Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Менеджмент»

На тему: ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

Введение

Система управления

Список литературы

Введение

Современное общество живет в период, одну из характерных черт которого составляет информатизация. Под информатизацией общества понимается повсеместная реализация мер, обеспечивающих возможность своевременного получения и пользования полной и достоверной информации во всех областях знаний и видах человеческой деятельности. Предполагается, что информатизация общества повысит обоснованность и эффективность принимаемых на всех уровнях управления решений, а следовательно, и уровень развития науки и экономики и, в конечном счете, качество жизни людей.

Управление, которое трактуется кибернетикой как воздействие на систему, ведущее к достижению поставленной цели, - это процесс информационный, поскольку взаимосвязь двух основных подсистем любой системы управления (управляющей и управляемой) осуществляется при помощи информации. Поэтому в современных организациях крайне важным условием успешного управления стало информационное обеспечение.

Система управления

Определим основные понятия, имеющие отношение к рассматриваемому вопросу. Во-первых, это система управления и информационный аспект коммуникации.

Система управления - совокупность элементов различной природы, образующая единое целое и предназначенная для реализации функций управления, - восприятия определённых входов, формирования будущего состояния управляемой системы, выполнения набора действий (процессов), в результате которых вырабатываются решения (выходы), оптимизирующие деятельность управляемой системы.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Основные составляющие системы управления:

Организационно-техническая (совокупность органов управления и материально-техническое оснащение (оргтехника, технические средства коммуникации и связи), взаимосвязи между ними);

Социальная (люди, профессионально выполняющие функции управления; отношения и связи между ними);

Теоретико-методическая (совокупность законов, принципов и методов; стиль и навыки управления.

Система управления предполагает только те связи, которые характеризуют отношения управления: это отношения координации, согласования, субординации, подчинённости, распределения полномочий и ответственности, дисциплины и исполнительности.

В основе формирования системы управления лежат семь факторов:

Цель управления;

Функции управления;

Полномочия управления;

Трудоёмкость функций;

Объект управления;

Информация;

Техника.

Предметом настоящей работы являются два последних фактора: информация и техника. Взаимосвязь этих факторов обусловлена тем, что в современных условиях процесс выработки информации связан с быстрым развитием информационных технологий, компьютерной техники. Деятельность менеджера немыслима без использования организационно-технических средств сбора, обработки и анализа разнообразной информации.

Информационный аспект коммуникации

Информация выступает как средство коммуникации. Без неё невозможно было бы установление связей. Например, получение информации на основе анализа осуществляется путем использования методов сравнения, аналогии, статистики, контент-анализа, имитации, деловых игр и др. Названные способы выработки информации неосуществимы вне коммуникационного процесса. Существует два аспекта коммуникаций -- информационный и личностный. Первый характеризует процессы движения информации, второй -- взаимодействие личностей. Эти два аспекта теснейшим образом связаны друг с другом.

Информационное обеспечение менеджмента заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации, необходимой для принятия обоснованных решений.

Сегодня к известным видам ресурсов любой организации - материальным, трудовым, энергетическим, финансовым - прибавился новый, ранее не учитываемый -- информационный.

В практике управления под информацией понимается совокупность сведений о состоянии управляемой системы и внешней среды ее функционирования. Некоторые специалисты определяют управленческую информацию как совокупность новых сведений о состоянии управляемой системы и внешней среды ее функционирования. Другие специалисты считают управленческую информацию совокупностью новых сведений о состоянии управляемой системы, сведений, снижающих уровень неопределенности в отношении будущего, и т.п.

Подход к определению информации как к сообщению, уменьшающему неопределенность в отношении ожидаемого события, позволяет решить проблему количества информации. Если событие ожидается с большой вероятностью, то неопределенность невелика и сообщение о том, что оно совершилось, доставляет мало информации. Напротив, сообщение о маловероятном событии содержит большое количество информации.

