Элемент управления содержимым "флажок" .

Чтобы задать свойства элемента управления, см. .

Шаг 4. Установка или изменение параметров элементов управления содержимым

У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, для элемента управления "Выбор даты" вы можете выбрать различные форматы отображения даты.

Щелкните элемент управления содержимым, который вы хотите изменить.

На вкладке Разработчик щелкните Свойства и измените свойства нужным вам образом.

Шаг 5. Добавление в форму пояснительного текста

Пояснительный текст может сделать форму, которую вы создаете и распространяете, более удобной в использовании. Пояснительный текст, который показывается по умолчанию в элементе управления содержимым, можно изменить.

На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора .

Щелкните элемент управления содержимым, у которого вы хотите изменить замещающий пояснительный текст.

Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.

На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора , чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.

Примечание: Не устанавливайте флажок Содержимое нельзя редактировать , если хотите, чтобы пользователи формы заменяли пояснительный текст своим собственным.

Шаг 6. Защита формы

Если вы хотите ограничить возможности редактирования или форматирования формы пользователями, воспользуйтесь командой Ограничить редактирование .

Откройте форму, которую хотите заблокировать или защитить.

Щелкните Главная > Выделить > Выделить все или нажмите сочетание клавиш CTRL+A.

Щелкните Разработчик > Ограничить редактирование .

После выбора ограничений нажмите кнопку Да, включить защиту .

Совет: При желании вы можете проверить форму, перед тем как распространять ее. Откройте и заполните форму, а затем сохраните ее копию в нужном месте.