Информация, которая используется в управлении, весьма разнообразна и может классифицироваться по разным основаниям:

по виду отражаемых отношений - технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая, психологическая;

по масштабам отражаемого объекта - глобальная, общегосударственная, региональная, муниципальная, внутрифирменная;

по отраслям экономики - промышленная, сельскохозяйственная, транспортная, военная, гуманитарная (наука, образование, медицина);

по структурированности - систематизированная (по составу

показателей, адресности, периодичности, срокам передачи, форме представления), не систематизированная;

по отношению к конкретному органу управления -- внутренняя, внешняя, организационно-распорядительная (командная), информация состояния, информация согласования, отчетная;

по характеру носителя информации -- документированная

для средств связи, документированная для почты, вербальная.

Классификация управленческой информации может быть осуществлена и по другим основаниям. По мнению американского исследователя Р. Акоффа, информацию по виду производимых ею изменений можно разделить следующим образом: сообщения информирующего характера, сообщения инструктирующего хаpактера, сообщения мотивирующего характера.

Наш соотечественник В. Афанасьев предлагает различать управленческую информацию в зависимости от того, какие функции управленческого процесса она обслуживает. Информация, которая кладется в основу принятия решения, можно назвать исходной. Информацию, которая используется при реализации решения, выполнении конкретных организационных действий, организационной. Любое управленческое решение сопровождается определенными предписаниями, нормами, правилами, рекомендацией, следовательно, информацию можно назвать регулирующей. На завершающем этапе управленческого цикла фигурирует учетно-контрольная информация.

Управленческая информация должна отвечать ряду требований: своевременность, оперативность, надежность, оптимальность, доступность и легкость восприятия, логичность и лаконичность, комплексность, системность, соответствие информации полномочиям и компетентности субъекта управления.

Небывалый рост объемов информационных потоков и развитие современной микропроцессорной техники, интегрированных сетей связи, новых информационных технологий привели к бурному подъему индустрии переработки информации и появлению новой науки -- информатики. Информатика -- это научно-практическое направление исследований, занимающееся анализом информационных процессов. Информатика охватывает как теоретический аспект проблемы -- методологию информационной деятельности в условиях массовой компьютеризации, так и прикладной -- технологию эффективного применения компьютерной техники для решения конкретных задач. Предметом информатики как науки является информационная технология.

Информационная технология (ИТ) - 1) наука о методах описания, разработки и создании информационных технологий; 2) целенаправленная деятельность по реализации информационных процессов с помощью современных методов и средств; 3) представленное в проектной форме концентрированное выражение научных знаний и практического опыта (технологическая документация, технологическая карта и т.п.) .

По сути под информационной технологией на практике понимается технологическое применение компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации. Как и всякая технология, информационная технология включает в свой состав определенные комплексы материальных средств (носители информации, технические средства ее измерения, передачи, обработки и т. п.), способы их взаимодействия, а также определенные методы организации работы с информацией.

Информация очень разнообразна по содержанию и в зависимости от вида деятельности, в которой используется, может классифицироваться (правда, довольно условно) как научная, производственная, экономическая, медицинская, демографическая, юридическая и т. д.(см. также классификацию, предложенную выше). Каждый из видов информации имеет свою смысловую ценность, требования к точности, достоверности и оперативности отражения фактов, определенные формы представления и фиксации на физическом носителе, а следовательно, и свои технологии обработки.

Современная компьютерная технология обработки информации требует ее определенной формализации. Информация, представленная в формализованном виде, получила название «данные». Информация может размещаться на различных физических носителях (бумажных, магнитных) и находиться в статическом или динамическом состоянии.

Статическое состояние информации связано с ее более или менее длительным организованным хранением и накоплением в базах данных. Под базой данных понимается вся необходимая для решения определенного класса задач информация, записанная на машинных носителях и организованная по определенным правилам, обеспечивающим удобство хранения, поиска и преобразования данных.

Динамическое состояние информации -- это ее движение в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков.

Управленческая внутрифирменная информационная система

В деятельности крупных организаций, особенно имеющих региональную структуру, передача оперативной и достоверной информации становится первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. Поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на новейшей компьютерной технике, объединенной с помощью системы связи в единую внутрифирменную сеть.

Управленческая внутрифирменная информационная система (ВИС) представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит из трех основных элементов;

Технические средства обработки информации (компьютеры);

Внутренние и внешние каналы передачи информации (каналы связи);

Собственно информация, зафиксированная на соответствующих носителях.

Рассмотрим принципы, цели и функции ВИС.

Принципы ВИС. Создание ВИС базируется на следующих основных принципах:

Унификация и многократность использования информации, что позволяет существенно сократить дублирование и ограничить количество используемых показателей, уменьшить объем информационных потоков и повысить степень использования информации;

Совместимость (техническая, программная, организационная) отдельных элементов и подсистем ВИС, повышающая надежность ее функционирования и снижающая затраты на создание и модернизацию;

Многовариантность расчетов в процессе подготовки и принятия управленческих решений, дающая возможность их оптимизации.

Цели ВИС. Проектирование, создание и использование в организации внутрифирменной информационной системы направлены на достижение следующих важнейших целей:

Автоматизация административно-управленческого труда основе использования информационной технологии;

Повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений и снижение степени риска в результате повыше - качества используемой информации;

Создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации как в централизованном, так и в децентрализованном режимах;

Непрерывное развитие и совершенствование технологии обработки информации.

Функции ВИС. К основным функциям ВИС можно отнести следующие виды задач, решаемых в организации с их помощью:

Определение потребности каждого менеджера в необходимой ему информации определенного характера, содержания объема;

Разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

Определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретение и эксплуатацию;

Координация всех работ по информационному обслуживанию;

Автоматизированная обработка и выдача документов и текстовой информации.

Основной компонент информационной системы - технические средства - развивается и обновляется такими высокими темпами, что, несмотря на сравнительно короткую историю их применения в практике менеджмента, в ней можно выделить уже несколько этапов.

Этап 1. Период 50-х -- 60-х годов 20-го века. Характеризуется созданием и использованием крупногабаритных ЭВМ, специализированных систем передачи данных, централизованной формой хранения, обработки и доступа к информации.

Этап 2. Период 70-х годов 20-го века. Характерно бурное развитие электроники, создание микропроцессоров и их использование в разнообразных производственных, транспортных и других системах, миниатюризация средств вычислительной техники и широкое применение мини- и микроЭВМ, а чуть позже - появление первых персональных компьютеров.

Этап 3. Период 80-х -- 90-х годов 20-го века. Наиболее характерной отличительной особенностью этого этапа развития информационных систем является создание массового производства дешевых общедоступных персональных компьютеров и их широчайшее применение во всех сферах человеческой деятельности, а также формирование национальных и глобальной (Интернет) компьютерных сетей. Именно этот этап стал началом перехода к постиндустриальному информационному обществу.

Этап 4. Современный период. Вопросам эффективности программного обеспечения уделяется всё большее влияние; разрабатываются формальные методы для оценки экономического эффекта от внедрения информационных технологий в управлении предприятием.

информационный управление коммуникация

Итак, с точки зрения технологии управление по своей природе - информационный процесс, поэтому в современных организациях важным условием их успеха стало информационное обеспечение, под которым понимается создание системы сбора, обработки, хранения и передачи информации, необходимой для принятия управленческих решений. Для современного менеджмента в целях информационного обеспечения характерно применение (особенно в крупных организациях) внутрифирменной информационной системы (ВИС), основными элементами которой являются технические средства об работки информации (компьютеры), каналы связи и сама информация, зафиксированная на определенных носителях.

Отметим ещё, что современные информационные технологии все более широко охватывают не только управленческие, но и сами производственные процессы, обеспечивая возможность создания интегрированных компьютерных систем, объединяющих в единый информационный процесс научные исследования, разработки, производство, маркетинг, финансы и другие сферы хозяйственной деятельности и функции коммерческой организации.

Список литературы

1) Менеджмент: Учебное пособие в схемах, таблицах и рисунках / [Автор-составитель В.П.Шеметов]- М.: ИНФРА, 2002.

2) Менеджмент: Учебник для вузов / Под ред. М.М.Максимцова, А.В.Игнатьевой.- М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.

3) Менеджмент: Учебное пособие / Под ред. Э.М.Короткова.- М.: ИНФРА, 2003.

4) Информационные системы а экономике, экологии, образовании. Сборник научных трудов/ Под ред. О.И.Пятковского, А.А.Цхая, А.П.Яроцкого. -Барнаул: Изд-во АлтГТУ, 2002.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Коммуникации между организацией и ее средой, между уровнями и подразделениями. Формальные и неформальные, межличностные коммуникации; коммуникационные сети. Виды информации на предприятии, аппаратное управление, анализ внутрифирменной системы информации.

курсовая работа , добавлен 03.12.2009


Общая характеристика информации, ее виды и требования. Сущность современных и актуальных задач совершенствования информационного обеспечения управления. Информационное обеспечение управления персоналом как управленческая проблема, его основные виды.

реферат , добавлен 12.07.2010


Информация и информационные системы в управлении. Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом. Сбор и хранение данных, полученных из разных систем управления. Обеспечение оперативности принятия решений по полученной информации.

курсовая работа , добавлен 24.11.2014


Информационные технологии и информационные системы в экономике и управлении. Внутрифирменная информационная система поддержки управленческих решений. Комплекс прикладных программ для решения задач информационного менеджмента и кодирование информации.

курсовая работа , добавлен 20.05.2009


Понятие и классификация ЭИС. Система управления. Системы обработки данных. Информационные системы управления. Системы поддержки принятия решений. Современные информационные системы обеспечивают оперативность коммуникации и интеграцию участников.

доклад , добавлен 17.04.2006


Значение и сущность информации. Основные методы получения информации о ситуации. Решения по внедрению концептуальной модели информационной системы для поддержки принятия управленческих решений при формировании стратегии экономического развития региона.

курсовая работа , добавлен 00.00.0000


Строительно-монтажные организации, их классификация и функции. Заводостроительные и сельскостроительные комбинаты. Технические средства технологии обработки информации в системах управления. Основные элементы системы информационного обеспечения АСУ.

контрольная работа , добавлен 02.07.2010


Средства и методы прикладной информатики в менеджменте и маркетинге. Информационное обеспечение поддержки принятия решений в контексте развития систем управления. Практическое применение управленческих информационных систем на торговом предприятии.

курсовая работа , добавлен 05.07.2016


Стратегия, тактика управления. Информационное обеспечение управления. Схема передачи информации. Рост скорости обработки информации вычислительными машинами. Информационные связи руководителя. Конфликтные ситуации в обществе, производственных коллективах.

учебное пособие , добавлен 17.03.2009


Информационный ресурс как один из важнейших элементов и факторов системы управления предприятия. Классификация и анализ информации по категориям. Особенности реализации маркетинговой стратегии деятельности фирмы на рынке информационных услуг и продуктов.

Введение

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, -- выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления -- как информационную систему.

Основа технического обеспечения системы управления персоналом - это комплекс технических средств, т. е. представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника. Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением

экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.

1. Информационное обеспечение системы управления персоналом

1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих событий. Информация-- сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, сообщений, материалов, данных, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексноcть - отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);

Оперативность - получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях;

Систематичность - требуемая информация должна поступать постоянно;

Достоверность - информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

Информационное обеспечение системы управления персоналом - это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

1. Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами:

От органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.);

По линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления).

Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

2. Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

В последнее время широкое распространение получило использование ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

Основные функции процесса управления персоналом, выполняемые на различных иерархических уровнях системы управления организацией, сводятся к выработке и обоснованию управленческих решений, контролю за их выполнением. Поэтому управление персоналом представляет собой информационный процесс, включающий получение, анализ и обработку, хранение, использование, наращивание информации.

Информационное обеспечение службы управления персоналом – это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.

Информация должна быть:

комплексной – отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);

оперативной – получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях;

систематичной – требуемая информация должна поступать постоянно;

достоверной – информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

Информационное обеспечение службы управления персоналом структурно подразделяется на следующие группы.

1. Внемашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность сообщений, сигналов, документов, воспринимаемых человеком непосредственно. Оно включает: систему классификации и кодирования информации; систему управленческой документации; систему организации, хранения и внесения изменений в документацию. В этой сфере обмен информацией реализуется в виде движения документов от субъекта к объекту управления (приказы, распоряжения, устав и т. д.), от объекта к субъекту (отчеты, справки по кадровым вопросам, записки, информацию о текущем или прошлом состоянии объекта). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления (при помощи стандартов, положений, регламентов, приказов), формализовать информацию, представить ее в виде документов установленной формы.

2. Внутримашинное информационное обеспечение включает: массивы данных, формирующие ин телях; систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Информационное обеспечение компании должно соответствовать следующим организационно-методическим требованиям: минимальное дублирование информации в информационной базе; сокращение числа форм документов; возможность обработки на компьютерах информации, содержащейся в документах (внемашинная сфера) и во внутримашинной сфере; определенная избыточность информационного обеспечения, что дает возможность различным пользователям получать информацию с разной степенью конкретизации.

Техническое обеспечение системы управления персоналом

Основа технического обеспечения системы управления персоналом – это комплекс технических средств, т. е. представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника. Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.

В менеджменте обобщены основные требования к комплексу технических средств системы управления персоналом.

1. Программная, информационная, техническая совместимость входящих в комплекс средств.

2. Адаптируемость к условиям функционирования службы управления персоналом.

3. Возможность расширения с целью подключения новых технических средств и пользователей. При выборе техники следует обратить внимание на: предназначение; производительность оборудования; надежность и безотказность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и численность обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

Выбор типа, модели технических средств, применяемых в системе менеджмента персонала предприятия, производится по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных каталогов. Эффективному формированию комплекса технических средств системы управления кадрами способствуют унификация и стандартизация в области технического обеспечения. Кроме национальных стандартов, при создании технической базы системы управления персоналом могут использоваться стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами-производителями соответствующего оборудования, определяющими нормативы работы технических средств.

Техническое обеспечение системы кадрового менеджмента может потребовать значительных инвестиций. Следует помнить о том, что техническое обеспечение – это наименее адаптируемая часть кадровой подсистемы, для изменения технических возможностей системы управления персоналом организации требуются значительные материальные затраты. Поэтому ошибки при формировании комплекса технических средств могут привести к тяжелым последствиям.

В комплекс технических средств службы управления персоналом включают и средства оргтехники. Также при определении потребности в технических средствах руководству организации следует помнить, что использование различных средств оргтехники приносит с собой сокращение трудоемкости отдельных видов работ с документами в 3 – 4 раза.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом – это документы организационно-методического, организационно-распорядительного, организационного, технико-экономического, технического, нормативно-технического и экономического характера и нормативно-справочные сведения, содержащие нормы, правила, требования, методы и другие положения, используемые в процессе управления персоналом организации и утвержденные в установленном порядке руководством компании. Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом состоит в организации разработки и применении нормативно-методических документов, а также введении совокупности норм и правил в систему управления персоналом. Основополагающими организационными документами для компаний являются устав и учредительный договор. Далее важным организационно-распорядительным документом в области управления человеческими ресурсами являются правила внутреннего трудового распорядка. Следующим значимым документом является коллективный договор. Прочие указанные ниже документы организационно-методического и методического характера регламентируют выполнение функций по управлению персоналом: положение по формированию кадрового резерва в организации, положение по организации адаптации работников, положение по поддержанию благоприятного психологического климата и предотвращению конфликтов, положение по материальным компенсациям работникам, инструкции по соблюдению правил техники безопасности. Важнейшими внутренними организационно-регламентирующими документами являются положение об отделе и должностная инструкция.

Должностная инструкция является важнейшим организационно-распорядительным документом в системе менеджмента организации и системе управления персоналом, на основе которых строится распределение обязанностей в структурных подразделениях, эффективное их использование для достижения целей организации. Основной смысл должностных инструкций заключается в придании большей прозрачности трудовому процессу, облегчении адаптации нового сотрудника, обеспечении контроля за работой сотрудника и собственного самоконтроля, в образовательных функциях, задании стандартов и технологии выполнения поставленных задач.

Подробная должностная инструкция должна состоять из следующих частей: общие положения, требования к квалификации (уровень образования, знаний, умений, навыков, соответствующих названной должности), должностные обязанности, критерии успешности исполнения трудовых обязанностей, права работника, ответственность специалиста. В итоге получается достаточно большой документ, однако это детальное представление в дальнейшем дает возможность сделать процесс управления подчиненными более четким, понятным и прозрачным.

Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации.

Основные задачи правового обеспечения системы управления персоналом - это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Правовое обеспечение системы управления персоналом включает: соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений; разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера; подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.

Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на ее руководителя и других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел.

Одно из специфических условий работы кадровых служб заключается в том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных ситуаций, связанных с нарушениями по приему на работу, увольнению, и др. - все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.

Основные задачи юридического отдела в этой области таковы: (а) разработка проектов нормативных актов организации; (б) правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их; (в) организация систематизированного учета и хранения законодательных и нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею; (г) информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде; (д) разъяснение действующего трудового законодательства и порядка его применения.

В систему нормативных актов о труде входят генеральные, отраслевые (тарифные), специальные (региональные) соглашения, коллективные договоры и другие правовые акты, применяемые непосредственно в организациях.

Правовые акты ненормативного характера - это распоряжения и указания, которые могут издавать руководители службы управления персоналом и всех ее подразделений по вопросам объявления дисциплинарного взыскания, поощрения работников, техники безопасности, отпусков, прекращения трудового договора и т.п.

Представляют интерес сведения о проблемах защиты данных, приведших к материальным потерям в компаниях США:

Ø сбои в работе сети (24%);

Ø ошибки программного обеспечения (14%);

Ø компьютерные вирусы (12%);

Ø неисправности в компьютерах (11%);

Ø хищение данных (7%);

Ø саботаж (5%);

Ø несанкционированное внедрение в сеть (4%);

Ø прочие (23%).

Типичны следующие виды безопасности:

Ø Внешняя (в ходе общения с посторонними);

Ø Внутренняя (при контактировании в своей среде и группе);

Ø Локальная (в различных ситуациях и действиях).

5. Документационное обеспечение управленческой деятельности

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих исполнителей в системе управления персоналом; печать документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по горизонтальным и вертикальным связям.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации: плановая (плановые задания по кадровым вопросам и т. д.); первичная учетная (по учету труда и заработной платы и пр.); отчетно-статистическая (по численности, балансу, зарплате, производительности труда и т. д.); по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию); организационно-распорядительная (акты, письма и пр.). В соответствии с выполняемыми функциями кадровая служба может вести следующие кадровые документы: личные дела, личные карточки, трудовые книжки; проекты приказов по кадровым вопросам, план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные о текучести кадров и т. д.

Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Делопроизводство по форме организации работ может быть: централизованным – если оно осуществляется в одном подразделении (канцелярия, общий отдел, секретариат), децентрализованным – если оно рассредоточено по различным подразделениям, и смешанным – если часть наиболее важных, общих для всей организации работ осуществляется в одном подразделении, а остальная часть – в других подразделениях.

Требования к оформлению документов основываются на государственных стандартах унифицированных систем документации: ГОСТ 16 487-83 «ДП и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Преимущества электронного документооборота

При работе с документами по традиционной бумажной технологии:

средний сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов;

поиск одного документа занимает в среднем две минуты;

в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ;

в случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще две минуты;

если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу (хорошо еще, если на работу).

Если учесть, что любой новый продукт или процесс может потребовать сотен связанных с ним документов, и представить описанный выше процесс в рамках всей компании на протяжении года, то выводы можно сделать совсем неутешительные. Бумажный документооборот довольно сильно тормозит деятельность фирмы. Внедрение системы электронного документооборота дает фирме реальные конкурентные преимущества. Эти преимущества связаны в основном с сокращением затрат на документооборот, и их достаточно легко измерить. Они могут быть легко посчитаны на основе того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов, сколько освободить площадей, серверов, которые зачастую хранят много копий одних и тех же документов. Гораздо более важно то, что трудно выразить в денежном измерении, но приносит фирме больше дивидендов, чем все вышеперечисленное. Это более оперативные ответы на запросы заказчиков, быстрое и качественное принятие решений, широкие возможности контроля со стороны руководства, соответствие документооборота существующим правилам. В итоге компания получает резкое повышение продуктивности работы сотрудников, а это, согласитесь, один из самых важных факторов для повышения общей конкурентоспособности фирмы.

Введение

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, -- выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления -- как информационную систему.

Основа технического обеспечения системы управления персоналом - это комплекс технических средств, т. е. представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника. Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением

экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.

1. Информационное обеспечение системы управления персоналом

1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих событий. Информация-- сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, сообщений, материалов, данных, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексноcть - отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);

Оперативность - получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях;

Систематичность - требуемая информация должна поступать постоянно;

Достоверность - информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

Информационное обеспечение системы управления персоналом - это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

1. Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами:

От органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.);

По линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления).

Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

2. Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

В последнее время широкое распространение получило использование ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

Успешность работы линейных и функциональных руководителей и специалистов зависит от различных видов обеспечения их деятель-ности : правового, информационного, нормативного, технического, кадрового и т. п.

К числу ключевых элементов этой системы, без со-мнения, относится информационное обеспечение системы управления предприятием, под которым следует понимать совокупность инфор-мационных ресурсов (информационную базу) и способов их органи-зации, необходимых и пригодных для реализации аналитических и управленческих процедур, обеспечивающих финансово-хозяйствен-ную деятельность данного предприятия.

Что касается организационной стороны информационного обеспече-ния, то она может быть построена по-разному в зависимости от финан-совых, технических и других запросов и возможностей хозяйствующего субъекта. Здесь возможны различные варианты, например создание и постоянная актуализация собственной информационной базы, исполь-зование одной из специализированных баз типа «Гарант», «Кодекс» или «Консультант-плюс», сочетание информационных возможностей сторонних организаций и собственных источников данных и др.

Ключевой элемент информационного обеспечения — это информа-ционная база ; один из возможных вариантов ее структурирования представлен на рис. 1.

Рис. 1. Структура информационной базы системы управления предприятием

К исходным данным, входящим в информационную базу, т. е. потенциально несущим информацию, предъяв-ляются различные требования , в том числе: достоверность, своевре-менность, необходимая достаточность с позиции аналитичности, дос-таточная точность, существенность и т. п.

Приведем краткую характеристику основных элементов информационной базы, исполь-зуемой для проведения различных аналитических расчетов.

Все информационные ресурсы можно сгруппировать в пять круп-ных блоков : сведения регулятивно-правового характера, сведения нормативно-справочного характера, данные системы бухгалтерского учета, статистические данные и несистемные данные . Информация из первых двух блоков влияет на аналитические процедуры; в трех других блоках накапливаются данные, непосредственно подвергаемые аналитической обработке.

Первый блок включает в себя законы, постановления, указы, т. е. документы, определяющие прежде всего правовую основу деятельно-сти предприятия. На первый взгляд подобные сведения не имеют непосредственного отношения к анализу. Однако значимость этого блока с позиции аналитика определяется несколькими обстоятельст-вами.

Во-первых, документы регулятивно-правового характера неред-ко определяют состав других информационных источников: напри-мер, требования к методологии бухгалтерского учета, требования к составу обязательной отчетности и отдельных показателей, рекомен-дации по публикации отчетных данных и т. и.

Во-вторых, некоторые из регулятивов содержат данные нормативно-рекомендательного ха-рактера, существенные для проведения аналитических расчетов: на-пример, ограничения на выплату дивидендов, критерии признания предприятия банкротом и др.

Все документы блока можно условно разбить на три группы : регулятивы общеправового характера, бухгалтерское законодательство, прочие регулятивы (например, требова-ния налогового законодательства, законодательство в отношении фи-нансовых институтов, рынка ценных бумаг и др.). Информацию это-го блока необходимо принимать в расчет прежде всего потому, что представленные в нем документы носят обязательный для исполне-ния характер . Кроме того, никакие хозяйственные операции, равно как и никакая система учета или анализа, не могут надлежащим образом реализовываться без адекватного понимания условий и требо-ваний действующего правового пространства.

Во второй блок входят нормативные документы государствен-ных органов (Министерства финансов, Банка России и др.), международных организа-ций и различных институтов, в том числе финансовых, содержащие требования, рекомендации и количественные нормативы в области финансов к участникам рынка.

В качестве примера можно привести Положение о выплате дивидендов по акциям и процентов но обли-гациям, сообщения Минфина РФ о различных процентных ставках, о составе отчетности и принципах ее представления, регулятивы, содержащие пороговые значения показателей для признания струк-туры баланса неудовлетворительной, и т. п. Что касается регулятивов в международном контексте, то, например, можно упомянуть о системе международных стандартов бухгалтерского учета.

Однако фактически требованиям международных стандартов бухгалтерского учета вынуждены следовать все компании, ведущие свои операции на международных рынках капитала, товаров и услуг. Не все доку-менты этого блока являются обязательными для исполнения. В ча-стности, нормативы в отношении признания структуры баланса удовлетворительной носят скорее информационно-справочный ха-рактер, однако в аналитическом смысле эти нормативы играют дос-таточно важную роль при оценке финансового состояния возмож-ного контрагента.

В третьем блоке обособлены данные системы бухгалтерского учета как единственного систематизированного информационного ресурса. Значимость отдельных элементов этого блока для анализа различна.

Например, первичные учетные документы (приходный кассовый ордер, товарно-транспортная накладная и др.), а также регистры бухгалтерского учета (различные таблицы, журналы, ве-домости, предусмотренные системой бухгалтерского учета для пе-реноса в них сведений из первичных документов с целью их по-следующего обобщения) не входят в число общедоступных доку-ментов. Более того, согласно ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете» содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Поэтому перечисленные документы могут использоваться лишь во внутреннем финансовом анализе. На бухгалтерскую от-четность понятие коммерческой тайны не распространяется, а ком-мерческие организации некоторых форм собственности и видов бизнеса даже обязаны публиковать свою отчетность. Именно этим обстоятельством определяется значимость бухгалтерской отчетно-сти для анализа.

Четвертый блок включает статистические данные, которые услов-но можно подразделить на два массива: централизованно формируе-мые статистические данные (на рис. 1 они представлены в виде общеэкономической и финансовой статистики) и внутреннюю стати-стику . В первый массив входит регулярно публикуемая официальная статистика, имеющая общеэкономическую направленность (индексы цен, динамика общеэкономических показателей в различных разрезах и др.) и финансовая статистика (динамика процентных ставок, дан-ные о рыночных индексах, курсах валют и т. п.). Во втором массиве накапливаются статистические данные по предприятию по основным показателям (выручка от реализации, себестоимость, прибыль, фи-нансовые вложения и т. п.).

В пятом блоке представлены информационные ресурсы , условно названные несистемными . Смысл названия состоит в том, что эти данные, во-первых, жестко не систематизированы по составу, струк-туре, обновляемости и т. п. и, во-вторых, не являются обязательны-ми, т. е. формирование этого ресурса и его использование является исключительной компетенцией самого предприятия.

Основные эле-менты этого блока — внутренние оперативные данные и прочие све-дения из внешних источников.

Внутренние оперативные данные представляют собой сведения, циркулирующие между линейными и (или) функциональными подразделениями.

К прочим сведениям из внешних источников относятся публикации в различных средст-вах массовой информации, неофициальные данные, информация, по-черпнутая в ходе личных контактов, и т. п. Данные этого блока не обязательно имеют финансовую природу. Ярким примером несистем-ных данных является финансовая пресса.

Представление информационной базы на рис. 1, естественно, не является единственно возможным или полностью исчерпывающим. Тем не менее даже такое представление позволяет судить о том, что информационные ресурсы на любом предприятии достаточно обшир-ны.

От тщательности их организации в значительной степени зависит успешность работы предприятия, а также и возможности аналитиче-ского обоснования управленческих решений. Каждый из приведенных блоков по-своему важен.